8 étapes pour créer un planning prévisionnel

Aucun plan de projet ni aucune charte de projet ne sont complets sans planning prévisionnel de projet. Les axes temporels de projet offrent un aperçu visuel simple d’un projet du début à la fin et contribuent à augmenter l’efficacité du travail de vos équipes. Vous pouvez ainsi prévoir la durée d’un projet et ainsi indiquer à votre client une durée prévisionnelle.  Sur le papier, les plannings prévisionnels peuvent sembler simples, mais pour les chefs de projet inexpérimentés en particulier, diviser un projet en une chronologie efficace peut sembler être une tâche écrasante. Que ce soit la première fois que vous créez un planning prévisionnel ou la 563e fois, ces huit étapes simples vous permettront de perfectionner votre prochaine chronologie de projet.

Rédigez une déclaration de portée du projet

Déterminer la portée de votre projet est une autre partie de la planification de projet que vous devez terminer avant de pouvoir créer votre planning prévisionnel. Une déclaration de portée du projet décrit les résultats que vous souhaitez atteindre avant la fin d’un projet.

Un bref exemple : supposons que vous et vos amis ayez l’intention d’aménager un jardin. Dans ce cas, une déclaration de portée pourrait ressembler à ceci : Nous allons créer un potager de 10 m2 dans lequel seront cultivés des tomates, des poivrons, du chou vert, des pommes de terre, des petits pois, des haricots verts et du maïs.

Créer un organigramme de projet

Pour créer un organigramme de projet, prenez votre déclaration de portée du projet et divisez votre ou vos objectifs en parties plus petites. Il ne s’agit pas encore de tâches, mais seulement d’objectifs subordonnés. Un autre nom pour cette section est « ligne de base du périmètre », et chacun des objectifs subordonnés est appelé un lot de travaux.

Restons-en à notre exemple de jardin. Vous pourriez dire que votre organigramme de projet consiste à cultiver les légumes suivants :

• 1 m2 de tomates
• 1 m2 de poivrons
• 1,5 m2 de chou vert
• 2 m2 de pommes de terre
• 1,5 m2 de petits pois
• 1 m2 de haricots verts
• 2 m2 de maïs

Divisez les différents lots de travail en tâches pour obtenir un planning prévisionnel efficace

Ensuite, vous pouvez établir une liste de tâches pour chaque lot de travaux. Pensez à l’écart entre votre ligne de base et votre objectif. Que doit-il se passer pour que vous passiez du point de départ au point final souhaité ? Notez les tâches qui sont similaires dans différents lots de travaux. Cela vous permettra de déterminer plus facilement les dépendances à l’étape suivante de la chronologie du projet.

Créez maintenant une liste de tâches pour deux des lots de travaux pour votre petit jardin et organisez-les dans un tableau.

Déterminer les dépendances du projet

Les dépendances sont des tâches qui ne peuvent pas être lancées avant qu’une autre tâche ne soit terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas planter vos tomates tant que le sol n’a pas été labouré. Dans ce scénario, il est relativement simple de déterminer les dépendances pour établir un planning prévisionnel, mais pour des processus plus complexes, l’attribution des dépendances pourrait bien vous donner quelques cheveux blancs.

Un organigramme ou un autre type de diagramme vous aidera à visualiser et à déterminer ces interdépendances. Vous trouverez peut-être utile d’utiliser des domaines de responsabilité ou un code couleur pour déterminer quelle équipe ou quel membre de l’équipe sera responsable de chaque tâche.

Déterminez le temps total nécessaire pour chaque tâche.

Revenez à votre liste de tâches ou au tableau de dépendance et réfléchissez au temps que prendra chaque tâche. Partez du principe que la personne ou l’équipe responsable effectue la tâche avec soin et sans interruption. Si vous n’êtes pas en mesure d’estimer précisément le temps nécessaire, travaillez sur cette section avec un expert qui pourra vous donner des orientations.

Déterminer la disponibilité des ressources

Dans la plupart des cas, la ressource limitée est la disponibilité des membres de votre équipe ou de vos collaborateurs. Dans cette étape, vous devez vous demander quand ils auront le temps d’accomplir une tâche qui leur a été assignée. Il se peut qu’une tâche ne prenne qu’une journée de travail, mais vous devrez peut-être étendre le temps prévu à quelques jours, voire quelques semaines, si vous avez beaucoup d’autres projets en cours.

Dans notre projet de jardin, le travail du début à la fin ne prend que quatre heures, mais avec toutes ses autres tâches, votre équipe aura besoin de deux week-ends pour tout terminer. C’est pourquoi vous devez réserver plusieurs jours pour chaque tâche lorsque vous établissez un calendrier de gestion de projet.

Déterminer les jalons importants

Les jalons de projet vous permettent de suivre l’avancement de vos projets du début à la fin. De cette manière, vous saurez bien avant votre date limite si vous prenez du retard et vous pourrez adapter les plans ou les attentes pour rester sur la bonne voie.

Créer votre planning prévisionnel de gestion de projet.

Voici la partie amusante ! Il est temps de créer le planning prévisionnel de projet. Classez vos tâches dans l’ordre, ajustez leur longueur en fonction des périodes prévues à cet effet, puis ajoutez des jalons en guise de touche finale. Voilà ! Vous venez de créer un planning prévisionnel. N’est-il pas magnifique ?

Conseils de pro pour rendre le planning prévisionnel encore plus fluide :

Avant de faire quoi que ce soit d’autre, définissez la date de début et de fin du projet et adaptez l’étiquette en conséquence.

Décidez ensuite si vous souhaitez utiliser une chronologie linéaire ou une chronologie en bloc. Utilisez la structure qui convient le mieux à votre projet. Les axes temporels linéaires simples vous aident à identifier les étapes importantes, tandis que les axes temporels en bloc facilitent la visualisation des équipes et de l’avancement des tâches spécifiques.

Déterminez les libellés de votre projet en fonction de la chronologie. Les libellés peuvent être exprimés en secondes, heures, jours, semaines ou même années.

Empilez plusieurs axes temporels de projet pour que les libellés ne s’affichent que sur l’axe temporel le plus bas.

Utilisez un code couleur pour les différents axes temporels de projet ou les différentes lignes afin d’organiser le projet et de garder tous les participants sur la même longueur d’onde.

Ajustez les intervalles, mais uniquement par incréments complets.

Avantages de la planification dans la gestion de projet

La planification du projet offre les avantages suivants :

• Aide au suivi, à l’établissement de rapports et à la communication des progrès réalisés.
• Il permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les tâches, les dépendances et les délais.
• Elle met en évidence les problèmes et les préoccupations, tels que le manque de ressources.
• Identifie les relations entre les tâches
• Suivi de la progression et identification précoce des problèmes

Choisir un logiciel de planification de projet

De nombreux projets peuvent bénéficier d’outils de planification de projet, ou d’un logiciel de planification de projet qui permet aux parties prenantes de visualiser facilement le processus de planification de leur projet. Le choix d’un logiciel de planification de projet dépend de vos méthodes de planification de projet, mais vous devez vous assurer de la capacité à produire des diagrammes de Gantt facilement et efficacement.

Les bonnes techniques de planification de la gestion de projet permettent de se concentrer sur les tâches individuelles, mais aussi de faire un zoom arrière pour avoir une vue d’ensemble des jalons du projet qui doivent être respectés.

Pour une planification efficace des projets, il est essentiel de ne pas encombrer votre planning prévisionnel et de le tenir à jour. En veillant à ce que votre logiciel de planification de projet dispose de la fonctionnalité permettant de relier vos calendriers et ceux de vos coéquipiers aux projets et aux tâches, vous êtes assuré que les mises à jour sont visibles immédiatement et que les modifications peuvent être effectuées exactement à l’endroit et au moment où vous en avez besoin.

Les risques passés inaperçus ont le pouvoir de bouleverser complètement le calendrier d’un projet. Les chefs de projet doivent être en mesure d’identifier, de suivre et de rectifier les risques dès qu’ils se présentent, surtout lorsque les délais sont serrés. Choisissez un logiciel de planification de projet doté de solides outils de gestion des risques afin que les risques puissent être suivis par toutes les parties prenantes en temps réel et remontés dès qu’ils commencent à entraver l’avancement du projet.

Conclusion

Les avantages d’un bon planning prévisionnel sont nombreux et concernent tous les domaines et parties impliqués dans un projet. Vous atteignez votre objectif de manière plus fiable, vous êtes plus rentable et les projets sont un plus grand atout pour votre organisation. C’est ce qu’on retrouve dans la plupart des grandes entreprises et notamment les agences qui doivent rendre des comptes à leurs clients.

La meilleure façon de planifier est d’utiliser un outil de gestion du projet adapté et conçu à cet effet. Ainsi, vous gardez toujours une vue d’ensemble sur tous les progrès, les délais, les dépendances et les étapes et vous pouvez réagir de manière flexible.