C’est bien connu, l’organisation d’un événement n’est pas une partie de plaisir et peut même rapidement virer au cauchemar lorsque l’on n’agit pas méthodiquement. Pour cause, elle requiert une planification rigoureuse et infaillible, à tout point de vue et jusque dans les moindres détails. Il est crucial de disposer de toutes les ressources indispensables ou, dans le cas contraire, savoir les trouver. Une telle opération requiert en outre une bonne gestion des différents imprévus. Si vous êtes sur le point de sauter le pas, nous vous proposons 4 idées à mettre en place pour réussir votre événement.
Sommaire
Louez un MacBook pour la durée de l’événement
Lors de l’organisation de n’importe quel type d’événement, il vous faudra un ordinateur portable puissant, performant, compact et peu encombrant qui peut facilement vous accompagner partout. Un MacBook répond bien entendu à tous ces critères. Il allie en plus finesse et légèreté tout en étant résolument moderne et en garantissant un confort d’utilisation accru. Son système d’exploitation s’avère particulièrement stable, son fonctionnement se veut intuitif et ses composants internes sont haut de gamme. Un tel appareil informatique ne manquera pas d’améliorer votre image et de vous aider à travailler efficacement et dans les meilleures conditions possibles.
Pour vous équiper pour un événement ponctuel, nous vous conseillons de choisir une location de MacBook, car cela vous évitera de faire l’acquisition d’un équipement coûteux et qui ne sera d’aucune utilité au quotidien. À la clé, vous bénéficierez d’un chef-d’œuvre d’Apple et de sa technologie de pointe le temps de votre événement sans vous déstabiliser financièrement. Encore faut-il trouver le modèle qui peut s’aligner sur vos exigences en tenant compte de votre budget, ses performances, sa puissance, son confort d’utilisation, sa portabilité. Si vous êtes à la recherche d’un ordinateur portable taillé pour les professionnels, alors vous pouvez orienter votre choix vers un MacBook Pro. Dans le cas où vous désirez bénéficier d’un PC ultraportable, très fin, d’une incroyable légèreté et particulièrement esthétique, un MacBook Air peut vous convenir.
Peu importe votre choix, un MacBook, qu’il soit Pro ou Air, peut être équipé d’un écran Retina qui offre un confort visuel inégalé. Certains modèles sont un véritable concentré de puissance et de vitesse, notamment ceux équipés d’une puce neuronale M1 ou M2, développée par la marque à la pomme elle-même. D’après les experts de chez Apple, ces deux puces sont respectivement 3,5 ou 15 fois plus performantes que le processeur Intel Core i7 qui équipe les anciens modèles. Un MacBook embarque en outre un SSD qui ne fait que décupler sa performance et son confort d’utilisation. Selon vos besoins, il peut aller jusqu’à 1 To. Pour ce qui est de la taille de l’écran, vous avez le choix entre les MacBook de 13, de 15 ou de 17 pouces.
Ayez un objectif clair pour votre événement
Maintenant que vous avez choisi le MacBook qui s’accorde le plus à vos besoins, vous pouvez vous lancer dans la programmation proprement dite de votre événement. Il convient en tout premier lieu de vous fixer un objectif aussi clair que précis. Lancement d’un produit ou d’un service, accroissement de la notoriété, création de nouvelles synergies, acquisition de nouveaux prospects et clients, team building, renforcement de l’esprit d’équipe en fédérant les collaborateurs, partage de connaissances… Un objectif clairement défini est indubitablement la base de tout événement réussi. Il conditionnera notamment :
- le format de l’événement que vous souhaitez organiser,
- son concept,
- la thématique autour de laquelle il s’articulera,
- sa durée,
- son timing,
- le lieu où il se tiendra,
- votre audience,
- le nombre de participants,
- le choix des prestataires,
- la répartition des rôles au sein de votre équipe,
- la stratégie globale à adopter,
- les postes de dépenses à prévoir…
Il n’est donc pas question de négliger cette étape.
Planifiez le calendrier de votre événement
Quel que soit le genre d’événement que vous désirez organiser, pour en faire une réussite, le rétroplanning est préconisé. Il s’agit d’un outil de gestion offrant un aperçu à 360° des tâches à accomplir et indispensables au bon déroulement du projet en cours. Pour ce faire, vous devez en tout premier lieu dresser une liste exhaustive des tâches du projet. Il est ensuite question d’estimer la durée de chacune (en heures ou en jours).
La prochaine étape consiste à classer les différentes tâches par ordre chronologique pour qu’elles puissent s’enchaîner de manière logique tout en déterminant les personnes qui en seront responsables. Il faut savoir qu’un rétroplanning peut se présenter sous différentes formes selon la complexité de votre projet ainsi que du nombre des tâches à accomplir : calendrier, tableau détaillé, liste de tâches, diagramme de GANTT. Dans tous les cas, un tel outil s’avère avantageux à de multiples niveaux. Grâce à lui, vous pouvez :
- vous assurer que votre événement puisse se concrétiser de A à Z dans les temps,
- évaluer aisément la faisabilité et la complexité de chaque tâche,
- identifier en toute simplicité toutes les ressources (humaines, financières, matérielles…) à mobiliser,
- anticiper les imprévus…
L’établissement de votre rétroplanning pourra s’opérer sans contrainte et efficacement grâce au MacBook pro que vous aurez loué pour l’occasion.
Faites la promotion de votre événement bien à l’avance
Pour que votre événement puisse inciter à la participation et attirer du monde, il est question d’en faire la promotion le plus tôt possible. La première étape consiste en la création d’une page web consacrée à la manifestation. Vous devez y indiquer toutes les informations concernant celles-ci : format, lieu, date, heure, modalités de participation, thématique abordée… Cette landing page vous permet aussi de gérer en toute simplicité les inscriptions. Il s’agit ensuite de choisir les bons canaux de communication : réseaux sociaux, canaux médiatiques (presse écrite, radio, télévision, médias web), e-mailing, print, influenceurs, SMS marketing… Pour être plus efficace, il est pertinent d’en choisir plusieurs. Il est aussi conseillé de mettre en place une stratégie éditoriale efficace qui déterminera :
- les formats des contenus à diffuser,
- le ton sur lequel vous aimeriez faire passer vos messages,
- les ressentis que vous souhaitez générer chez votre audience,
- ce qui doit être entrepris pour apporter coordination, organisation et cohérence dans vos communications,
- les hashtags à privilégier sur les réseaux sociaux…
N’hésitez surtout pas à accompagner chaque personne inscrite jusqu’au jour J en jouant la carte de l’e-mailing automatisé.
