Dans le domaine professionnel, le traitement des salaires est l’une des activités les plus importantes. En effet, la gestion de la paie se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. Elle inclut plusieurs tâches, allant de la création de la fiche de paie au traitement des diverses données des employés notamment les prises de congés, les primes, les heures supplémentaires, etc.
Lorsqu’elle est bien utilisée, la gestion de paie peut s’avérer un vrai levier pour améliorer le rendement d’une entreprise, motiver les collaborateurs et créer un véritable avantage concurrentiel. Dans le même temps, toute erreur commise à ce niveau peut coûter très cher à l’organisation. Les directeurs RH et de paie doivent donc se montrer particulièrement attentifs puisqu’il s’agit d’une thématique à la fois très complexe et particulièrement sensible.
Et pour gagner en efficacité, certains experts Rh et de paie n’hésitent pas à se faire aider d’un logiciel de gestion de paie. Ce dernier peut apporter un service sur mesure dans la gestion de la paie et conférer un gain de temps non négligeable. Découvrez ici toutes les raisons d’implémenter un logiciel adapté à la gestion de la paie dans votre entreprise.
Sommaire
Quels sont les avantages d’un logiciel de paie pour la gestion de la paie en entreprise ?
L’utilisation d’un logiciel spécialisé présente de nombreux bénéfices très intéressants pour établissements professionnels. On vous explique tout dans cette section !
Réduction des risques d’erreurs humaines
La première raison pour laquelle vous devez choisir un logiciel de paie est la gestion efficace de la paie dont vous bénéficiez dans votre entreprise. L’utilisation d’un tel logiciel réduit grandement les risques d’erreur que l’on observe souvent avec les travaux liés à la gestion de paie manuelle. En effet, la gestion manuelle consiste à saisir et à contrôler la paie, à gérer les arrêts de travail et les déclarations sociales.
Le conseil en droit social, la gestion de la médecine du travail et l’administration du personnel sont également à prendre en compte. Il faut alors plus de minutie pour gérer tous ces éléments de manière optimale ; et seul un outil performant pourra vous l’offrir. Grâce à cette solution digitale, toutes les informations de vos collaborateurs sont centralisées dans une base unique, ce qui met à l’abri des erreurs causées par les doubles saisies des données sociales.
Ces dernières sont ainsi fiabilisées et sécurisées. Le logiciel de gestion de paie automatise également les déclarations (DUE, DSN) ainsi que les calculs de paie, et de ce fait, minimise grandement les risques d’erreurs ou d’oubli.
Automatisation de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée
En entreprise, la gestion de la paie suppose de collecter d’abord les données précises sur l’activité du salarié. Cela voudra dire qu’il faut considérer ses congés, ses absences et son planning. Ce sont des facteurs qui permettent de définir avec exactitude à quelle hauteur le salarié sera rémunéré. Le calcul se fera après la détermination de tous ces éléments.
Par ailleurs, les calculs sont complexes et prennent en compte les contributions liées aux salaires et même les prélèvements à la source. La gestion de tous ces éléments en suivant une certaine régularité et sur certaines périodes pour assurer aux salariés leur paie à bonne date peut s’avérer très compliquée. C’est la raison pour laquelle il faut opter pour un logiciel de gestion de paie qui permet l’optimisation du temps de travail des équipes RH.
Réduction des sanctions
Vous devez le savoir, les réglementations évoluent constamment en matière de gestion de la paie. Et les entreprises courent le risque de sanctions graves lorsqu’elles ne sont pas en conformité avec les normes en vigueur. Généralement, lorsque l’URSSAF effectue un contrôle et constate une irrégularité, des sanctions seront appliquées à l’entreprise. Il peut s’agir de :
- sanctions financières ;
- sanctions pénales ;
- sanctions administratives.
Pour vous éviter ces désagréments, l’éditeur de l’application réalise la veille juridique et met à jour les règles sociales et conventionnelles. L’outil informatique vous permet d’être à jour en temps réel avec les normes légales et conventionnelles de votre établissement professionnel. En outre, il est important de rappeler qu’une mauvaise gestion de la paie peut être à la cause d’un différend avec un salarié. Cela rentre dans le contexte des conflits prud’homaux.
En dehors des sanctions et des conflits, la mauvaise gestion de la paie peut entraîner des erreurs irréversibles dans les finances. Il urge alors de mettre en place une correction suivant un processus très complexe. Pour se mettre à l’abri de tous ces risques, l’utilisation d’un logiciel de gestion est requise.
Se mettre en conformité avec les progrès technologiques
Aujourd’hui, la révolution technologique a contribué au développement des activités en entreprise. Peu importe votre secteur d’activité, vous pouvez vous servir de la digitalisation pour atteindre vos objectifs. Cela vous aidera valablement à faire face à la concurrence, mieux gérer votre personnel et avoir une meilleure productivité.
En équipant votre entreprise d’un logiciel dédié à la gestion de la paie, vous vous équipez des moyens nécessaires pour faire face aux nouveaux défis technologiques.
Profiter de multiples fonctionnalités
La principale fonction d’un logiciel de la gestion de la paie est d’organiser la rémunération de chaque salarié. Néanmoins, il ne s’agit pas de la seule utilité de cette solution digitale. L’outil permet également d’automatiser les déclarations DUE et DSN, mais aussi de faire le transfert des écritures vers la comptabilité.
Toutes ces fonctions vous permettent non seulement de bénéficier d’un gain de temps considérable, mais aussi de réduire les risques d’erreur pour ce qui est de la retranscription des informations.
Réduction des coûts
Le gain de productivité dont jouit l’entreprise compte tenu de la réduction des tâches administratives engendre de réelles économies. Toutefois, vous ne pouvez bénéficier de ces atouts à condition de choisir une solution de paie qui est réellement adaptée aux besoins de votre entreprise. Ainsi, si vous souhaitez vous équiper d’un tel logiciel, il est important de faire l’inventaire des spécificités de votre entreprise :
- l’effectif global de votre structure ;
- le secteur d’activité ;
- les outils utilisés actuellement ;
- les processus internes ;
- le nombre de personnes affectées au traitement de la paie ainsi que leurs compétences.
Ce faisant, vous êtes certain de mettre en place un logiciel de paie en conformité avec la structure de votre organisation et vos besoins.
Comment choisir un logiciel de gestion de paie ?
Êtes-vous maintenant convaincu de l’importance de l’utilisation d’un logiciel pour la gestion de paie en entreprise ? Si oui, vous devez savoir qu’il existe sur le marché plusieurs options de logiciel qui possède chacune des fonctionnalités spécifiques. De ce fait, pour faire le bon choix, certains paramètres doivent être pris en compte.
Mais avant tout, vous devez en premier lieu établir vos besoins en vous posant les questions suivantes :
- Quelles fonctionnalités souhaitez-vous ?
- Qui va utiliser le logiciel au sein de votre entreprise ?
- Quels sont vos attentes et vos prérequis ?
Les réponses à ces interrogations vont vous permettre d’avancer de façon sereine. Après avoir effectué ce travail, vous devez à présent vérifier que le logiciel que vous souhaitez adopter remplisse les critères ci-dessous.
La facilité d’utilisation
Certes, la gestion de paie est un domaine complexe et assez technique, mais ce n’est pas une raison pour opter pour un logiciel de paie compliqué. Bien au contraire, vous devez privilégier un outil simple à utiliser, intuitif et ergonomique. N’oubliez pas que certaines personnes moins aguerries aux données comptables seront peut-être amenées à l’utiliser.
Conscient de ce fait, vous devez opter pour un outil qui sera accessible à tous. Il est fortement recommandé d’effectuer des démos et/ou essais gratuits pour avoir une première idée de l’ergonomie et de la prise en main du logiciel. C’est le meilleur moyen de savoir si l’application vous convient tout en évaluant le temps d’apprentissage nécessaire pour correctement le maîtriser.
Les fonctionnalités
Avant de faire votre choix, il est conseillé de vérifier que des fonctionnalités classiques soient bien prévues dans l’offre. Il peut s’agir :
- de création, saisie et édition des fiches de paie ;
- de création de documents administratifs ;
- d’automatisation de vos déclarations sociales, etc.
Il vous sera très bénéfique de choisir un logiciel complet qui intègre des fonctionnalités utiles à la gestion des équipes comme la gestion des notes de frais, la gestion des congés et la gestion du temps de travail. Pour ne rien oublier, consultez attentivement le site web du logiciel de paie sur lequel vous avez jeté votre dévolue.
Le prix
Le prix est un critère important qui va prendre une place cruciale dans votre choix final. L’idéal serait de vous fixer un budget au début. Après cette étape, vous devez mettre en pratique ces deux conseils. Premièrement, évitez de sélectionner un logiciel de paie dernier cri, si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités.
Il ne vous sera d’aucune utilité de surpayer un outil pour ne pas en tirer profit à 100 %. Secundo, il est vivement conseillé de ne pas privilégier les logiciels de paie gratuits. La plupart du temps, les outils gratuits sont limités :
- Un support inexistant ;
- Une absence de mises à jour ;
- Une personnalisation impossible ou complexe, etc.
Parfois, il vaut mieux dépenser quelques euros par mois pour avoir un outil plus performant qui vous fera gagner un temps précieux.
La flexibilité et l’évolutivité
La flexibilité et l’évolutivité font partie des principaux atouts d’un bon logiciel de paie. L’outil que vous devrez choisir doit être en mesure de s’adapter à tous les changements. Pour ce faire, misez sur une solution stable et pérenne. Pour en avoir le cœur net, il faut vous renseigner sur l’historique de la société ou consulter des avis et témoignages clients, lorsqu’ils existent.
D’autres critères ne doivent pas être également négligés, à savoir :
- Les préférences d’usage ;
- L’intégration à d’autres logiciels ;
- Le stockage des données et la sécurité ;
- La conformité avec la loi et les normes en vigueur ;
- Le support et service client.
Quel est le prix d’un logiciel de paie ?
Généralement, les logiciels de paie disponibles en ligne sont proposés sous la forme d’un abonnement. Le montant exact que vous allez payer va dépendre de deux paramètres :
- l’éditeur que vous avez choisi ;
- les fonctionnalités souscrites.
Pour ce qui est de l’établissement des fiches de paie, le tarif à prévoir se situe en général aux alentours de 15 à 20 euros par bulletin de salaire. Normalement, ce prix prend en compte les déclarations aux organismes sociaux. Toutefois, vous devez également prévoir un budget supplémentaire. Pourquoi ? Parce que les logiciels incluent souvent de nombreux autres services pour la gestion administrative du personnel.
