Espaces partagés en entreprise : conseils pour une gestion optimisée

Contrairement à un bureau personnel, un espace partagé peut contenir jusqu’à 20 employés d’une même structure. De ce fait, nombre d’entreprises optent pour cette solution dans le but d’optimiser leur productivité. Néanmoins, à long terme, il se pose un petit problème de gestion, principalement pour ce qui est d’assurer le fonctionnement du travail au sein de l’espace partagé. Cela peut devenir un véritable problème pour les sociétés qui disposent d’un effectif important d’employés. Voici justement quelques conseils pour gérer au mieux les espaces partagés au sein de votre entreprise.

Connaître les besoins spécifiques des employés

Pour gérer efficacement vos espaces partagés, vous avez l’opportunité d’utiliser un logiciel de gestion comme Sharvy, mais en mettant également la main à la pâte. En réalité, la première des choses à faire est de chercher à connaître les besoins de vos divers employés.

Pour ce faire, vous pouvez lancer une enquête d’opinion anonyme (ou non) pour recueillir les besoins réels de vos collaborateurs. Par le biais de questionnaire papier, rencontre personnelle ou sondage en ligne, tous les moyens sont bons pour arriver à cette fin.

Dans les faits, il vous suffit de questionner chacun de vos employés sur le type ou la forme d’espace de travail qui leur convient. Vous pouvez aussi demander le niveau d’intimité qu’ils préfèrent pour une bonne concentration. Toujours dans le même sens, il est aussi essentiel de demander les divers outils qui conviennent à leur rythme de travail.

De cette manière, vous pourrez cerner plus facilement les attentes réelles de vos collaborateurs et vous faire une idée sur les alternatives qui correspondent. À titre indicatif, si de nombreux employés préfèrent le calme et la tranquillité, il serait opportun de prévoir des cadres de travail isolés. Dans le cas contraire, vous pouvez aménager des cadres de travail communs.

L’alternative Sharvy adoptée par la société CTG

La solution logicielle Sharvy a été récemment déployée par la société informatique de Luxembourg CTG. En effet, cette dernière avec un peu plus de 300 travailleurs, emploie le logiciel de gestion pour maximiser l’utilisation de ses places de stationnement et agir sur la qualité de vie au travail.

Ladite société déclare être réellement satisfaite de l’efficacité du logiciel et l’a par ailleurs fait savoir expressément. Initialement, l’entreprise présentait un mauvais ratio de 60 places pour 160 travailleurs, ce qui est relativement insuffisant.

Début 2022, le projet de déploiement de l’application Sharvy a été lancé. Il faut attendre juillet 2022 pour que la solution logicielle soit effectivement mise en place. Finalement, l’entreprise se dit plus que satisfaite de l’amélioration constatée.

Délimiter clairement les espaces de travail

Une fois que vous avez identifié une bonne partie des besoins de vos employés, la seconde étape est de reformater les espaces de travail partagés. À cet effet, vous devez maintenant créer les différents espaces de travail qui correspondent. Délimitez clairement chaque zone : les espaces individuels à part, les espaces partagés d’un autre côté, les espaces de réunion et même des zones de détente.

En ce qui concerne les bureaux individuels, ils sont destinés à vos collaborateurs qui se sentent mieux dans de tels milieux. Pour une meilleure productivité, il convient de doter ces espaces de quelques équipements de base. Luminaire, prise de courant, mobiliers de bureau ergonomiques et même le Wi-Fi doivent être au rendez-vous.

Quant aux espaces partagés, ils nécessitent moins de travail et surtout moins d’équipements. Vous pouvez par exemple réduire le nombre d’imprimantes dans ces zones de travail ou tout simplement y installer un nombre donné pour tous.

Il est fort improbable que tous ceux qui se trouveront là aient besoin de l’imprimante au même moment. Cependant, n’oubliez pas de mettre des cloisons légèrement surélevées pour quand même donner une once d’intimité à chaque personne.

Par ailleurs, pour rendre encore plus collaboratifs ces espaces de travail partagés, vous pouvez y installer des tableaux blancs ou des vidéos projecteurs. Cela convient d’ailleurs aux zones de travail partagées, lesquelles sont occupées par les membres d’une même équipe ou d’une même direction.

Faites de même pour ce qui est des espaces de réunion et aménagez au mieux ceux destinés à la détente. Un café ou un mini-restaurant peut même faire office d’espace de détente pour tous les collaborateurs.

Garantir l’accessibilité des équipements présents dans les différentes zones de travail

La prochaine étape est de permettre aux uns et aux autres d’accéder facilement aux divers équipements. Pour reprendre l’exemple de l’imprimante, il ne faudrait pas qu’une personne ou un petit groupe monopolise l’appareil parce qu’il est plus proche de leur emplacement.

Cela pourrait créer de la discorde entre vos employés et retarder la productivité. De ce fait, vous devez non seulement mettre à disposition de chaque espace de travail des équipements de qualité, mais aussi établir des règles claires quant à leur utilisation.

Il est également important de vous assurer que lesdits appareils sont bien entretenus et constamment mis à jour. Cela permettra à vos collaborateurs de travailler plus efficacement et donc d’être plus productif.

En outre, mis à part les équipements usuels, vous pouvez ajouter des outils de travail à distance pour les cas d’invalidité temporaire ou de période de travail à domicile. Ce dernier cas peut survenir par exemple dans les périodes hivernales très glaciales où il est déconseillé de sortir.

Une meilleure alternative est d’équiper vos collaborateurs d’outils de vidéoconférence. Cela peut également être utile pour communiquer avec les employés d’une filiale étrangère de votre structure.

Pour finir, le tout ne suffit pas de s’équiper, il faut penser à une assistance en cas de problème technique. Pour ce faire, une petite équipe d’aide informatique peut être mise sur pied. Son principal rôle sera alors de répondre aux diverses préoccupations des employés. Vous pouvez même former une partie de vos collaborateurs à l’utilisation des différents outils de la structure.

Promouvoir la communication entre les collaborateurs

C’est une étape importante pour optimiser vos espaces de travail partagés. L’objectif est d’éviter tous différends entre les collaborateurs qui cohabiteront au sein de ces espaces de travail. Vous devez les inciter à interagir pour une meilleure collaboration.

C’est là tout l’intérêt d’avoir une salle commune de détente qui, comme évoqué plus haut, pourrait être un mini restaurant ou une cantine. Vous pouvez aussi miser sur les salles de réunions ou de coworking. Ce sont des espaces de rencontres propices au renforcement de l’esprit de groupe entre les employés.

Incitez vos collaborateurs à échanger sur leurs idées ou sur leurs connaissances. Encouragez-les à mieux se connaître dans tous les sens du terme. En nouant de bonnes relations, ils pourront facilement coexister dans un même espace de travail. Toujours dans cette même optique.

Vous pouvez aussi mettre en ligne une plateforme d’échange informel, de réseautage ou encore de team building. Pensez aussi aux procédés de messagerie instantanée entre collaborateurs. Outre cela, assurez-vous que chacun ait un accès à ces différentes plateformes et dispose par ailleurs des moyens physiques d’y accéder.

Attribuer les places dans vos espaces partagés

Pour rendre encore plus productifs vos espaces de travaux partagés, il faut attribuer à chaque collaborateur une place précise au sein des espaces de travail. Cela permet d’éviter les conflits matinaux où telle personne occupe sans le savoir l’espace d’une autre personne.

Néanmoins, si vous ne désirez pas attribuer définitivement les places pour une raison précise, il convient de mettre en place un moyen simple de réserver lesdites places. En effet, vous pouvez créer une interface de réservation sur votre plateforme en ligne, car accessible à tous. En deux ou trois clics, vos employés pourront vérifier la disponibilité d’une place et la réserver sur une durée précise.

Bien entendu, il est préférable de monter ce système comme un calendrier commun ou chacun inscrit son choix en fonction de ceux déjà faits. Pour éviter toute injustice, définissez des règles claires notamment pour ce qui est de la durée limite pour une réservation, les types d’espaces de travail accessibles en réservation ou encore les déconvenues d’un non-respect de réservation.

De la même manière, assurez-vous que l’interface de réservation est simple à utiliser. En gérant de manière efficace votre interface de réservation, vous optimisez aussi vos espaces de travail partagés.

Mettre en place des règles d’entretien

L’entretien est une préoccupation majeure dans la plupart des entreprises. Généralement, des équipes constituées d’agents d’entretien professionnels s’occupent de la chose. Toutefois, vous pouvez organiser vos collaborateurs pour garder un brin de propreté au sein des espaces de travail partagés. Ces derniers nécessitent en effet une attention particulière en matière de propreté et d’entretien.

Ainsi dit, pour une enceinte propre et saine, vous pouvez par exemple définir des protocoles pour ces deux concepts. Jetez automatiquement les emballages de nourriture ou tout simplement interdire cela au sein des zones de travail est un exemple de règles que vous pouvez prescrire.

Dans le même sens, vous pouvez aussi encourager vos collaborateurs à nettoyer les zones qu’ils ont utilisées. Vous pouvez aussi mettre en place un jour ou un calendrier spécial pour le nettoyage de groupe. Il peut s’agir d’un weekend destiné uniquement à l’entretien de la boîte.

Profitez-en pour passer au peigne fin les mobiliers de la structure, mais aussi pensez au nettoyage des équipements informatiques. Pour finir, sensibilisez vos employés à la culture de l’hygiène. Un environnement sain est propice à une bonne productivité.