Space planning : description et avantages pour une entreprise

Concept mis en place dans la dernière décennie du XIXe siècle à cause de l’évolution constante des entreprises à cette époque, le space planning a été pensé dans le but de disposer d’un plus ou moins grand nombre d’employés dans les mêmes locaux. Mais, de nos jours, il a évolué et prend en compte plusieurs autres aspects, les uns aussi importants que les autres.

Le space planning : un concept dynamique

Avec l’évolution croissante de la technologie, l’environnement professionnel a tendance à évoluer dans un sens comme dans un autre. Ainsi, de nombreux volets au sein de l’entreprise sont grandement affectés et l’environnement professionnel se retrouve au cœur de ces changements. Les performances de l’entreprise devant être la priorité absolue, cette dernière passe par un climat professionnel sain et un bien-être des employés au sein de la boite.

De ce fait, le space planning consiste à la réorganisation et au réaménagement de votre espace de travail. Cela peut avoir rapport au déménagement des locaux de l’entreprise ou à une simple restructuration de l’espace de travail. Autrement dit, c’est l’adaptation des locaux de l’entreprise à ses employés et aux nouvelles technologies dans le but de créer un environnement professionnel sain pour atteindre aisément les objectifs préalablement fixés par les instances supérieures de la firme.

Mettre en place un space planning efficace

La mise en place d’un space planning efficace requiert un certain nombre de dispositions. Ainsi, réaménager l’espace de travail passe par une redéfinition de l’identité de l’entreprise. Pour mener à bien une telle mission, le recours à un space planner est primordial.

Différent d’un architecte ou d’un décorateur d’intérieur, le space planner pourra étudier aisément toutes les possibilités qui s’offrent à vous. En effet, il faut tenir compte de plusieurs paramètres tels que la capacité d’accueil, le choix des couleurs des murs, l’acoustique, l’éclairage, le chauffage, la climatisation, les matériaux à utiliser et le plus important, la sécurité. Le but est de trouver l’équilibre parfait entre ces différents éléments en effectuant les dépenses de façon optimale. Notez qu’il faudrait impérativement penser à la planète et les choix écologiques seront bien sûr à prendre en considération.

Après cette étape, vous devez prendre des décisions fortes comme la disposition des différents services ou encore l’installation de différentes salles (accueil, détente, échange, restauration, etc.). Vous pouvez considérer la hiérarchie dans votre space planning, mais de nos jours, la plupart des jeunes entreprises et start-ups ne prennent pas cela en compte dans l’organisation. Néanmoins, l’organigramme de l’entreprise est mis en valeur dans une salle afin que chaque employé connaisse sa position.

Les avantages du space planning

Avec les nombreux volets à considérer dans la mise en place d’un space planning efficace, il faudrait que ce dernier donne plusieurs avantages aux entreprises qui s’y mettent. De ce fait, entre autres, on peut citer :

• L’utilisation optimale de l’aire de la surface des locaux de l’entreprise : c’est sans aucun doute le point le plus significatif de l’aménagement de votre espace de travail notamment à des périodes à forte activité qui requiert des travailleurs temporaires. Cela vous permet de faire des économies et de profiter pleinement de l’aire de la surface pour effectuer une organisation cohérente et logique. Notez que l’utilisation optimale de l’aire de la surface des locaux de votre entreprise ne rime pas avec l’abattage systématique de toutes les cloisons. Il faudrait aussi adapter l’espace aux nouvelles technologies, aux nouveautés en architecture d’intérieurs, etc. Avec votre space planner, vous prendrez assurément la meilleure décision pour l’entreprise et ses employés ;
• Une structuration favorisant l’interaction entre les différents services de l’entreprise : vous êtes conscient du lien qu’il existe entre les différents services de votre entreprise. Pour ce fait, si deux services doivent être plus proches dans l’organisation alors n’hésitez pas. Ne perdez pas de vue que la finalité est d’avoir des résultats meilleurs. Dans cette optique, le moindre détail compte et il ne faut pas que cela vous échappe. Une structuration favorisant une bonne interaction entre les différents services sera donc très positive pour la firme ;
• La recherche de l’équilibre parfait pour tirer le maximum des employés de l’entreprise : c’est un point très important, car les employés jouent un rôle très important au sein d’une entreprise. Il faudra donc que vous puissiez tirer le meilleur de chacun d’eux tout en leur offrant des conditions de travail optimales. Cela y va de votre marque employeur. Notez que la recherche de l’équilibre passe par la prise de conscience de l’importance de chacun des membres de l’équipe. C’est ce qui permettra à tout le monde de s’impliquer entièrement dans le projet commun ;
• L’amélioration des espaces de détente, de réunion et de restauration : depuis quelques années, on connait l’importance de disposer de ce genre d’espace au sein des entreprises. De ce fait, il faudrait posséder des espaces de qualité afin que la majorité des employés prennent du plaisir à en profiter. Cela concerne plus les espaces de détente et de restauration. Dans ces derniers, entre autres, on doit y retrouver des jeux, des livres, diverses variétés de café et de thé en sachets, des biscuits, des friandises, etc. Quant à la salle de réunion, elle doit être accueillante et chaleureuse.

Comme vous pouvez le constater, le space planning offre diverses possibilités pour bien profiter de vos locaux. Mais, ce concept a fait naitre de nombreux styles d’aménagement. Découvrez entre autres l’open space et le flex desk qui sont des exemples de space planning très populaires.

Les exemples de space planning : l’open space et le flex desk

L’open space : le début du space planning

La naissance de l’open space est la première conséquence du space planning. En effet, comme on le disait supra, le but du space planning lors de sa création dans les années 90 est de disposer d’un plus grand nombre d’employés dans le même espace de travail, aussi restreint soit-il. C’est de cette idée que l’open space est née avec la destruction des cloisons des différents bureaux pour avoir un espace de travail unique. Avec un gain en superficie pouvant aller jusqu’à 40 %, c’est une occasion parfaite pour embaucher plus d’employés si cela est nécessaire.
Au début, de nombreux avantages ont résulté de l’adoption de ce type de space planning, mais rapidement, de nombreux chefs d’entreprise ont déchanté, car ses inconvénients sont tout aussi significatifs. Néanmoins, découvrez les avantages qu’offre l’open space à votre entreprise puis les inconvénients qui en découlent.

Les avantages et les inconvénients de l’open space

Signifiant littéralement « espace ouvert », voici les avantages qu’offre l’open space. Entre autres, nous avons :

• Le gain en superficie de votre espace de travail : c’est le point positif qui saute rapidement aux yeux et puisque le space planning a été pensé dans le but de gagner en espace, l’open space se présentait comme l’alternative idoine avec le maximum d’espace de travail qu’il offrait ;
• Une meilleure réactivité : c’est un point très important qui vaut son pesant d’or surtout dans certains secteurs d’activité. En effet, on peut constater des périodes très fastes lorsque votre entreprise intervient dans un secteur donné. Cela oblige parfois à recourir à une main-d’œuvre plus significative de façon temporaire. En optant pour l’open space, vous pouvez aisément aménager des espaces de travail pour installer ces types de travailleurs lorsque ces périodes arrivent ;
• Une communication optimale : il est facile pour les employés de discuter entre eux dans un open space. L’absence de cloisons facilite le dialogue donc les conditions de travail sont au beau fixe ce qui se répercute de façon positive sur la productivité de chacun d’entre eux. De plus, le travail en équipe est favorisé, car ils pourront échanger leurs idées sur certains dossiers de la boite ;
• Une amélioration des rapports hiérarchiques : dans ce type de configuration, les managers sont plus proches de leurs collaborateurs facilitant une sollicitation de ces derniers lorsque cela s’impose. De plus, le manager arrive à mieux contrôler ses troupes et à empêcher certains usages des matériels informatiques notamment à des fins personnelles ;

Nonobstant, ce dernier point soulève un problème constaté par certains managers qui est celui de la sollicitation accrue de ses collaborateurs au point de lui créer des retards conséquents dans son travail. Entre autres, voici les inconvénients de ce type d’aménagement :

• La sollicitation accrue du manager : c’est l’un des inconvénients de ce type d’aménagement. En effet, la présence permanente du manager facilite sa sollicitation intempestive à la moindre difficulté ;
• L’espace de travail est trop bruyant : entre les discussions entre collègues et le bruit des claviers, on obtient un bruit de fond assez significatif. Ce n’est pas idéal pour des collaborateurs qui préfèrent travailler dans le calme ;
• L’absence d’intimité : le poids de vivre en communauté de façon perpétuelle peut être difficile pour certains ;
• L’augmentation significative du stress : la plupart du temps, on a l’impression qu’on est surveillé et cela impacte sur le rendement professionnel de certains employés ;

Le flex desk : une option intéressante

C’est sans aucun doute le type d’organisation le plus avancé que propose le space planning. En effet, dans ce type d’organisation, les employés ne disposent pas de bureaux fixes dans les locaux de l’entreprise. Cette option est bien entendue plus adéquate à certains secteurs d’activités que d’autres, mais c’est d’une efficacité redoutable. Autrement dit, cette notion, plus ou moins nouvelle, traite de l’espace attribué, qu’il soit ouvert ou fermé.

De ce fait, l’organisation doit être faite en fonction du poste et de la responsabilité de chacun au sein de l’entreprise. Par exemple, certains postes tels que les consultants ou encore les commerciaux obligent leurs titulaires à se retrouver la plupart du temps sur le terrain plutôt que dans leurs bureaux. Il n’est donc pas nécessaire que ceux-là disposent d’un bureau fixe au sein de l’entreprise puisqu’ils ne seront pas toujours présents. De plus, si l’entreprise met à leur disposition un smartphone, le téléphone fixe du bureau ne sera plus utile.
Cette approche de space planning est donc très flexible et rompt avec le courant qui définit le bureau comme une prolongation de l’espace privé de son occupant.

Avantages et inconvénients du flex desk

Aussi appelé desk sharing, cette approche avancée du space planning dispose de nombreux avantages pour votre entreprise, mais les inconvénients ne sont pas aussi moindres. Entre autres, découvrez certains avantages du flex desk :

• Une marge 10 % ou plus sur votre espace de travail : en ciblant les postes qui n’ont pas obligatoirement besoin de bureaux fixes, vous gagnez environ 20 % au moins d’espace de travail. Vous pouvez en faire ce que vous voulez, mais l’idéal serait de les attribuer à des employés temporaires si vous en avez souvent recours au sein de votre entreprise ;
• La technologie est au cœur de votre entreprise : en recourant au flex desk, vous êtes obligé de donner une place de choix à la technologie. En effet, les employés ne disposant pas de bureaux fixes possèdent des ordinateurs et des smartphones de dernières générations pour effectuer le travail de façon plus efficace et assurer la communication avec la direction de l’entreprise ;
• Le bureau n’est plus un espace privé : la plupart du temps, on y retrouve des photos de famille, des bouilloires de café et d’autres effets personnels qui parfois, prennent assez d’espace. Par exemple, en ne disposant plus d’un bureau fixe, l’employé se verrait obliger d’abandonner sa bouilloire de café et se rendra dans la salle de détente ou de restauration comme ses collègues s’il a une envie de café ou de thé.

Malgré ces avantages, le flex desk dispose de quelques inconvénients. On peut citer :

• La mise en place d’un open space : en effet, pour que ce système fonctionne, il faudrait disposer d’un open space. Sans cela, l’application du flex desk sera plus difficile. Il peut donc être vu comme une évolution de l’open space, mais au fond, ce n’est pas le cas. Le desk sharing est beaucoup plus évolué et plus complexe ;
• Le sentiment de ne pas appartenir à l’équipe : c’est ce que peuvent ressentir les employés qui se retrouvent la plupart du temps sur le terrain. Mais pour les autres, c’est tout le contraire ;
• Une implosion si les règles de base ne sont pas respectées : la réussite de ce système d’organisation repose sur le respect d’un certain nombre de règles. Cela requiert l’implication de tous et un management de qualité pour que tout se passe dans de bonnes conditions.

Cette organisation, bien que complexe, a apporté des résultats concluants dans les jeunes entreprises de ce siècle. Ainsi, en définissant clairement certaines règles notamment de vie en communauté, de respect et de sécurité, vous pouvez appliquer cela pour un service de l’entreprise puis l’élargir plus tard aux autres.

Conclusion

Méconnu puis négligé dans l’Hexagone pendant plusieurs années, le space planning joue un rôle de choix dans la performance des employés d’une entreprise. Lorsque vous utilisez à bon escient les nombreux avantages qu’offrent l’aménagement et l’organisation de votre espace de travail, de nombreux voyants se mettront au vert dans votre entreprise. Mais, comme tout système, le space planning dispose également d’inconvénients comme on le voit avec l’open space et le flex desk.

De nos jours, il occupe une place de choix et de nombreux chefs d’entreprise français intègrent cela dans la matrice de développement de la firme. Le but ultime est d’être plus performant individuellement mais surtout collectivement.