Se passer de l’outil Internet n’est plus possible au 21ème siècle. Pour les entreprises, c’est une plateforme de développement libre. Il y est possible de déléguer une partie de la gestion de sa structure ou l’ensemble à un logiciel en ligne ou à un expert-comptable. La particularité ici est d’avoir quelqu’un à son service à n’importe quelle heure de la journée. Pour adopter la solution la mieux adaptée à son espace, il faut choisir l’outil qui convient. Pour comprendre le processus de choix de la solution de gestion adéquate lorsqu’on est patron d’une très petite entreprise, il suffit de lire cet article.
Sommaire
Solution en ligne de gestion d’une entreprise TPE : qu’est-ce que c’est ?
Une solution en ligne est un moyen pratique de laisser la comptabilité ou l’administration de toute l’entreprise entre les mains d’experts ou de logiciels d’expert.
C’est dire que l’on fait recours à un expert-comptable virtuel ou humain pour gérer les différentes tâches liées aux calculs et à la réglementation en vigueur. Cela sous-entend que le patron n’a pas vraiment du temps ou ne maitrise pas au mieux les rouages de la comptabilité ou de l’administration. Il se retrouve dans l’incapacité d’offrir à ses employés le meilleur service de paiement, à ses clients le meilleur service de facturation. Comprenant ses limites, il décide alors de faire confiance à un outil en ligne.
La solution est soit un expert-comptable en ligne, soit un logiciel de gestion en ligne. Dans les deux cas, ce sont des services qui englobent les différents problèmes de vérification des mises à jour, de l’arrivée et de l’envoi à temps des colis, des factures et des paies. Il s’agit d’un grand ensemble d’outils de gestion d’entreprise faciles à employer.
- L’expert-comptable: c’est le spécialiste en ligne qui vous fournit toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. En fait, il travaille en collaboration avec votre structure dans le but de lui faire profiter de sa connaissance du domaine de la comptabilité. Lorsqu’il y a des choix importants à faire et que ce sont les calculs qui vous bloquent, vous n’avez qu’à le contacter. Étant en ligne, il répond à n’importe quel moment à votre requête.
- Le logiciel de gestion: le logiciel de gestion demeure la solution la plus prisée puisqu’elle n’oblige pas l’utilisateur à gérer des frais connexes. Il l’aide plutôt à se faire une base de données dynamique qui le renseigne sur les flux et reflux de son entreprise. Pour les TPE, ce sont des outils bénéfiques puisqu’ils les soulagent du poids de la gestion économique. Le temps disponible est mis à profit pour réfléchir à des projets de croissance. On distingue dans le rang de ces outils, plusieurs œuvres de concepteurs et de développeurs ou de groupes d’expert-comptable.
Il existe entre autres en ligne des solutions comme Digiwork auxquelles vous pouvez recourir pour mieux gérer votre entreprise.
Aperçu de Digiwork
Digiwork est une plateforme qui propose des services de gestion administrative entière d’une entreprise ; pour ne plus que vous vous tracassiez pour gérer les différentes formalités juridiques, financières et entrepreneuriales de tous les jours. Les experts du groupe proposant le logiciel se plient en quatre pour régler tous les problèmes en instance lorsque leur seul logiciel ne suffit plus. Ils ont un service supplémentaire. Ils rédigent même vos différents contrats, les acheminent et les font signer pour vous rendre service. Ils fonctionnent dans un creuset composé de plusieurs professionnels. Les juristes prêtent main-forte aux comptables qui laissent les administrateurs faire le reste du travail. Il s’agit d’une chaîne homogène.
L’application proposée gère vos affaires, que vous soyez dans le freelance, dans l’entrepreneuriat ou dans une autre idée de développement. Cela vous soulage et vous place dans une posture de chef sans les soucis qui vont avec. Même pour les indépendants, une solution convaincante a été imaginée. Il s’agit de l’avance sur paiement pour les indépendants.
Fonctionnement
Les différentes solutions en ligne fonctionnent comme des plateformes de gestion en ligne. En réalité, il suffit d’enregistrer les données relatives à ses affaires pour les retrouver en ligne avec la possibilité de gérer ailleurs ces dernières. C’est dire que sans le vouloir, vous rendez votre travail indépendant. C’est comme si vous aviez un assistant permanent à vos côtés qui range vos dossiers à votre place et gère le quotidien pour vous. Vous disposez d’un plus large trou dans votre calendrier pour faire d’autres activités.
Une fois que la base de données est constituée, les informations circulent plus librement. Les clients reçoivent les notifications à propos de l’échéance des contrats, les fournisseurs savent que votre stock s’épuise, vos salariés sont payés dans le bon ordre. Tout est fait pour vous offrir une aisance à la hauteur de vos attentes. Les membres de la structure vous offrant leurs services se démènent pour vous trouver le meilleur service, les meilleures offres, les meilleures demandes. Vous restez dans l’optique de développer votre activité, et les autres travaux courants se réalisent pour votre plaisir.
Chaque donnée dans la base est mise à jour au fur et à mesure selon l’évolution des différentes activités. Chaque paramètre est pris en compte dans les moindres détails. Le travail se fait régulièrement à telle enseigne que votre site est déjà indépendant avant que vous ne vous en rendiez compte. La plupart des TPE sont tournées vers ces outils qu’elles trouvent efficaces. Avec une clientèle satisfaite, les différentes entreprises de proposition de solution en ligne ne cessent de faire mieux, ne serait-ce que pour aider le débutant dans ses projets.
Avantages d’une solution de gestion d’entreprise en ligne
Gain de temps
Le temps est une denrée périssable dont personne ne dispose à sa guise. Il s’échappe aussitôt arrivé et laisse passer la journée sans qu’on ne s’en rende compte. Cela signifie que les travaux qui se font tournent autour de la gestion du temps.
Dès lors que vous laissez un logiciel vous assister dans la gestion de vos travaux, les contrats de paiement et autres, les nouvelles informations, la base de données, tout est pris en charge. Le travail se fait sans que votre présence soit indispensable. Vous avez alors du temps à consacrer à autre chose. Dans une entreprise, les travaux pompant plus et occupant la journée, ce sont les formalités administratives et financières. Même avec un logiciel, il serait préférable de recourir à un professionnel pour vous suivre. Cela facilite le règlement des dérapages du logiciel ou la prise en compte d’autres facteurs qu’une suite de commandes ne peut pas comprendre.
Votre temps est épargné. Il vous revient d’en faire un bon usage, soit pour vous, soit pour ceux qui vous entourent. C’est à votre actif de posséder du temps à réinvestir intelligemment.
Zéro stress
Le stress est le quotidien des patrons des TPE. Ils sont submergés par le flot de travaux à réaliser dans la gestion d’une petite structure. Même la fiscalité ne leur laisse pas de répit. Ils se retrouvent souvent entre deux feux à accumuler des retards et des échéances défavorables. Cet état de choses se corrige par l’utilisation d’un logiciel de gestion en ligne ingénieux. Le travail se réalise assez simplement, les données sont libellées clairement.
On a grâce à l’interface du logiciel les informations les plus pressées. Cela aide à prendre la mesure de la situation. Facilement, le degré d’évolution ou de progression de l’entreprise est calculé. Toutes les informations sont classées suivant l’urgence de consultation. Avec un outil de bonne qualité, le stress chute. Il fait partie du passé. Votre entreprise est non seulement en règle vis-à-vis des autorités, mais elle progresse aussi avec une rentabilité constante. Vous apprenez plus sur vos chances de réussite et fixez des objectifs précis.
Vous évoluez l’esprit tranquille. Puisque vous aviez besoin d’au moins deux heures pour gérer les affaires courantes, vous n’aviez pas de temps pour l’entreprise elle-même. Les formalités prenaient le pas sur les travaux à réaliser. À présent, le plus important se réalise à votre niveau. Vous faites ce qui vous dit selon la période de progression ; le logiciel se charge de la gestion en ligne. Votre confort dans la gestion de votre structure étonnera plus d’un.
Un service disponible
À n’importe quelle heure de la journée, vous pouvez joindre ou consulter votre gestionnaire en ligne. Les données sont toujours à disposition. Lorsqu’il vous arrive d’avoir besoin d’un outil différent, on vous en propose pour vous soulager. Tout en étant prévoyant, vous gardez un œil sur les affaires à leur étape la plus actuelle.
Vous avez la possibilité d’envoyer des plaintes ou des demandes à n’importe quel moment de la journée. Votre agence d’offre de logiciel, voire l’expert-comptable en ligne, n’a pas d’heures fixes de fermeture de bureau. Il peut être en ligne au moment où vous envoyez les requêtes. Vous êtes en contact permanent par les réseaux sociaux, via la messagerie ou par appel. Rien ne peut vous causer du tort. Vous avez un expert à l’autre bout de l’écran.
Une caisse à l’abri
Votre argent n’est plus menacé. Dans une entreprise, la pire situation qui pourrait se présenter est la mise en danger des capitaux. La prise de risque est bénéfique parfois, mais lorsqu’elle est incontrôlée, elle peut conduire à la ruine. Dans cet ordre d’idées, une entreprise qui fait confiance à des particuliers, à un logiciel ou à une agence en ligne pour gérer son travail emploie des outils d’experts, mieux emploie des experts. Cela veut dire que le moindre travail se fera en tout respect des limites concrètes de l’entreprise. Le patron de la TPE n’a rien à craindre en ce qui concerne ses capitaux. L’outil le conseille sur ce qu’il peut faire et ce qu’il ne peut faire. Tout dépend des idées innovantes développées par les commissionnaires en charge du travail de gestion.
Aucune mauvaise dépense n’est effectuée ; les dépenses à faire sont suivies. Des recommandations sont faites. Les finances ne peuvent que mieux se porter. Il n’est pourtant pas facile de faire un choix intelligent, d’opter pour le bon logiciel.
Critères de sélection d’une solution de gestion d’entreprise en ligne
Choisir un SaaS ou un « on –premise »
Les logiciels SaaS ou « on-premise » sont les plus en vogue. Ils offrent des performances comblant les attentes des clients. Il en existe trois types.
- Les faux: les faux logiciels permettent de concevoir une base de données, mais la connexion n’est pas bonne. Le travail se fait sur la base du partage de données sans lien direct avec la gestion de l’entreprise. Les logiciels de gestion d’entreprise faux fonctionnent comme des outils à risque qui laissent les données de l’utilisateur sans protection optimale.
- Les hybrides: avec les modèles hybrides, le stockage est réalisé sur Cloud et les données sont domiciliées sur l’ordinateur. La dépendance vis-à-vis du poste n’en est que plus accrue. Vous travaillez sans réelle protection. Il en résulte une difficulté de déploiement et un accès limité.
- Les vrais: les authentiques fonctionnent bien. Ils peuvent s’employer sur tout type d’appareils. Il suffit d’avoir la connexion, et on peut gérer son entreprise à distance. Le travail à faire est mis en ligne. Dès que l’on dispose d’un peu de temps, les alarmes émises sont consultées pour la prise de mesures. Chaque particule s’intègre à l’ensemble. L’actualisation est pratiquement automatique.
La praticabilité
Il faut que l’outil choisi ne vous prenne pas trop de temps pour la maitrise. Pour commencer, l’interface doit répondre aux besoins les plus élémentaires. En effet, en plus d’être facile à déchiffrer, elle doit présenter des caractères attrayants et un accès à Internet rapide. Ces paramètres offrent à l’utilisateur une expérience sans pareille. Le logiciel doit être facilement malléable et adaptable aux besoins de l’utilisateur.
Ensuite, la connectivité doit être optimale. On ne peut pas gérer un logiciel en ligne sans connexion. La qualité du logiciel dépend donc de sa capacité à se connecter. Enfin, le choix doit pouvoir se faire seulement après un essai gratuit. Cela dénote de la confiance des concepteurs en la capacité d’attraction de leur œuvre.
En dehors de ces options, le logiciel doit être pourvu d’un accompagnement. Lorsqu’on acquiert un logiciel de ce type, on s’attend à ce qu’il y ait un suivi, un service après-vente. Ainsi, lorsque des problèmes surviendront, il sera facile de les régler en communiquant avec les fournisseurs.
Les performances
Les performances du logiciel sont à évaluer. Elles prennent en compte la sécurité, l’adaptation et l’intégration.
- La sécurité: ce paramètre n’est pas à prendre à la légère. De son efficacité dépend la sécurité de vos données. Il n’est pas possible de réaliser le suivi de votre comptabilité avec un logiciel non ou peu sécurisé. La sécurité est le plus grand défi à relever en ligne. Les hackers, les pirates et les services de renseignements sont de vrais fouineurs. Il faut pouvoir mettre ses données à l’abri avec certitude.
- L’adaptation: cette partie concerne la possibilité de l’application de convenir à un certain secteur d’activité. Certains domaines ont besoin de logiciels répondant spécifiquement aux données fournies. Cela rend les performances plus pratiques et dirigées vers un but précis.
- L’intégration: l’intégration prend en compte la possibilité qu’offre le logiciel de réaliser les travaux en collaboration avec d’autres outils. Il est vrai que ce type de logiciel présente des gammes variées de données, mais celles-ci doivent quand même pouvoir s’ouvrir sur d’autres logiciels du secteur utiles pour l’utilisateur.
