Messagerie stable et sécurisée en entreprise : quelles solutions ?

Le courriel reste le moyen de communication privilégié des sociétés. Celles-ci échangent par ce canal la quasi-totalité de leurs informations sensibles et confidentielles. Logiquement, les boîtes électroniques subissent de plus en plus des attaques malveillantes dont les conséquences pourraient se révéler désastreuses. Cela entraîne généralement d’importantes répercussions financières sur la structure concernée. Nous vous présentons dans cet article quelques solutions pour la sécurisation et la stabilisation de la messagerie en entreprise.

La messagerie hébergée

La quasi-totalité des experts en informatique évoquent aujourd’hui le mailing hébergé comme la solution la plus efficace pour disposer d’une messagerie performante en société. Avec cette option, votre entreprise pourra utiliser une adresse électronique professionnelle. Ce choix confère une image de marque à votre principal outil de communication avec vos partenaires. Vos agents pourront échanger des courriels en permanence sans discontinuité. En fonction de la formule retenue, vous bénéficiez d’un espace de stockage plus ou moins important. Un tel système assure aussi une sauvegarde périodique et automatique des données de l’entreprise via un outil de backup. Vous pourrez donc récupérer vos informations et vos contacts en cas de manipulation erronée.

La messagerie hébergée s’associe généralement à un nom de domaine. Cela vous offre la possibilité d’obtenir une adresse IP dédiée. Cela élimine systématiquement les traditionnels risques de phishing. Le chiffrement SSL et les autres logiciels de protection de ces packs permettront à vos agents d’échanger des mails en toute sécurité. Ces dispositifs intègrent généralement un antispam et un antivirus. Celui-ci bloque les courriers indésirables ainsi que les malwares. La plupart de ces solutions restent compatibles avec les mobiles. Cela vous donne la possibilité d’accéder à vos messages en permanence. Le personnel peut les consulter depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Peu importe le support utilisé, vous bénéficiez d’une belle expérience.

L’entreprise profite également d’une administration déléguée. Les services du prestataire s’occuperont de la gestion technique de votre boîte électronique tandis que vous vous concentrerez sur vos activités. Ils assureront la maintenance intégrale de votre mailing sans aucune facturation de frais supplémentaires. Nous vous recommandons un hébergement web avec une solution mail de qualité. Votre entreprise pourra bénéficier d’une messagerie stable et sécurisée sans forcément investir dans un serveur dédié.

Cette solution vous permet aussi d’ajouter à votre boîte électronique des fonctions collaboratives comme le partage de calendriers et de dossiers, la centralisation des contacts, la planification et la délégation des tâches, etc. Cela entraîne une fluidité des échanges et un important gain de temps. Cela optimise les performances de votre société et accroît considérablement sa productivité. Vous avez aussi généralement la possibilité de souscrire à une offre qui répond à vos besoins et à vos attentes. La flexibilité et l’étendue des fonctionnalités vous permettent de réduire les coûts liés à votre messagerie électronique. Les solutions proposées par les hébergeurs se révèlent souvent compatibles avec les traditionnels services de mails.

Une messagerie stabilisée et sécurisée représente un véritable must pour les entreprises. Son rôle reste déterminant dans l’atteinte des objectifs fixés.

Un logiciel de messagerie d’entreprise

Cette solution représente un outil fluide et efficient. Elle permet aux entreprises d’échanger des mails de manière plus stable et sécurisée. Contrairement aux traditionnelles boîtes électroniques, elle propose des fonctionnalités avancées qui répondent mieux aux attentes des sociétés. Avec un tel compte professionnel, vos collaborateurs peuvent envoyer et recevoir un nombre plus important de courriels. Un logiciel de messagerie d’entreprise se démarque par une interface très intuitive que vous pourrez configurer en fonction des besoins de votre société. Il intègre généralement un système antispam et anti-espion qui récupère automatiquement les mails indésirables et les virus. Les filtres très performants vous permettent de retrouver rapidement vos courriels.

Cette solution autorise un regroupement de vos comptes de messagerie électronique. Cela vous donne la possibilité d’accéder à vos mails via une interface unique. Cela simplifie la gestion des mails. Vous pourrez suivre en temps réel leur traitement. Un tel compte favorise une meilleure coordination des échanges avec vos collaborateurs grâce au partage des courriels et de l’agenda. Vous pouvez choisir de lier votre profil avec ceux de vos agents pour ne plus avoir à transférer des messages. Vous pourrez consulter les statistiques et les indicateurs pour mieux apprécier l’efficacité de votre serveur. Vous pourrez superviser aisément les flux et la prise en charge des courriels reçus. Leur statut progressif (lu, traité, etc.) vous permet de suivre l’évolution des travaux exécutés par vos collaborateurs. La standardisation des réponses aux demandes récurrentes vous simplifiera énormément aussi la tâche.

Le recours à un logiciel de messagerie d’entreprise présente de multiples avantages. Votre structure bénéficie d’un compte professionnel avec un nom de domaine personnalisé. Cela lui confère une meilleure image de marque auprès des partenaires. La flexibilité de ces boîtes électroniques vous autorise à les adapter aux besoins de votre société. Le chiffrement des données garantit une plus grande sécurisation des informations échangées. Vous pouvez accéder à vos messages directement sur votre Smartphone après l’authentification et la synchronisation. La plupart des fournisseurs utilisent le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol). Cela favorise un stockage aisé des courriels et des recherches plus rapides. Vous pouvez également consulter vos courriels en mode hors connexion. Cette solution vous permet de gagner du temps et de gérer plus facilement vos emails. Pour en profiter, vous devrez souscrire à la version professionnelle des traditionnelles messageries comme Gmail, Yahoo Mail, Mozilla Thunderbird ou Livemail. D’autres prestataires moins connus comme Mailspring, Foxmail, Mailbird Lite ou hem Client se démarquent également par leurs offres très intéressantes.

Le cryptage des mails

Cette solution représente également un excellent moyen de stabiliser et de sécuriser les courriels d’une entreprise. Concrètement, cela se traduit par un chiffrement systématique des informations transmises. Cela empêchera les hackers de lire les messages interceptés. Les agents exploiteront des clés spécifiques pour les encoder. Seuls les détenteurs du mot de passe utilisé pourront décrypter lesdits mails. Différentes méthodes existent pour mettre en œuvre cette solution.

• La première astuce consiste à télécharger un logiciel gratuit de chiffrement complémentaire que vous intégrerez à votre instance de messagerie. Vous pouvez aussi acquérir une application payante pour exécuter cette tâche.
• Vous avez également la possibilité d’installer un certificat spécifique comme PGP (Pretty Good Privacy). Vous disposerez alors d’une clé publique que vous partagerez avec les partenaires qui pourraient vous envoyer des courriels. Vous exploiterez votre clé privée pour décoder en toute sécurité les emails reçus. Cela limite considérablement les risques de phishing.
• Une autre solution consiste à utiliser une messagerie cryptée tierce. Vous pouvez, par exemple, essayer les services S./MIME proposés par Office 365. Ils vous permettront de chiffrer efficacement vos courriels. Vous éviterez ainsi que des informations confidentielles de l’entreprise tombent entre les mains des hackers ou des personnes mal intentionnées.

Le renfoncement et la sécurisation de vos mots de passe

Les cybercriminels multiplient les astuces pour pirater les messageries. Ils n’hésitent pas à recourir à des logiciels malveillants pour espionner vos activités. Nous vous recommandons donc d’installer systématiquement un VPN. Cela vous permettra de naviguer de manière anonyme pour éviter que les hackers subtilisent vos données confidentielles. Sensibilisez également vos collaborateurs pour le verrouillage de l’accès à leur poste de travail. Prenez aussi toutes les dispositions pour qu’ils utilisent des mots de passe sûrs. Ceux-ci doivent impérativement comporter au minimum 12 caractères constitués de chiffres, de symboles, de lettres majuscules et minuscules. Invitez-les à éviter des codes évidents et faciles à retenir que les personnes malveillantes pourraient aisément deviner. Assurez-vous également que vos agents n’utilisent pas des mots de passe standards pour des comptes différents.

Nous vous recommandons de modifier vos codes d’accès tous les 3 mois. Vous réussirez ainsi à empêcher que des espions s’introduisent frauduleusement aux boîtes électroniques de votre entreprise. Si possible, recourez à un gestionnaire de mots de passe. Un tel dispositif renforcera la sécurité de votre messagerie grâce à sa fonction d’authentification unique. Pensez à installer des applications comme CommonKey, LastPass et Password Genie. Vous pouvez les utiliser pour centraliser vos codes afin de mieux les protéger. Contrôlez aussi périodiquement l’intégrité de votre code d’accès. Pour y parvenir, recourez à des logiciels comme PwnedList ou Breach Alarm. Ils vous alerteront automatiquement en cas de fuites de vos mots de passe. Ils vous permettront de vérifier la vulnérabilité de vos adresses emails.

Une bonne stratégie de rétention des mails

Nous vous recommandons d’instaurer dans votre entreprise une politique cohérente de gestion des courriels. Demandez à vos collaborateurs d’effacer systématiquement l’intégralité des messages sans aucun rapport avec votre société. Assurez-vous qu’ils respectent strictement vos instructions. Programmez un archivage automatique des mails après une certaine période. Leur suppression définitive devra intervenir après un délai bien défini. Sensibilisez vos agents pour qu’ils se conforment à ces exigences. Cela évitera qu’un hacker puisse accéder à toute la vie de l’entreprise en cas d’intrusion frauduleuse dans la boîte électronique d’un de vos collaborateurs.

Une gestion intégrée des appareils mobiles

Les collaborateurs se connectent fréquemment à leur compte professionnel via des smartphones. Ils échangent parfois des courriels à partir de ces équipements. Cela peut constituer une faille sécuritaire. Les hackers n’hésiteront pas à l’exploiter pour s’introduire dans les boîtes électroniques de vos agents afin de subtiliser des informations confidentielles. Sensibilisez-les pour qu’ils puissent installer des VPN sur leurs appareils mobiles. Cela leur permettra de naviguer en tout anonymat. Ils peuvent aussi mettre en place d’autres applications de sécurité pour éviter que les cybercriminels s’introduisent frauduleusement dans leur smartphone par le biais des réseaux Wi-Fi partagés. Des solutions professionnelles existent également pour programmer des accès conditionnels aux boîtes électroniques. Concrètement, ces logiciels planifient une réinitialisation automatique des comptes de messagerie d’entreprise. L’utilisateur devra alors taper toutes les fois son mot de passe pour consulter ses courriels. Ces applications se révèlent très pratiques pour une protection optimale des informations de vos collaborateurs sur mobile.

Une politique harmonisée de sécurisation des emails

L’efficacité des mesures évoquées ci-dessus dépend essentiellement de leur généralisation au sein de votre entreprise. Ainsi, vous devez vous assurer que tous vos collaborateurs recourent au mailing crypté pour les envois et les réceptions de messages. Toute violation de ce principe représente une faille que les hackers n’hésiteront pas à exploiter pour pirater l’infrastructure réseau de votre entreprise. Invitez systématiquement chaque agent à verrouiller personnellement son poste de travail avec un mot de passe sûr. Si nécessaire, responsabilisez un employé pour veiller au respect de cette exigence. En effet, un cybercriminel peut s’introduire par effraction dans les locaux de votre société et prendre le contrôle de vos installations par le biais d’un ordinateur non sécurisé. Mettez en place une stratégie pertinence de gestion des mails pour éviter d’exposer vos données aux cyberattaques.

La formation du personnel

La sécurisation de la messagerie d’une entreprise va bien au-delà de la mise en place des logiciels et des applications. Les pratiques de vos collaborateurs comptent également. Ils doivent adopter de bons comportements pour protéger leurs boîtes électroniques professionnelles et empêcher les intrusions. N’hésitez donc pas à organiser des formations au profit de vos agents.

Au cours de ces séances, un spécialiste leur indiquera notamment les règles à respecter en matière de gestion des mails pour éviter les phishings. Ainsi, ils doivent prendre le temps d’analyser toutes les pièces jointes avant de les télécharger. Dans ce cadre, l’entreprise devra installer un antivirus performant au niveau de tous postes. Leur efficacité dépendra essentiellement de leur mise à jour régulière. Invitez-les à ignorer systématiquement les fichiers envoyés par expéditeurs inconnus. Recommandez-leur également d’éviter de cliquer sur tout lien contenu dans un courriel suspect. Insistez pour qu’ils ne répondent pas aux emails qui les exhortent à changer immédiatement leur mot de passe ou à communiquer des informations professionnelles. Cette règle s’impose même si le courriel semble provenir d’un partenaire connu ou d’une source officielle.

Assurez-vous que vos collaborateurs cryptent tous les missiles qui comportent des données confidentielles. Sensibilisez-les pour éviter le transfert des emails professionnels vers des systèmes tiers de messagerie. Insistez aussi pour que vos agents n’exploitent pas leur adresse électronique d’entreprise pour échanger des messages personnels. N’hésitez pas à organiser fréquemment des campagnes d’hameçonnage en envoyant des mails piégés à vos assistants. Cela vous permettra de vérifier leur aptitude à déjouer les tentatives de phishing et les autres cyberattaques. Une franche collaboration de vos employés s’impose pour une protection optimale de votre messagerie professionnelle.

Comment choisir votre messagerie d’entreprise ?

La stabilité et la sécurité des boîtes électroniques représentent l’une des préoccupations majeures des sociétés de nos jours. Elles doivent donc prendre en compte les conditions d’hébergement des informations confidentielles. Les lois européennes se durcissent de plus en plus en matière de protections des données. Ces firmes doivent s’assurer de respecter la réglementation en vigueur. La continuité du service de messagerie représente aussi un critère déterminant. Une analyse de l’ASN s’impose également. La plupart des fournisseurs promettent une disponibilité à 100 %. Ne vous contentez pas d’un effet d’annonce. Informez-vous pour connaître les garanties offertes en cas d’incident. Par ailleurs, la sécurité demeure l’élément le plus déterminant pour apprécier l’efficacité d’une messagerie électronique. Assurez-vous que le dispositif choisi vous préserve des spams et des virus avec la possibilité d’accéder aux blacklists. Cela permettra à vos agents de gagner du temps qu’ils pourront consacrer aux tâches importantes. Le chiffrement des données représente également un véritable must. Enfin, intéressez-vous à la réactivité du service d’assistance technique. Vérifiez si vous pourrez bénéficier d’un suivi personnalisé en cas de souci.