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Définir l’objectif en tenant compte du type de réunion
Toute entreprise, à l’instar de Sauditex, doit pour conduire efficacement une réunion garder en vue l’objectif de la rencontre. En réalité, cet exercice vous permettra de mieux évaluer les ressources dont vous aurez besoin pour aborder le sujet en réunion.
De plus, il vous servira de fil conducteur tout au long du débat. Ainsi, vous pourrez passer plus facilement votre message en captant l’attention des participants.
Le choix du type de réunion découle de l’objectif de cette dernière. En effet, il existe plusieurs types de réunions. Ce sont :
- Les réunions d’information : l’animateur transmet des renseignements aux participants. L’information circule de façon descendante.
- Les réunions de revue : essentielles et protocolaires, elles font le point sur un projet avec tous les acteurs concernés.
- Les réunions d’échange : au cours du débat, les protagonistes émettent des avis et posent des questions sur un sujet donné.
- Les réunions de résolution de problème : comme leur nom l’indique, elles consistent à débloquer une situation qui s’enlise.
- Les réunions de décision : l’objectif est de prendre des décisions pour faire repartir un projet dans le bon sens. Les participants réfléchissent ensemble pour lui donner une orientation plus favorable.
- Les réunions de négociation : l’objectif est de réunir des parties adverses pour discuter sur des points sensibles et arriver à un accord.
- Les réunions de direction : elles sont centrées sur le management de l’entreprise. Elles rassemblent les membres du comité de direction.
Planifier la réunion
Pour planifier une réunion, il faut du temps et de l’organisation. Quelle que soit l’importance d’une réunion, le choix d’une date adéquate est capital. Il faudra consulter chaque participant et tenir compte de sa disponibilité.
Ensuite, afin de mieux contrôler la réunion il est primordial d’établir un programme ou un ordre du jour. Pour éviter toute incompréhension, pensez à confirmer avec les mails professionnels ou avec l’agenda commun des employés la date de la rencontre ainsi que les différents points de discussions qui seront évoqués. Aussi, faudra-t-il vérifier avant ledit jour la disponibilité de la salle de conférence pour votre réunion. N’hésitez pas à partager des documents supports afin que vos collègues prennent mieux connaissance de l’objet de la réunion.
Préparer les documents et points matériels
Il existe divers procédés pour mener des réunions plus participatives. Il s’agira pour vous de privilégier l’utilisation d’images, de dessins ou de pictogrammes lors de votre présentation. Ces derniers illustreront votre présentation et la rendront moins cartésienne de sorte à éviter les effets d’une réunion assommante.
Toutefois, si vous pensez que les textes pourront mieux illustrer vos idées, le mémo narratif reste une option. Cette technique consiste à mettre en récit vos idées sur un document de cinq pages à distribuer à tous.
L’avantage de cette méthode est qu’elle pousse les participants à s’identifier aux situations. Cela facilite les échanges au cours du débat.
Par ailleurs, créer un protocole en poussant votre auditoire à se déplacer à travers un circuit ou une série d’étapes. Ici, le but est de réveiller l’attention en mettant constamment en action-réaction les participants. Ainsi, vous saurez capter leur attention tout au long de la rencontre.
Pour éviter les explications interminables, montrez directement votre prototype si éventuellement il existe. Vous pouvez l’exposer par le moyen de petites vidéos ou maquettes pour faciliter la compréhension collective. Cette méthode permettra aux participants d’avoir une idée précise de votre programme pour en saisir l’intérêt.
Être attentif aux comportements des participants
Au cours d’une réunion, le langage non verbal compte autant que les mots qui sont échangés. Cependant, on n’y prête pas attention. Il s’agira pour vous d’impliquer tous les participants dans le débat. En encourageant les plus réservés, vous obtiendrez une multitude d’interactions.
En tant que médiateur, il est de votre devoir de dégager les problèmes à résoudre. Ainsi, lorsque vous sentez une inquiétude chez certains participants, amenez ceux-ci à l’exprimer pour faciliter sa résolution par tous. Si vous organisez une réunion de crise, veillez à ce qu’elle se déroule dans le calme et le respect. Cela évitera les règlements de comptes et les conflits au sein de l’entreprise.
En outre, il est essentiel de surveiller le timing. On privilégiera dans le cas présent les échanges brefs aux longs monologues. Notez que la réussite d’une réunion ne dépend pas seulement de votre organisation, mais également de l’attention que vous porte votre auditoire.
Enfin, pour amener les participants à échanger plus librement, il est préférable d’adopter un style facilitateur. Cela vous permettra de coordonner les échanges.
Faire un compte rendu
À la fin d’une réunion, il est essentiel de réaliser un compte rendu afin de rappeler aux participants les décisions qui ont été prises. Ce compte rendu permettra également d’informer les personnes qui ont été absentes à la réunion. Il servira de point de repère lors de la prochaine rencontre. Compte tenu de son importance, la rédaction de ce document nécessite l’intervention d’un rapporteur.
À ces différentes démarches utiles pour une bonne réunion, s’ajoutent aussi des erreurs à absolument éviter lors d’une réunion.
Lancer un marathon
Il faut noter que la capacité d’attention d’un homme n’excède pas 45 min. Ceci est un motif pour ne pas faire de votre réunion un supplice. Comme souligné plus haut, un timing doit être établi et respecté. La réunion peut tenir une (01) heure, mais jamais au-delà.
Toutefois, compte tenu de leur importance, certaines réunions prendront plus de temps que d’autres. Si vous organisez des réunions de deux (2) heures, prévoyez de petites pauses et amusez la galerie pour y faire régner une bonne ambiance.
En outre, évitez d’organiser des réunions en fin de journée. Les participants seront distraits et se sentiront moins concernés par l’objet du débat.
Coupler réunion et plateau-repas
Cette idée ne doit pas être envisageable. On ne peut organiser une rencontre pendant une pause-déjeuner. Cette méthode très peu professionnelle est mal vue. Notez qu’au cours de la journée il existe deux périodes d’attention: l’une à 11 heures et l’autre à 16 heures.
Interrompre les bavardages
Le rythme de l’échange exprime clairement les préoccupations principales du groupe. Il est fréquent qu’au cours d’une rencontre certains participants échangent entre eux. Cela ne veut pas dire qu’ils ne portent pas attention à votre message. Pour éviter des surréactions dues à votre frustration, il est conseillé de les impliquer dans la conversation.
Il s’agira pour vous de les amener à partager leurs idées avec le reste de l’équipe. Cela vous permettra de mieux contrôler votre auditoire. En outre, vous pouvez vous déplacer vers ces derniers, ils sentiront votre présence et se tairont d’eux-mêmes.
Conclure sans une décision
À la fin de la réunion, vous devez vous rassurer que l’objectif de la rencontre a été atteint. En effet, il ne s’agit pas de demander aux participants s’ils ont compris ou non les points soulevés.
En réalité, en fin de séance une réponse précise doit être apportée à ces quelques questions : que décidons-nous ? quel est le rôle de chaque participant ? comment devons-nous nous organiser ? dans quels délais ?
Choisir un mauvais style d’animation
Pour une réunion réussie, il est recommandé d’adopter une animation énergique et non directive. En effet, pour une productivité renforcée, il est nécessaire d’instaurer une dynamique de groupe. Ainsi, vous devez éviter de monopoliser la parole en étant conscient de la durée limitée de la réunion.
Cette attitude laissera très peu de temps aux participants pour s’exprimer et les empêchera de partager leurs idées ou exprimer leurs inquiétudes. Aussi, devrez-vous contrôler votre nervosité en limitant au maximum les tics nerveux. Ces tics déconcentrent vos collègues et donnent l’impression que vous ne maîtrisez pas le sujet de la réunion.
Néanmoins, certaines attitudes déroutantes sont également à bannir lors d’une présentation. On note :
- Les lectures soporifiques
- Les présentations excessivement théâtrales
- Une apparence amorphe…
Enfin, l’organisation d’une réunion ne s’improvise pas. Pour atteindre votre objectif, il faudra prendre en compte plusieurs critères. Votre rôle de manager vous oblige à faire passer un message en étant essentiellement explicite.
À cet effet, il vous faudra éviter toutes attitudes déroutantes au cours de la réunion. Notez que la maitrise de votre technique d’animation déterminera l’issue de la réunion. Gardez également à l’esprit que l’après-réunion compte autant que la rencontre.
