Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises ont commencé par opter pour les cartes corporate. En effet, bon nombre de salariés déprécient le système de note de frais pour le remboursement de leurs dépenses professionnelles à cause de toutes les formalités qu’ils doivent remplir. Pour remédier à ce problème, les entrepreneurs proposent aujourd’hui à leurs employés l’utilisation de la carte bancaire corporate qui s’avère une solution très avantageuse. Elle facilite non seulement le remboursement des employés, mais optimise également la gestion des frais professionnels. Vous avez aussi décidé d’adopter la carte corporate dans votre entreprise ? C’est une très bonne décision. Toutefois, vous devez savoir que cela va impliquer une transformation pour votre société et, de ce fait, va exiger une gestion de projet efficace. Raison pour laquelle, nous mettons à votre disposition cet article qui vous montrera toutes les étapes à suivre pour la mise en place d’un programme de cartes corporate. Certes, il ne remplace pas l’accompagnement de votre prestataire de carte corporate, mais il vous aidera à mieux réussir l’implémentation de ce nouveau mode de paiement.
Sommaire
Première phase : phase de conception du programme de cartes corporate
Venons maintenant au vif du sujet. La première étape liée à la mise en place du programme de cartes corporate va consister à négocier le programme de cartes corporate avec le prestataire que vous avez choisi. Cette négociation devra prendre en compte plusieurs éléments notamment les conditions tarifaires, le délai de débit différé, les plafonds de dépenses (normalement, il ne revient pas à l’entreprise de définir les plafonds de dépenses mensuels, mais plutôt à la banque selon la carte choisie. Mais vous pouvez toujours modifier le seuil du plafond après avoir discuté avec votre banque), les conditions de dépenses à l’étrange, les services annexes (par exemple les assurances voyages et les assistances). C’est ici que vous devez également choisir le compte auquel sera liée la carte corporate. Si vous choisissez de l’adosser au compte de l’entreprise, la responsabilité des transactions vous revient. Mais si la carte corporate doit être liée au compte de l’employé, la responsabilité des transactions appartient à celui-ci (responsabilité individuelle). Sachez que chacune de ces options comporte ses atouts et ses inconvénients. C’est à vous de voir ce qui vous convient le mieux.
Cette première étape de la mise en place de carte de crédit corporate prendra fin ensuite avec l’émission et la signature des contrats auprès du prestataire de cartes et auprès des porteurs de cartes.
Deuxième phase : l’implémentation effective des cartes de crédit corporate et formation des porteurs de cartes
Avant l’implémentation
Si vous aviez déjà choisi au préalable les employés qui doivent détenir les cartes de crédit corporate, il vous faudra organiser une campagne de communication auprès d’eux. Les objectifs de cette campagne seront entre autres :
- Informer les employés ;
- Former à l’utilisation des cartes corporate ;
- etc.
Pour être sûr de réussir cette tâche, vous pouvez recourir à un professionnel spécialisé dans la stratégie de communication. Ce dernier mènera cette campagne avec efficacité. Pour cela, il va falloir bien préparer les supports qui vont servir à communiquer autour du programme de cartes corporate. C’est un travail très essentiel à la réussite de cette sous-phase. Pensez aussi à diffuser ces supports dans toute l’entreprise.
Il est capital d’impliquer tous les départements dans cette campagne de communication interne.
Pendant l’implémentation
Vous devez vous faire accompagner par votre prestataire de cartes corporate au moment de l’implémentation effective du programme de cartes corporate. Il a plusieurs rôles à jouer :
- il va vous livrer les cartes corporate ;
- Il va ensuite vous assister à intégrer les flux de données des cartes dans les systèmes ERP de la société et dans les outils de gestion des notes de frais dématérialisées ;
- Il va vous aider à configurer les cartes corporate (suivi des dépenses et des vues consolidées, gestion des plafonds et des fournisseurs autorisés).
La campagne de communication devra continuer en parallèle avec l’implémentation. En réalité, chaque étape de l’implémentation comporte nécessairement des instructions précises à fournir. Par exemple, les employés doivent avoir les informations relatives à la réception des cartes (le lieu de réception, la procédure à suivre pour le choix du code secret PIN, Etc.)
Après l’implémentation
Une fois que les cartes corporate sont distribuées et que l’implémentation a eu vraiment lieu, le prochain défi sera la formation des parties prenantes. Quand nous parlons de « parties prenantes », il ne s’agit pas seulement des porteurs des cartes corporate, mais également de tous les managers, gestionnaires, travel managers et autres employés qui interviennent dans les procédures de gestion des dépenses. Il faudra veiller à ce que tous ces acteurs jouissent d’une bonne formation, dans le contraire, cela peut impacter négativement sur l’implémentation de cartes corporate.
D’abord, vous devez leur fournir toutes les informations qu’il faut en ce qui concerne le fonctionnement, les règles et les usages des cartes. Ce n’est pas tout, il faudra également simplifier la compréhension et la mémorisation de ces informations. Ce sont des éléments qui peuvent déterminer le succès ou l’échec de la mise en place d’un programme de cartes corporate.
En général, le support de formation s’assimile d’un guide qui est fourni avec un contact. Ainsi, toute personne ayant des difficultés de compréhension a la possibilité de contacter l’assistance pour plus d’éclaircissement.
Quels sont les points que doit aborder cette formation ?
Pour les porteurs des cartes corporate, la formation sera par exemple axée sur :
- Le paramétrage initial de la carte corporate ;
- La présentation des usages autorisés de la carte (les dépenses tolérées, les plafonds, les fournisseurs acceptés, etc.) ;
- La procédure pour savoir quand un plafond est atteint, pour suivre les dépenses en temps réel et pour connaître le crédit disponible ;
- Les tarifs et les commissions éventuelles liés à l’usage de la carte corporate ;
- L’apprentissage de la demande ou de l’édition des notes de frais à partir des relevés de dépenses ;
- etc.
En ce qui concerne les managers, gestionnaires et travel managers, ils doivent dans un premier temps avoir une parfaite maitrise du paramétrage des cartes corporate. On doit leur apprendre aussi le management du risque de fraude sans oublier les changements dans les procédures de gestion.
Phase 3 : le suivi, le contrôle, et l’amélioration du programme de cartes corporate
C’est la dernière étape de la transformation. Il ne suffit pas de mettre en place le programme de cartes corporate et penser que tout est terminé. Il faut également le suivre, le contrôler et apporter des améliorations s’il le faut. Pendant les premiers mois qui vont suivre l’implémentation, le prestataire aura principalement pour fonction de donner des réponses aux questions des employés et des gestionnaires. Mais son travail ne va pas se limiter à répondre aux interrogations, il doit assister et accompagner les différentes parties prenantes. Outre cela, il faudra vérifier si tout se passe bien : contrôler l’utilisation des cartes et les procédures de traitement des notes de frais qui ont été modifiées. Vous devez soumettre les employés à un questionnaire précis afin de collecter les observations et les retours d’expérience. Il faut également suivre les indicateurs de performance définis pendant la conception du programme de cartes corporate. C’est l’ensemble de tous ces éléments qui vous permettra de procéder à une réelle évaluation du programme.
Conclusion
Pour conclure, il faut dire que la mise en place d’un programme de cartes corporate est un projet qui peut s’avérer long et comporter certaines difficultés. Le plus souvent, ce qui rend l’opération un peu difficile est le caractère transversal du projet de transformation. C’est pourquoi il est important de faire participer au changement plusieurs employés intervenant dans différents départements et métiers pour avoir un bon résultat.
Néanmoins, sachez que le processus est plus facile si vous optez pour un prestataire de cartes corporate fiable et qualifié. Il vous fera bénéficier de l’accompagnement et de l’assistance nécessaire susceptible de minimiser les difficultés.
Par ailleurs, on ne peut finir cette rédaction sans vous faire un petit rappel des atouts liés à la mise en place de la carte corporate dans une entreprise :
- Vous gagnez en temps dans la gestion des notes de frais qui peut être automatisée ;
- Elle facilite la gestion des dépenses de vos employés ;
- Vous pouvez contrôler les dépenses de vos salariés grâce au système de plafonds ajustables ;
- Vous avez le reporting précis des dépenses de chaque collaborateur en temps réel;
- etc.
