De nos jours, l’apport des outils informatique est très précieux dans la gestion d’une entreprise. Il convient que ces logiciels soient adaptés aux besoins de l’entreprise pour faciliter la tâche aux usagers. De nombreux logiciels de gestion des usagers ont prouvé leur efficacité. Découvrez dans cet article l’utilité des logiciels de gestion, leur fonctionnement ainsi que leurs avantages.
Sommaire
Les logiciels de gestion : généralité
- Le logiciel de comptabilité intégré
Il permet de gérer les revenus, les dépenses et de suivre la trésorerie d’une entreprise.
- Le logiciel de gestion de projet et tâches
L’avancement du projet peut être suivi avec cet outil grâce à des dashboards personnalisables. Il permet de travailler de façon étroite et efficace entre collaborateurs. Les versions de logiciels de projet en ligne sont encore plus efficaces.
- Le logiciel de gestion du temps
C’est le logiciel de base que doit avoir tout entrepreneur. Il permet de comptabiliser le temps passé sur chaque projet. Cela facilite la facturation du travail effectué pour un client. Ce type de logiciel analyse également le temps de travail de façon minutieuse afin de mettre en évidence les tâches les plus lourdes pour plus d’efficacité.
- Le logiciel de gestion de la relation client ou CRM
Dans ce type de logiciel, toutes les données concernant les clients et prestataires sont regroupées en un seul endroit. Certains donnent même la possibilité aux utilisateurs de communiquer et travailler avec eux.
- Le logiciel de gestion des usagers
Il est adéquat pour les structures sociales telles que les maisons de retraite, les hôpitaux, les associations et facilite les rapports d’activités. Ce sont des logiciels libres pour la plupart.
Il existe également des logiciels de gestion sur mesure. Ces derniers s’adaptent au travail des équipes qui les utilisent et améliorent leur productivité de façon instantanée.
Avantages de l’utilisation des logiciels de gestion
Un grand nombre d’avantages découlent de l’usage d’un logiciel de gestion dans les entreprises.
Un gain de temps
Pour un entrepreneur, il est essentiel de gagner du temps car cela lui permettra d’augmenter sa productivité et par la même occasion son chiffre d’affaires. Il importe donc que son temps soit bien géré. C’est l’avantage qu’offrent les logiciels de gestion. Étant donné que le système est automatisé et centralité en un seul endroit, il n’y a plus de corvées de facturation, de gestion des données clients ou de rédaction des mentions légales. Des modèles de factures prêts à l’usage sont même disponibles. Le temps est ainsi économisé sur les taches sans intérêt et chronophages.
Une sécurisation des données
Très souvent développés en mode Saas, les logiciels de gestion sont également accessibles en ligne. Ces logiciels ont été créés de façon à délivrer un service sécuritaire et fiable aux diverses entreprises utilisateurs. Ces derniers peuvent donc y stocker des données ou documents d’ordre professionnel. Ils ont même la possibilité de recevoir des paiements sécurisés en ligne.
Un travail d’équipe coordonné
En plus de permettre la cohésion au sein d’une équipe, les logiciels de gestion sont les mieux adaptés pour accéder à des agendas partagés, pour attribuer des taches au personnel et pour suivre la progression exacte des projets. Les collaborateurs ont la possibilité de partager les documents entre eux. Le travail d’équipe est ainsi facilité et l’information est plus accessible.
Une vision plus globale de l’entreprise
L’un des points essentiels pour un entrepreneur est de pouvoir accéder de façon permanente à l’état général de son entreprise. Les logiciels de gestion présentent les analyses des ventes, du chiffre d’affaires, ainsi que celles des bénéfices. Grâce à ces analyses, des décisions stratégiques peuvent être prises dans le but d’optimiser le développement de l’entreprise.
Le choix du logiciel de gestion pour son entreprise
Les critères principaux sur lesquels on doit se baser pour choisir le logiciel de gestion adéquat sont l’activité et les besoins de l’entreprise. Par exemple, pour une personne qui travaille seule, un logiciel de gestion collaboratif ne lui serait pas de grande utilité. Il faut noter que plus un logiciel de gestion possède des fonctionnalités, plus il est onéreux. Le budget doit donc être pris en compte dans le choix final.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des usagers ?
Grâce à ce type de logiciel, les informations en rapport avec les documents administratifs de l’usager sont disponibles en temps réel et peuvent être partagées entre les professionnels au sein de l’entreprise. C’est le cas du logiciel paxtel, qui est gratuit et dédié aux associations et structures sociales.
La plupart des logiciels de gestion des usagers fonctionnent comme un site internet. Ils sont accessibles en tous lieux grâce à une connexion internet.
Comment fonctionne un logiciel de gestion des usagers ?
Étant donné que toutes les entreprises ne se ressemblent pas, il est important qu’un bon logiciel de gestion des usagers soit personnalisable. Il doit pouvoir prendre en compte les usages et les besoins d’un établissement à un autre. Les rapports d’activités et les demandes d’indicateurs supplémentaires propres à chaque entreprise constituent la base pour le paramétrage et la personnalisation du logiciel. Il faut noter que ces logiciels évoluent selon les besoins de l’entreprise.
Que ce soit sur le plan social, familial, professionnel, médical ou psychologique, le dossier de chaque usager est suivi. En plus de cela, il est possible de :
- créer des fiches de renseignement, de demande de suivi, de rendez-vous ou de maraude ;
- télécharger des documents relatifs aux usagers ;
- suivre les places disponibles sur chaque dispositif en temps réel ;
- rédiger, éditer et transmettre des comptes rendus?
- éditer ses modèles de documents (règlement intérieur, attestation d’hébergement, attestation de prise en charge) ;
- consulter et créer des dossiers sur internet par le moyen d’une tablette, d’un téléphone, d’un PC ou d’autres types d’appareils mobiles.
Les concepteurs de ce type de logiciel proposent souvent, aux entreprises qui adoptent leurs outils, une formation sur une durée donnée qui est généralement de 1 à 2 jours. Cette formation est également personnalisée en fonction de l’entreprise. Elle se déroule après une certaine période d’utilisation. Des services de maintenance annuels, qui peuvent se dérouler à distance, sont également proposés. Le budget de fonctionnement de ces logiciels se calcule généralement en fonction du nombre d’utilisateurs, et ce, quel que soit le nombre de dispositifs mis en place. Par ailleurs, la plupart de ces logiciels peuvent être téléchargés et installés gratuitement.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des usagers ?
Comme tous les autres types de logiciels de gestion, les logiciels de gestion des usagers présentent plusieurs avantages. Ils facilitent le quotidien des travailleurs (chefs d’entreprises, directeurs, animateurs, bénévoles, veilleurs, agents d’accueil) en termes de communication et leur font bénéficier d’un gain de temps non négligeable. Grâce à ces outils, les rapports d’activités s’obtiennent plus rapidement, de façon détaillée, et peuvent par la suite être transmis en toute quiétude aux financeurs. L’image de l’entreprise ne peut être qu’améliorée puisque les documents présentés ont été réalisés avec soin.
Un autre point important concerne la facilité d’utilisation de ces logiciels. Ce sont des modules clés en main, qui présentent des interfaces claires et précises, dont les fonctions sont choisies par l’entreprise. Les novices en informatique et même ceux qui n’y connaissent pas grand-chose peuvent les utiliser et gagner quotidiennement en productivité.
Pour résumer, les logiciels de gestion des usagers simplifient les démarches administratives et facilitent la gestion des usagers. Ils permettent un gain de temps et d’argent. Tous ces avantages prouvent bien leur utilité au sein d’une entreprise.
