Ajout de signature électronique à un logiciel : Quel outil utiliser ?

La signature électronique est certainement la grande innovation technologique de ces dernières années. Malheureusement, elle est toujours aussi peu connue du public, malgré ses nombreux avantages. C’est quoi une signature électronique ? Quels sont ses types ? Comment signer numériquement un document ? L’api de Docage, qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses avantages ? 

La signature électronique : qu’est-ce que c’est ?

Dans la vie de tous les jours, les professionnels de différentes activités sont amenés à signer des documents (factures, reconnaissances de dettes, devis, fiches de paie, bons de commande, contrats, etc.) de façon manuscrite. Ce faisant, ils manifestent leur désir de rendre légaux leurs documents, en y apportant une certaine identification de leur entreprise et de son responsable légal.

Eh bien, la signature électronique fonctionne suivant le même principe. En revanche, vous n’aurez pas besoin de signer le document avec un stylo-plume. Un mécanisme de clés de cryptage est mis en place pour garantir l’intégrité d’un document et permettre l’identification formelle de son auteur.

Ce mécanisme n’est pas la seule possibilité de signature électronique. Il existe également la signature électronique manuscrite, qui laisse quand même à l’auteur la possibilité de combiner la signature manuscrite à la technologie de cryptage évoqué plus haut. Quel type de signature faut-il alors utiliser, pour sceller son document ?

Les différents types de signatures numériques

La signature électronique que vous choisirez pour votre document va dépendre avec son importance, de la confidentialité, et de son enjeu. Ainsi, vous conviendrez avec nous, qu’un document diplomatique reçoive plus d’attention en termes de signature électronique qu’une facture lambda ou encore un devis. Trois types de signatures sont possibles sur un document. Nous avons :

• La signature simple ;
• La signature avancée ;
• Et la signature qualifiée.

En ce qui concerne la signature électronique simple, elle n’a pas vraiment une grande valeur juridique. Contrairement aux deux autres, elle n’offre pas la possibilité de désigner de façon certaine l’auteur du document. On l’utilise le plus souvent quand on coche dans les boutiques en ligne, la case de livraison, la case de demande de prélèvement, ou encore lorsque nous apposons notre propre signature scannée à un document qu’on envoie à un tiers. L’acte n’a pas vraiment une valeur juridique.

Quant à la signature électronique avancée, elle propose déjà un niveau de sécurité un peu plus accrue que la signature électronique simple. Ce type de signature est reconnu par la loi et doit répondre à un certain nombre de critères. Il doit être :

• Authentique : Révéler l’identité de la personne ayant signé le document de façon certaine ;
• Infalsifiable : Prouver que le document n’a subi aucune modification entre la signature et la livraison.
• Non réutilisable : l’originalité et le caractère unique de chaque cryptage utilisé ;
• inaltérable : le document ne doit plus être modifiable une fois qu’il est signé ;
• irrévocable : la personne qui a signé le document ne peut prétendre le contraire ;

La signature électronique qualifiée est le nec plus ultra des signatures, sur les plans technique et juridique. En réalité, outre les exigences de la signature avancée, elle doit répondre à des exigences complémentaires (annexe I et II du Règlement eIDAS). En pratique, il faudrait prévoir une vérification de l’identité du signataire ou utiliser une clé physique pour créer la signature.

Cette technique de signature n’est utilisée que pour des documents très importants. C’est le cas d’actes notariaux, décision de justice, des documents relatifs aux marchés publics, etc. 

Comment signer numériquement un document ?

Faire signer un document n’a jamais été plus facile qu’aujourd’hui. Dans un premier temps, il faut choisir le prestataire de signature numérique. Il sera en quelque sorte une troisième partie morale. Son objectif serait de garantir l’intégrité du document avant, pendant et après la signature, sans oublier l’archivage de celui-ci. Il est donc important de choisir un prestataire en qui vous pourriez avoir confiance. En ce qui nous concerne, nous avons essayé pour vous Docage et nous avons été convaincus. Outre leur plateforme, ils possèdent une API de signature électronique très intéressante.

Ensuite, vous devez à travers la plateforme envoyer le document au client. Ce dernier reçoit à son tour un mail suivi d’un lien. Il clique sur le lien en question et renseigne le code qui lui a été envoyé via SMS ou mail pour procéder à une signature. Enfin, le document est archivé et plus personne ne pourra le modifier. Mieux, il est horodaté et valide sur le plan juridique en Europe et aux états unis.

Comment intégrer Docage à vos logiciels professionnels ?

La signature électronique est désormais une nécessité, sinon une obligation. Avec le développement du télétravail, elle représente une valeur sure pour les entreprises. Mais, comment l’adopter de façon complète ? La solution est de l’ajouter à vos logiciels professionnels.

En ce qui concerne le fournisseur Docage, il faut noter que l’intégration de la signature ne devrait pas poser problème. Puisque vous ne pourrez le faire vous-même, il est conseillé de laisser votre développeur s’en occuper.

Pour y arriver, il vous suffit de consulter la documentation POSTMAN fournie par l’entreprise pour faciliter l’intégration de son API (Application Programming Interface) avec vos logiciels. Vous aurez également des exemples de code dans les langages de programmation populaires à savoir : C, C#, CURL, Go, HTTP, JAVA, JAVASCRIPT, NODEJS, PHP, POWERSHELL, PYTHON, RUBY, SHELL et SWIFT. Qu’en est-il alors des avantages d’une intégration d’une signature électronique à vos logiciels professionnels ?

Les avantages d’une intégration de la signature Docage avec les logiciels professionnels

Adopter la signature électronique Docage dans votre entreprise, c’est faire dans un premier temps, le choix de la sécurité. En réalité, avec une signature numérique, vous garantissez votre sécurité en vous basant sur le procédé de cryptographique asymétrique. Ainsi, vous serez à l’abri de toutes déconvenues. Toujours pour plus de sécurité, Docage offre un cachet d’inviolabilité appelé horodatage qui scelle le document en lui appliquant une date universelle.

Dans un second temps, la signature numérique offre beaucoup plus de mobilité dans les échanges et simplifie la gestion de vos documents. En effet, vous n’aurez plus besoin d’envoyer physiquement un document (un procès-verbal par exemple) à signer à tous les actionnaires de votre entreprise. Avec la signature électronique Docage, il suffit de leur adresser un mail. Une fois la signature apposée, les documents seront soigneusement archivés et accessibles à tous. Ce qui rend encore plus intéressant le processus, c’est qu’il est possible d’envoyer une petite notification de rappel aux signataires qui auraient oublié de parapher les documents.

Enfin, il faut opter pour l’intégration de la signature numérique Docage, parce que cela vous permet d’améliorer les délais de traitement des documents, mais encore de faire des économies. Imaginez que vous ayez déjà parlé de vos services à des collaborateurs externes, qui souhaitent que vous leur envoyiez un contrat. Au lieu de passer par la poste, vous pourrez l’envoyer directement par mail. Ce qui vous permet d’avoir les signatures en un temps record. Mieux, vous n’aurez qu’à vérifier tout ceci depuis votre smartphone le weekend, sans trop penser à des problèmes de pertes de courriers, etc. Par ricochet, vos clients seront heureux d’obtenir des services rapidement.

En ce qui concerne la réduction des couts, vous économiserez les frais liés à l’impression (cartouches, feuilles, temps d’impression) ; l’archivage ; l’acheminement des documents, les fournitures de bureau, etc.

De la législation autour de la signature électronique

Oui, il est clair qu’on a du mal à comprendre complètement le fonctionnement de la cryptographique asymétrique. Cependant, cette nouvelle forme de signature numérique est aussi légale que la bonne vieille signature manuscrite.

En effet, la signature électronique est reconnue depuis 1999 par l’Union européenne. Toujours pour plus de sécurité, le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance) de 2014, mise en application en 2016, vient vraiment certifier la signature numérique comme une valeur sure.

Ainsi, en Europe et aux États-Unis, le principe de non-discrimination a été établi. Aucune signature électronique ne peut donc être rejetée par un tribunal de commerce.

En France

L’article 1367 du Code civil stipule : « la signature électronique est une preuve irréfutable au même titre qu’une signature manuscrite ». Elle est par ailleurs définie comme « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

En ce qui concerne la jurisprudence, l’arrêt du 2 mai 2019 rendu par la Cour d’appel d’Orléans affirme ce qui suit : « le certificat électronique d’identification délivré par un prestataire de service de confiance, le contrôle physique de l’identité et l’envoi d’un SMS d’identification sur le téléphone mobile sont de nature à démontrer la validité de la signature électronique. Les juges considèrent toutefois que cette existence résulte uniquement de l’exécution volontaire du contrat par le client. »

En somme, il faut souligner que la signature électronique n’est pas une fin en soi. Elle n’est pas encore très bien comprise par tout le monde, surtout lorsqu’on parle de cryptographique asymétrique. Si vous souhaitez vous y mettre, assurez-vous que vos collaborateurs soient sur la même longueur d’onde que vous. Prenez le temps d’expliquer, de faire des formations et surtout, demandez conseil à votre prestataire.