La gestion de la paie du personnel est l’une des tâches auxquelles une PME doit faire face de façon périodique. Il s’agit d’une tâche délicate à mener dans les meilleurs délais afin de maintenir intacte la motivation des salariés. À ce titre, il est indispensable de trouver le meilleur moyen pour leur permettre de vite percevoir leur salaire. Découvrez ici quelques astuces pour bien gérer la paie de votre PME.
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Opter pour l’externalisation du traitement de la paie de vos salariés
Compte tenu de leur budget modeste, la plupart des PME ne recrutent pas des salariés entièrement commis aux tâches administratives. Il n’est donc pas rare de voir celles-ci être directement gérées par le chef de l’entreprise. Toutefois, ce dernier n’est pas toujours apte à bien gérer la paie de ses employés. Pour pallier ce problème, de nombreux responsables préfèrent l’externalisation de la paie de leur entreprise.
Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?
Pour externaliser la gestion de la paie de votre entreprise, il faut passer par plusieurs étapes importantes. D’abord, vous devrez choisir le prestataire qui s’occupera de cette tâche pour le compte de votre entreprise. Ce choix dépend principalement de vos besoins, de votre budget et de vos attentes.
Après avoir identifié un bon prestataire, vous devrez organiser un entretien pour renseigner les spécificités de votre entreprise. Au cours de cet entretien, vous devrez également transmettre à votre vis-à-vis un dossier contenant des informations relatives au traitement de la paie. Ce document doit notamment contenir les informations suivantes :
- le nombre de salariés ;
- les conventions applicables ;
- les accords collectifs ;
- le dossier de chaque salarié ; etc.
Par ailleurs, votre entreprise doit informer le prestataire sur les différents éléments de paie. Il peut s’agir par exemple des primes, des augmentations ou des frais professionnels. En détenant toutes informations, le prestataire paiera régulièrement vos salariés dans une transparence totale.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?
La gestion externalisée de la paie est une option qui contribue grandement au développement d’une PME. D’abord, elle permet d’obtenir un gain de temps considérable. Ce mode de gestion de paie est assuré par un spécialiste qui ne travaille pas au sein de votre entreprise. En dehors des informations à transmettre, vous n’aurez donc plus rien à faire avant que vos employés soient payés.
Vous pourrez alors consacrer votre temps à d’autres tâches. De plus, l’externalisation de la paie est une solution qui vous permet d’avoir une masse salariale moins pesante. En effet, avec ce système, vous n’aurez pas besoin de recruter un professionnel pour l’accomplissement de cette tâche.
Choisir une gestion internalisée de paie pour votre PME
La gestion de la paie à l’intérieur de l’entreprise nécessite la mise en place d’un service spécifique dédié à cette tâche. Généralement, le chef d’entreprise doit recruter un gestionnaire de paie qui pourra satisfaire les salariés dans un délai optimal. De même, ce professionnel doit être capable de réaliser toutes les autres activités relatives à la paie. Pour l’établissement des fiches de paie, le gestionnaire doit investir dans un logiciel interne de gestion. Ce mode de gestion de la paie exige une collaboration étroite entre le gestionnaire de paie et le service des ressources humaines.
En effet, ce service dispose de la quasi-totalité des informations qui permettent d’établir le montant de la paie d’un salarié. Le principal avantage de ce mode de ce système est l’automatisation des procédés. Le gestionnaire insère uniquement les données dans le logiciel qui se charge de procéder aux différents calculs. De même, le programme informatique génère les fiches de paie. Le second avantage de ce système réside dans la possibilité de posséder une base de données contenant tout le personnel de votre entreprise.
Gérer la paie de votre PME avec un logiciel en ligne
À l’instar d’un modèle interne, un logiciel de gestion de la paie en ligne permet d’automatiser le processus administratif de paie. Cette solution permet aux entreprises de synthétiser toutes leurs données sociales. La plupart des logiciels de gestions de paie en ligne offrent de multiples avantages.
En effet, ils nécessitent moins de temps pour les démarches administratives et contribuent à la réduction des erreurs pendant les traitements de données. Les logiciels en ligne sont très nombreux et proposent des avantages presque similaires. Toutefois, certains d’entre eux se démarquent grâce à des avantages spécifiques.
PayFit : une prise en main très facile
Ce logiciel a été conçu pour améliorer la gestion de la paie. Son accessibilité et son interface sont les éléments qui permettent surtout de le distinguer. PayFit permet de créer chaque mois les bulletins de paie de vos salariés. Il tient compte de toutes les catégories d’employés (CDD, CDI, temps partiel…), des absences ou des congés payés.
Fiche-Paie.net : créer rapidement une fiche de paie
Comme l’indique son nom, ce logiciel en ligne se charge uniquement de créer les fiches de paie. Celles-ci sont obtenues en quelques minutes si vous remplissez correctement le formulaire prévu à cet effet. Le coût de cette solution est très abordable et convient à toutes les PME.
Vous connaissez désormais les différentes méthodes de gestion de la paie au sein de votre PME.
