Aménagement de bureau professionnel : 10 conseils pratiques

Ce n’est point un secret ; vous le savez tous ! Le fait de garantir à ses employés les meilleures conditions de travail est gage de performances pour toute entreprise. Mais, les meilleures conditions de travail ne sont pas que salariales. Elles s’étendent aussi à la qualité du cadre professionnel à travers un aménagement qui favorise le renforcement de la synergie et la communication au sein des employés. Ce paramètre de productivité et de confort des sociétés est si important qu’aujourd’hui il existe des structures professionnelles spécialisées dans l’agencement intérieur des bureaux à qui vous pouvez faire appel en cas de besoin. Mais, dans le but de vous aider à garantir à vos salariés un cadre professionnel optimal, nous mettons à votre disposition quelques conseils pratiques relatifs à l’aménagement des bureaux professionnels.

Faites une étude de l’espace disponible

Le secteur immobilier a connu un essor fulgurant au point où l’on rencontre aujourd’hui plusieurs types d’aménagement du cadre de vie comme Open space, télétravail, coworking, Desk-Sharing. 

Mais, dans tous les cas, la prise en considération de la surface à aménager marque le début de tout projet d’aménagement. Cette étape vous invite à vous demander comment vous pourriez exploiter judicieusement l’espace de votre entreprise pour mieux répondre à ses exigences et nécessités, mais surtout à celles des employés. D’aucuns vous recommanderaient la stratégie de la communication et l’homologation du plan d’étude de l’espace en plusieurs étapes. Et nous pensons que ces derniers n’ont pas totalement tort. Des échanges entre la Direction des Ressources Humaines, la Direction Administrative et Financière, la Direction Générale sans oublier la consultation des salariés pourront permettre de mieux exploiter l’espace de votre entreprise.

À partir du moment où la modification des surfaces sociales et des espaces de passage est possible, on peut tailler sur mesure l’aménagement d’un bureau professionnel. Il s’agit ici d’une optimisation d’espace sur la base des activités, des bruits, des passages, de la dimension des meubles… C’est une étape fondamentale pour tout projet d’agencement de bureau de travail.     

Vous devez savoir agencer les locaux de travail

Cette recommandation veut que :

• Vous réserviez un endroit calme pour certaines activités. En effet, il y a des tâches difficiles à exécuter dans le bruit. Et il peut exister également parmi vos employés certains qui sont allergiques aux travaux dans des milieux particulièrement bruyants. Pour répondre à ce besoin, il faut simplement aménager pour ces derniers des locaux où le silence règne en maître ;
• Vous utilisiez les dispositifs de rangement. Pour éviter la dispersion anarchique des affaires des employés, les sociétés doivent mettre à la disposition de leur personnel des dispositifs de rangement comme les casiers, les porte-manteaux… Ceci permet de ranger les chargeurs, les cadenas des casiers, les sacs à main ainsi que les sacs à dos, les boîtes à thé, les bonnets, les gants, les collations, les écharpes ;
• Vous réunissiez les bonnes personnes. L’expérience a montré que lorsqu’il y a possibilité d’échange de proximité entre les membres d’une équipe, le travail évolue normalement. Ceci est encore plus important lorsque les travailleurs sont plurivalents.

Vous devez soigner l’apparence des locaux de l’entreprise

Comme nous l’avons précédemment mentionné, le cadre professionnel doit indiquer l’esprit et l’identité d’une société. Et cela passe forcément par le décor soigné des locaux. L’aspect des locaux se résume aux éléments suivants !

La décoration soignée des bureaux avec à la clé une vue d’ensemble plus saisissante

Un local de travail mieux organisé et méticuleusement présentable met en valeur la marque d’entreprise et favorise des prestations qualitatives. Soyez donc créatif quant au choix des couleurs et à l’agencement des meubles. Certains chefs d’entreprise n’hésitent même pas à délimiter des coins de réflexion. Ils y installent des canapés, des tableaux noirs ou encore des poufs. Vous pouvez penser à un tel endroit pour le bonheur de votre personnel.

L’organisation des dossiers ou l’archivage d’une société 

Le stockage des documents est l’un des points sensibles du fonctionnement de toute entreprise. Il constitue la mémoire d’une entreprise. En effet, le dysfonctionnement de la section archivage peut conduire une entreprise à la perte de contrat important. Orientez donc vos collaborateurs vers les tiroirs et armoires prévus à cet effet. Si vous n’en avez pas encore, alors tâchez-vous de les acheter. Autrement, ne soyez pas surpris que les dossiers disparaissent quelques fois.

L’amélioration des vues 

Après avoir passé des jours devant son écran, on peut avoir une vision faible. Ainsi, pour permettre aux cerveaux d’être constamment en éveil, il est recommandé de décorer les murs avec des images et couleurs de goût, d’installer les plantes d’ornement ou un écran de liège. Vos employés pourront donc les observer lors des pauses pour rétablir leurs visions.

Le recyclage des déchets solides 

Le cadre de travail doit rester propre et écologiquement sain. Il convient alors de prévoir un dispositif de tri des emballages plastiques, des verres et des papiers dans les lieux de pause. Vous pouvez par exemple vous servir tout au moins des « ampoules écologiques ». 

L’actualisation des équipements de travail

 Intitule de garder encore des instruments gâtés depuis des mois, voire des années ! Essayez de vous en débarrasser pour oxygéner votre lieu de travail.

Votre projet d’aménagement de bureau est le reflet de l’esprit de votre entreprise

Disons que l’architecture globale de votre société au plan intérieur comme extérieur doit être vue comme votre emblème, votre marque. Les locaux de travail doivent alors s’éloigner des représentations classiques. Ils doivent être plutôt les vrais moyens de promotion de l’identité d’une structure. Les projets d’agencement de bureau nécessitent donc de lourds investissements.

N’ignorez pas les petits détails

Vous organisez par exemple une réunion, mais tous les participants n’ont pas trouvé de prises de courant pour le branchement de leurs ordinateurs. Retenez que, le plus souvent, beaucoup de problèmes découlent des petits détails que vous omettez la plupart du temps. Les porte-manteaux, les lampes incorporées aux postes de travail, l’arrangement des tables de conférence sont les moindres détails qu’il faille prendre en compte.

Prise en compte de la dimension acoustique   

 Aujourd’hui, « l’Open Space», ayant battu son plein vers 1980, est sujet à de vives polémiques. Cet espace se trouve au cœur de nombreuses accusations. À l’origine, son tintamarre qui perturbe la concentration des travailleurs ! La dimension sonore est donc indispensable dans les projets d’aménagement de bureau professionnel. Nous pensons qu’il est primordial de répondre aux exigences acoustiques d’un espace professionnel. L’insonorisation doit être prise en considération. Elle fait appel au choix des cloisons, de double-vitrage, de portes appropriées, des revêtements au sol et autres. Vous pouvez recourir à un aménageur de bureau professionnel afin de bénéficier de son expertise. Sachez d’ores et déjà que l’aménageur de bureau professionnel vous aide à trouver la meilleure solution d’aménagement en vous fournissant un espace de travail innovant.

L’importance de l’espacement des bureaux

L’organisation de l’espace reste le point central de l’aménagement des locaux professionnels. Plus vous espacez intelligemment les bureaux, mieux vous optimisez la circulation, la communication et de surcroit la compétitivité. À cet effet, la norme AFNOR NF X 35-102 sur la gestion des espaces professionnels vous invite à prévoir une aire de travail de 10 m² minimum pour un seul employé. Rappelons que cette norme n’a pas un caractère obligatoire. Néanmoins, vous n’aurez rien à perdre en la mettant en application. Bien au contraire, vous gagnez l’avantage d’offrir à vos collaborateurs un cadre professionnel confortable et très pratique.

Quant à l’espacement des bureaux professionnels, « l’Open Space » vous suggère de déjouer les contacts visuels de face ou les face-à-face phoniques. Pour être un peu plus clair, ces contacts sont des potentielles sources de stress et de déconcentration au sein des employés. Au cas où vous serez éventuellement confrontés à l’impossibilité d’espacer convenablement les bureaux de travail, vous pourriez procéder à l’installation à mi-hauteur des cloisons. Elles ont pour fonction de faciliter les échanges verbaux entre les membres de groupe tout en garantissant à chacun une marge d’intimité pour exécuter sereinement ses travaux.

Choisir les meubles d’angles arrondis pour l’aménagement des locaux professionnels

C’est une évidence que les meubles en forme carrée ou les meubles aux angles rectilignes offrent une facilité d’installation dans les aires professionnelles. Cependant, il est aussi vrai que le choix des ameublements bureautiques en forme modérée est gage d’une harmonie et de dialogue au sein des salariés. La seule chose qu’il faut garder à l’esprit est que les coins arrondis permettent d’éviter de se cogner au cours des déplacements des meubles.

Choisir les bureaux flexibles pour l’aménagement de votre cadre professionnel

Vous devez savoir qu’il est préférable d’opter pour les bureaux professionnels essentiellement modulables. Comprenez par-là que le bureau professionnel doit constamment s’accommoder avec les exigences de l’entreprise, qu’il s’agisse par exemple du remaniement des équipes et du passage des stagiaires. C’est en fonction d’une telle logique qu’on vous recommande d’opter pour l’ameublement souple, moins dérangeant et simple à bouger.

L’importance des espaces de retrait ou de détente pour un aménagement réussi

Ce principe fait partie des points les plus importants d’un projet d’aménagement d’un local de travail. Souvenez-vous qu’une surface calme aménagée et fermée aux regards permet à vos employés de s’isoler à la pause pour se détendre et d’amuser les causeries entre collègues de service.  

Les enjeux liés à l’aménagement d’un bureau de direction

De la forme du plateau d’un local professionnel aux meubles d’agencement en passant par l’apparence décorative et les espaces de circulation, l’aménagement d’un bureau professionnel est un ingrédient indispensable à la productivité, à l’efficacité et au succès d’une société. L’aménagement d’un local professionnel doit non seulement garantir aux employés d’une entreprise un cadre de travail agréable et bien oxygéné, mais il doit également refléter l’esprit et l’identité de cette entreprise. De ce point de vue, l’aménagement en lui-même devient un enjeu de taille qui se décline en des enjeux spécifiques.

Les enjeux relatifs à la performance de l’entreprise

Tout rangement du cadre professionnel doit permettre aux salariés d’évoluer dans un espace professionnel agréable leur offrant une circulation fluide, une communication rapprochée et un esprit d’équipe fort. Il doit permettre également à une entreprise d’embrasser le succès à travers une renommée et un excellent rendement.

Les enjeux liés au bureau de la direction    

Il est impératif de soigner l’image d’une entreprise par le biais du design de sa direction. Pour cet enjeu d’image, il faut retenir que le bureau de la direction est le plus souvent ou toujours personnel et non classique. Il est impératif qu’il synchronise avec votre identité de marque. L’agencement du plateau de la direction doit permettre d’asseoir les mesures de confidentialité. Pour les différentes raisons relatives aux négociations avec les collaborateurs commerciaux et les ressources humaines, le cabinet de direction doit bénéficier d’un calme et d’une présence d’esprit assez exceptionnelle. Il en est de même pour l’exécution des plans d’actions secrètes et les règlements de conflits internes entre employés. La direction doit être un cadre favorable à la totale confidentialité des divers échanges.

Le choix des meubles de direction

Nous ne le dirons pas assez : le bureau de la direction doit incarner l’icône de l’entreprise. À ce titre, son aménagement ne doit pas s’écarter des fondamentaux qui sont entre autres les fonctionnalités et la commodité. Ainsi, le directeur ou la directrice peut opter pour un aménagement plus original. Le plus important est que l’espace ne soit pas trop encombré. Nous devons aussi attirer votre attention sur le choix des matières. Un prestige supérieur aurait exigé que vous privilégiiez les matériaux beaucoup plus nobles tels que les métaux, les bois, les verres et autres.

En ce qui concerne les rendez-vous d’importance capitale, une table de réunion ou un plateau d’angle et les chaises d’appoint sont plus convenables. C’est le minimum recommandé pour les débats importants :

• démarchage de nouveaux clients ;
• réaménagement des locaux ;
• négociation et signature de nouveaux contrats ;
• élaboration du plan marketing ;
• mise sur pied du plan d’évacuation en cas de force majeur ;
• règlement des conflits…

Par ailleurs, le bureau de direction doit servir de modèle d’organisation. On n’y doit pas laisser éparpiller les dossiers. Ce qui est certain, c’est que tout doit se faire en fonction de l’espace disponible et de la quantité des objets. Mais, la solution existe toujours. Analysez vos besoins et optez pour les meubles d’organisation conséquents. Qu’il s’agisse des armoires à clé, des planches, des bibliothèques ou des caisses à roulettes, c’est à vous qu’il revient de définir la forme, les couleurs, les matériaux et les dimensions pour sculpter l’ambiance de votre direction.

Comment organiser un bureau de direction ?

Lorsqu’il s’agit d’un local pour une seule personne, la norme AFNOR NF X 35-102 préconise une surface de 10 m² minimum. Et il est important d’insister sur l’aspect aération de la pièce. On doit nécessairement éviter d’encombrer le bureau. Voici ci-dessous un format d’évaluation de la surface et des besoins :

Voilà, vous avez dès à présent une formule pratique pour avoir un bureau de direction parfait. Toutefois, cette tâche peut être aussi confiée aux professionnels d’aménagement intérieur, à l’instar du Groupe EPC. Seulement, nous tenons à faire remarquer que confier l’aménagement de bureau professionnel aux experts a bel et bien un coût. Certains pensent même qu’il faut établir un budget de 3 000 à 40 000 €.