Aujourd’hui, près de 25 entreprises françaises sur 100 ont recours à des prestataires extérieurs pour gérer les tâches non stratégiques dans leur service RH. Cette option se heurte malgré tout, encore, à la résistance de certains dirigeants d’entreprises qui en ont une mauvaise opinion. Si vous aussi vous hésitez encore à recourir à l’externalisation RH, voici quelques avantages que vous pouvez en tirer et qui vous feront sans doute changer d’avis.
Sommaire
- 1 Une opportunité pour limiter les risques d’erreurs de gestion
- 2 Gagner du temps et se concentrer sur le cœur de son métier
- 3 Une solution pour réduire du personnel
- 4 L’externalisation pour avoir accès à de nouvelles compétences
- 5 L’externalisation pour mieux maîtriser son budget
- 6 L’externalisation des RH pour des gains technologiques
- 7 Qu’est-ce qui peut être externalisé dans les ressources humaines ?
- 8 Quelles précautions prendre pour ne pas regretter cette option ?
Une opportunité pour limiter les risques d’erreurs de gestion
Externaliser les ressources humaines permet de mettre fin aux problèmes de conformité et de réduire ainsi les risques légaux.
Utile à toutes les organisations, l’externalisation est encore plus utile aux entreprises internationales. Ces dernières sont en effet, beaucoup plus que les autres, soumises à des lois complexes en perpétuelle évolution. Elles embauchent des indépendants ou des employés d’origines variées, ce qui implique la prise en compte de plusieurs législations. Le respect de ces dernières n’est pas toujours chose facile.
Or, ne pas respecter les législations peut sérieusement nuire à l’image d’une entreprise. Cela peut également lui faire perdre beaucoup d’argent ou la mettre en situation de faiblesse face à un employé mécontent qui voudrait intenter une action en justice. C’est pourquoi certaines entreprises préfèrent avoir accès à l’expertise nécessaire en la matière. Confier la gestion de votre département RH à un partenaire externe vous met à l’abri de tous ces risques. Spécialisé dans le domaine, votre partenaire RH sera à même de déjouer les pièges liés à la législation dans lesquels vous pouvez tomber. Les risques d’erreurs de calcul, et dans les procédures, seront également nettement réduits. Votre entreprise s’en sentira mieux.
Gagner du temps et se concentrer sur le cœur de son métier
Le fait de confier des tâches récurrentes et chronophages à une entreprise extérieure permet de réduire le délai d’exécution. Cela permet aussi d’occuper les collaborateurs internes pour d’autres tâches plus urgentes. Il sera ainsi plus aisé de focaliser les collaborateurs internes sur leur cœur de métier et de déléguer les problématiques secondaires à d’autres opérateurs. L’externalisation permet également, à une organisation, d’avoir une meilleure flexibilité au niveau du timing. Les réunions intempestives liées à ces tâches n’auront donc plus lieu d’être. Vous n’aurez donc plus qu’à superviser les services dans lesquels la maîtrise et le savoir-faire sont moindres.
Du temps, vous en gagnerez par ailleurs dans l’offre de la prestation. Les entreprises comme Boost’rh offrant ces genres de prestations sont en effet soumises à une éthique qui les oblige à réagir dans les plus brefs délais.
En interne, de multiples facteurs peuvent entraver la rapidité du fonctionnement de votre service RH. Il s’agit notamment de :
- L’absence d’un employé ;
- La non-maîtrise des outils ;
- Le sous-effectif…
Une solution pour réduire du personnel
Imaginez une PME qui en quelques mois de performances arrive à se transformer en groupe de plusieurs dizaines de salariés. Habituellement, de telles structures, à la base, ne gèrent leur paie qu’en interne avec un logiciel PME, sous la responsabilité d’un collaborateur qui assure aussi la comptabilité. Mais, avec la croissance, une telle structure sera obligée de recruter au moins deux salariés pour seconder le responsable, dans cette tâche. Il faudra en effet désormais éditer un plus grand nombre de bulletins de paie, avec des statuts de plus en plus différenciés (CDI, CDD, travail temporaire, stagiaires, apprentis…).
L’entreprise sera même obligée de spécialiser les fonctions et de créer séparément le service Comptabilité et le service RH. Ce sont des décisions qui impliquent forcément que le nombre de salariés augmente. En externalisant cette fonction, vous aurez libéré l’entreprise d’une tâche peu stratégique, mais très exigeante. Votre partenaire externe s’en occupera pour vous sous la supervision de votre collaborateur interne. La même règle s’applique si vous cherchez à réduire le nombre de vos employés.
L’externalisation pour avoir accès à de nouvelles compétences
L’externalisation de la gestion des Ressources Humaines est fortement indiquée au cas où l’entreprise ne dispose pas de compétences internes et de ressources adaptées pour gérer certaines activités. Les entreprises ont souvent besoin de nouvelles compétences pour gérer certaines fonctions RH à l’instar de la Formation. Recruter des collaborateurs dans l’urgence, qui devront être opérationnels rapidement, n’est pas souvent une tâche facile pour l’équipe interne. Il s’agit souvent de former des collaborateurs pour acquérir de nouveaux métiers ou de nouvelles compétences transversales.
Monter en un temps record des parcours de formation qui répondent à des besoins nouveaux n’est malheureusement pas une tâche facile pour une équipe RH interne. Cela implique en effet la mobilisation de toute l’expertise RH de la fonction formation, dans ce qu’elle a de plus stratégique et de plus créative. L’entreprise gagne forcément mieux à externaliser de telles tâches. En cas d’externalisation de la formation, le service RH interne n’aura plus à gérer toute la dimension administrative, technique et chronophage de la formation continue en entreprise. Il pourra donc être plus efficace sur d’autres plans.
L’accès à de nouvelles compétences peut également s’étendre à d’autres fonctions RH. Sur des sujets pointus, les entreprises peuvent aussi compter sur le partenaire externe pour leur apporter des conseils aiguisés. De tels interlocuteurs sont rarement trouvables à l’interne.
L’externalisation pour mieux maîtriser son budget
Le partenaire externe n’émargera en effet que de façon ponctuelle dans votre budget. Son coût au lieu d’être fixe sera variable au gré de vos activités. Il dimensionnera ainsi précisément son service en fonction de vos besoins. À l’arrivée donc, vous pourrez réduire votre masse salariale sans pour autant réduire la qualité des services que l’on vous offre.
L’externalisation des RH pour des gains technologiques
Les entreprises spécialisées en gestion des RH investissent dans des logiciels et des systèmes pour optimiser les processus et augmenter les performances de leurs clients.
Elles s’illustrent par exemple dans :
- La mise en place d’un ERP ;
- La mise en place d’un système d’indexation des factures ;
- La mise en place d’outils de GED (Gestion Electronique des Documents)…
Ces dernières nouveautés technologiques sont carrément inaccessibles pour un bon nombre d’entreprises, en raison du budget ou des compétences internes nécessaires. Opter pour l’externalisation de la gestion des RH de son entreprise, c’est donc se garantir de bénéficier de ses évolutions technologiques tout en s’évitant les coûts majeurs d’investissements.
Qu’est-ce qui peut être externalisé dans les ressources humaines ?
S’il est évident que l’externalisation possède des avantages certains, vous devez savoir que toutes les tâches ne peuvent pas être externalisées. Certaines tâches nécessitent en effet d’être gérées en interne. D’autres, sans être très stratégiques, demandent beaucoup de temps et finalement rendent inefficace votre service RH.
La gestion de la paie
Pour une entreprise où émargent plusieurs dizaines de salariés, la gestion de la paie peut être très chronophage. Entre l’édition des bulletins, et les formalités de virements et de déclarations, l’efficacité de votre équipe RH n’est jamais garantie. Il peut donc être bénéfique de confier cette tâche à un cabinet indépendant spécialisé.
La démarche de recrutement
- La gestion des candidatures ;
- La gestion des entretiens collectifs ;
- La sélection des candidatures ;
- La gestion de l’intérim…
Le recrutement s’inscrit pourtant sur la liste des fonctions à moindre valeur ajoutée. Mal géré cependant, il peut lourdement entacher l’image d’une entreprise puisque les candidats au recrutement sont également de potentiels clients. De tous les points de vue donc, une entreprise a intérêt à confier les différentes tâches du recrutement à des prestataires extérieurs spécialisés.
La gestion de la formation
La gestion de la formation fait partie des activités RH les plus externalisées. Plus de 10% des entreprises y ont recours. Les entreprises n’ont en fait pas toujours les moyens humains à l’interne pour faire face aux exigences de cette activité. À cela, il faut ajouter les formalités de régularisation juridique qui sont difficiles à satisfaire.
Quelles précautions prendre pour ne pas regretter cette option ?
Certaines précautions permettent de choisir le bon prestataire et d’établir une collaboration pérenne et performante entre vous et votre partenaire extérieur. Première précaution, exigez la personnalisation de la lettre de mission. Certains prestataires viennent en effet avec des lettres types qui ne retranscrivent pas fidèlement tous vos besoins exprimés. Faites donc en sorte de distinguer clairement les activités qui relèvent de vos prérogatives, de ce que doit exécuter le prestataire.
Assurez-vous aussi que votre partenaire a les capacités nécessaires pour garantir le niveau de service contractualisé face aux éventuels changements. Enfin, assurez-vous de conserver, dans le contrat, les capacités d’exercer la réversibilité de services ou de changer de prestataire quand vous l’estimerez nécessaire.
Que retenir ? Décider de confier la gestion de ses ressources humaines à un partenaire externe est une option qui offre beaucoup d’avantages aux entreprises. Ce n’est cependant pas une décision à prendre à la légère et plusieurs précautions sont nécessaires pour choisir un prestataire compétent et expérimenté.
