Gain de temps en entreprise : Comment bien manier les documents PDF ?

Dans le monde de l’entreprise aujourd’hui, les fichiers PDF sont incontournables. Ils permettent de distribuer de manière très simple tous les types de documents, que ce soit des textes ou encore des images. La quasi-totalité des documents des entreprises est donc transformée en fichiers PDF. De ce fait, il est indispensable pour les employés d’une entreprise de savoir comment manier ces documents. Dans cet article, nous allons vous dire quels sont les logiciels indispensables au bon maniement des documents PDF dans le monde de l’entreprise.

Extraire quelques pages d’un document PDF

L’une des choses qu’il faut savoir faire en ce qui concerne le maniement des documents PDF, c’est de savoir comment procéder pour y extraire quelques pages. En effet, il peut arriver que votre intérêt ne soit porté que sur quelques pages du document PDF que vous avez sous vos yeux. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de copier tout le document, d’autant moins lorsque ce dernier est volumineux et que votre clé USB n’a pas assez d’espaces. Ce qu’il faut faire ici, c’est créer un fichier de côté contenant les pages du document qui vous intéresse.

Pour extraire une page du document PDF, vous devez suivre un certain processus. Commencez tout d’abord à ouvrir le document contenant les pages que vous souhaitez extraire. Une fois ce document ouvert, vous allez cliquer sur « pages ». Cet onglet se trouve sur le côté gauche de la page. Vous verrez ensuite apparaître en miniature les pages du fichier PDF. Ce que vous devez faire par la suite, c’est déplacer les pages en miniature que vous souhaitez retirer de ce document. Vous allez ranger ces pages l’une derrière l’autre.

Si par exemple vous souhaitez extraire la 1re et la 3e page du document PDF, vous devez faire monter la 3e image vers le haut jusqu’à ce que vous voyiez apparaître une barre bleue sur la 2e page en miniature. Cette barre bleue indique en fait le positionnement de la 3e page lorsque vous allez la relâcher. En effet, lorsque vous allez relâcher la 3e page, elle va se placer juste après la 2e page.

Pour la suite, rentrez dans le menu document et entrez dans « page ». Une fois que vous y êtes, sélectionnez « Extraire » pour que la boîte de dialogue des pages que vous avez sélectionnées apparaisse. Si cette boîte de dialogue présente un intervalle de pages qui n’est pas correct, renseignez l’intervalle qui correspond aux pages du document que vous avez sélectionnées en vue d’être extraites. Une fois que vous avez renseigné le bon intervalle, cliquez alors sur la case qui vous propose d’extraire les pages que vous avez sélectionnées et d’en faire un fichier séparé. Lorsque vous cliquez sur « OK », vos pages sont alors constituées en un nouveau fichier PDF. Il ne vous reste plus qu’à enregistrer et fermer votre fichier contenant les pages que vous avez extraites. Pour extraire certaines pages d’un document au format PDF, on peut se servir d’un outil tel que PDFaid.

Il est également possible d’extraire un texte d’un fichier PDF que l’on a scanné.

En effet, lorsque des textes ont été scannés, il n’est pas toujours possible de les extraire par la voie de la sélection des textes. Dans ce type de cas, on peut procéder à l’extraction des textes voulus en utilisant un Google Drive. Pour cela, vous n’avez qu’à uploader le ou les documents qui ont été scannés. Par la suite, vous allez procéder à une conversion dans un format qui permettra que le document soit sélectionné. En plus de Google Drive, vous pouvez également vous servir des logiciels tels que OnlineOCR ou encore FreeOCR.

 Fusionner plusieurs documents PDF

Il peut arriver que l’on ait plusieurs documents PDF et que l’on veuille les combiner en seul document. Pour y arriver, on peut se servir de certaines applications en ligne telles que :

• FoxyUtils ;
• PDF Mergy ;
• PDF SAM.

Si vous ne souhaitez pas faire recours aux services en ligne, l’alternative idéale, c’est le PDF Combine. À côté de ce dernier, on a également PDFill.

La fusion des documents PDF étant un exercice récurrent en entreprise, il est donc indispensable d’avoir sur son ordinateur un de ces logiciels qui permettent de réaliser cette fusion de documents très rapidement.

Éditer un document PDF

Bien qu’en principe les documents PDF soient en lecture seule, il peut arriver que l’on soit dans l’obligation d’y apporter certaines modifications ou alors d’ajouter certains éléments nouveaux. Pour le faire, il existe différents outils dont on peut se servir. On peut utiliser PDFzen ou encore TouchPDF. Ce sont d’ailleurs les logiciels les plus utilisés pour éditer un document PDF. À côté de ces outils, il y a également PDFescape.

Pour apporter des modifications à un document PDF, vous pouvez également procéder à l’installation sur votre ordinateur d’un outil comme Foxit. L’utilitaire NITROPDF est également adapté pour l’édition d’un fichier PDF.

La traduction des documents PDF

Une autre chose à savoir pour un bon maniement des fichiers PDF, c’est la façon de les traduire. Savoir mener cette opération est essentiel dans une entreprise, car il peut arriver que l’on vous envoie un document PDF qui soit rédigé en une langue qui vous est étrangère. Dans ce cas, vous allez vous servir de Google Traduction. Google Traduction permet en effet de traduire un texte d’une langue à une autre. Pour traduire votre fichier PDF, la conduite à tenir est très simple.

• À partir de la fenêtre de Google Traduction, importez le document PDF que vous souhaitez traduire.
• Par la suite, sélectionnez la langue en laquelle vous souhaitez que ce document soit traduit.
• Une fois la langue de traduction choisie, cliquez sur « Traduire ». Cependant,  vous devez savoir que seul le texte sera traduit. Pour ce qui est de la mise en page de votre document, vous allez la perdre.

La conversion en masse des fichiers PDF

Lorsqu’on doit par exemple convertir des dizaines de documents en format PDF, on peut prendre pour option de les convertir l’un après l’autre. Seulement, cette méthode sera fastidieuse et prendra beaucoup de temps. Alors, pour gagner en temps, on peut procéder à une conversion de ces documents en masse. Pour le faire, on peut se servir de certains logiciels tels que Peernet et aussi ExtendOffice.

La conversion d’un document PDF en un autre format

En entreprise, il est courant que l’on convertisse les documents PDF dans d’autres formats tels que Word, PowerPoint ou encore en fichier HTML et bien d’autres.

Pour convertir un document PDF en fichier Word, on peut se servir de l’application PDF To Word Converter. Cet outil a été spécialement conçu pour effectuer ce genre de conversion.

Pour une conversion document PDF-Format HTML, il existe en ligne des outils tels que Convert To HTML ainsi que PDF HTML. C’est l’occasion de dire que la conversion d’un document en format HTML facilite la publication de ce dernier sur un site web ou un blog. Alors, les logiciels permettant de faire cette conversion sont d’une grande importance pour les entreprises qui communiquent à travers des blogs ou des sites web. 

Pour la conversion d’un fichier PDF en format PowerPoint, le logiciel PDF Converter est l’outil adapté pour ce travail. Il va vous permettre d’assurer votre présentation PowerPoint.

Imprimer un fichier à accès restreint

Il peut arriver que certains fichiers PDF soient protégés par des mots de passe. Ceci empêche justement qu’ils soient imprimés et qu’on ne puisse même pas y faire du copier-coller. Cependant, les mots de passe qui limitent l’accès à ces documents ne sont pas des barrières infranchissables. Il existe en effet certains outils dont on peut se servir pour franchir toutes les restrictions dues à ces mots de passe.

Pour enlever un mot de passe d’un fichier PDF, on peut utiliser des outils tels que ThePDF ou encore PDFCrack. Il existe d’autres logiciels en ligne tels que PDFUnlock et aussi FreeMyPdf. À côté de tous ces outils, il existe également Appnimi PDF Unlocker.

Si par contre, vous souhaitez plutôt protéger votre document PDF par un mot de passe, vous pouvez le faire aisément à l’aide de l’outil PDF Protect.  

La compression d’un fichier PDF

La compression d’un fichier PDF est une chose à maîtriser dans le monde de l’entreprise. En effet, certains documents PDF sont difficiles, voire impossibles, à transférer par mail du fait de leur volume particulièrement important. Face à ce type de situation, on peut se sentir vraiment agacé, surtout si l’on a des contraintes de temps ou si le document PDF que l’on veut transférer est attendu urgemment.

Au lieu de se ronger les sangs, ce qu’il faut faire le plus rapidement possible, c’est de comprimer ce fichier PDF. Il s’agit en fait de réduire sa taille afin qu’on puisse le transférer facilement. L’outil idéal pour réaliser ce travail, c’est le logiciel 7-zip. En plus de cet outil, on peut également se servir du logiciel PDFaid. Avec ces logiciels, vous allez pouvoir compresser votre document PDF tout en conservant au maximum sa qualité initiale.