La gestion de flotte est une tâche complexe ; elle associe plusieurs domaines d’intervention tels que la gestion administrative, la logistique et la maintenance des véhicules. La coordination de toutes ces activités est importante afin d’assurer le bon fonctionnement du service. De nombreux éléments doivent être pris en considération pour réussir sans encombre la gestion de flotte de l’entreprise.
Sommaire
Maîtriser le coût mensuel
Le choix du véhicule est une étape importante pour gérer les dépenses générées par le parc automobile. Pour réduire les charges mensuelles, il est crucial de focaliser votre choix sur les voitures économiques. Informez-vous sur le prix de revient kilométrique (PRK) pour sélectionner les modèles qui constitueront la flotte de votre entreprise. Ces données sont basées sur les éléments suivants :
- La consommation du véhicule ;
- Le coût de l’entretien ;
- Le prix du carburant.
Quel que soit le type de véhicules que vous choisissez, à commencer par les citadines jusqu’aux SUV, vous pourrez trouver dans la sélection des voitures rentables. À titre indicatif, le PRK peut varier entre 0,43 € à 1 € par kilomètre (tous modèles confondus).
Réfléchissez également sur le mode d’acquisition des véhicules :
- D’une part, l’achat d’une voiture neuve est plus onéreux, mais c’est une option intéressante à long terme, car il vous met à l’abri de lourdes réparations ;
- D’autre part, la location longue durée (LLD) est une alternative pour mieux gérer le budget alloué à la flotte.
Vous devez aussi prendre en compte les taxes sur les véhicules pour limiter vos charges. Privilégiez les véhicules propres pour bénéficier d’un barème d’imposition moins élevé. Sachez que l’achat d’une voiture d’occasion, plus précisément les véhicules qui sont mis en circulation avant le 31 décembre 2000, peut vous coûter cher.
Il est également primordial d’avoir une idée du coût total du véhicule. Pour cela, vous devez inclure dans votre calcul :
- L’assurance ;
- Le nettoyage ;
- Le coût du parking ;
- Le salaire du chauffeur…
En ayant un aperçu de ce coût total, vous pouvez prioriser les dépenses indispensables pour limiter vos charges.
Centraliser les informations
Il est primordial de contrôler périodiquement l’état des véhicules afin d’allonger leur durée de vie. Mais, lorsqu’on a à gérer un parc automobile, cette tâche s’avère difficile. Il est indispensable de mettre en place un tableau de bord fiable pour garantir la fiabilité des informations.
Il existe aujourd’hui toute une panoplie d’outils pour la gestion de flotte :
- Des plateformes en ligne de gestion de flotte de véhicules disposent de fonctionnalités permettant au dirigeant de contrôler la position et les déplacements des véhicules, réaliser un suivi sur la consommation de carburant de chaque véhicule, des réparations et des entretiens périodiques à faire ainsi que l’optimisation de l’utilisation des véhicules. Les conducteurs, de leur côté, peuvent consulter les caractéristiques techniques de leur véhicule et avoir un aperçu de leur style de conduite grâce aux données fournies par ces plateformes;
- Des applications compatibles sur ordinateurs et mobiles sont également mises à la disposition des entreprises pour gérer en temps réel leur parc automobile. Grâce au système de géolocalisation, il est de plus en plus facile de faire un suivi des allers-retours des véhicules. L’utilisation de cet outil est incontournable pour les entreprises qui proposent la livraison des marchandises au domicile de leurs clients. Le traitement des données leur permet de fournir un service de qualité.
Pour répondre aux attentes des entreprises, les formules proposées par les logiciels et les applications de gestion du parc automobile sont variées. Mais, en général, ces outils se caractérisent par la centralisation de toutes les informations sur les véhicules.
Surveiller l’usage des véhicules
Conclure un contrat LLD est une solution pour avoir à sa disposition des véhicules « clés en main » pendant une période déterminée. Cette option permet d’alléger les tâches liées à la gestion de la flotte d’entreprise, étant donné que les voitures sont fournies en bon état.
Pour éviter de payer des factures en sus lors de la restitution des voitures, il est essentiel de se concentrer de temps en temps sur la surveillance du parc automobile. Voici les éléments qu’il faut prendre en considération :
- L’état des véhicules : il est important de vérifier à la loupe l’état des véhicules avant leur restitution. Les techniciens sont minutieux lors des séries de contrôle. La moindre égratignure sur la carrosserie peut faire l’objet d’une pénalisation. Pour éviter la dégradation du véhicule, il est conseillé de réaliser périodiquement son entretien ;
- Les kilométrages parcourus : le kilométrage maximum est en principe fixé lors de la signature du contrat. Pensez à vérifier la possibilité de réviser cette clause du contrat. Il se peut que le développement de l’activité ou l’éloignement du trajet puissent fausser le kilométrage prévisionnel. Si le contrat ne peut pas être modifié, il est important de vérifier périodiquement les kilométrages parcourus. En cas d’excédent, vous serez contraint de régler en moyenne entre 0,05 € à 0,40 € par kilomètre parcouru, ce qui représente un budget supplémentaire si vous ne faites pas attention sur l’usage du véhicule.
Privilégier l’écoconduite
La gestion de flotte passe par la mobilisation des salariés à adopter l’écoconduite. Cette approche permet de réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise en limitant la consommation des carburants. En pratique, elle consiste à :
- Limiter la vitesse des voitures : d’après les résultats d’une étude, l’excès de vitesse augmente jusqu’à 40 % la consommation de carburant des véhicules ;
- Vérifier l’état des pneumatiques : le sous-gonflage des pneus est l’une des causes de la surconsommation en carburant ;
- Entretenir les voitures : le problème de réglage et les huiles usagées sont responsables de la hausse de consommation ;
- Réduire l’utilisation de la climatisation : bien que la climatisation assure le confort des usagers, son utilisation hausse entre 15 à 20 % la consommation en carburant.
Il se peut que certains conducteurs ne connaissent pas ces gestes simples et pratiques pour adopter une conduite responsable. Pour renforcer leur capacité, les salariés peuvent participer aux formations sur l’écoconduite.
Des applications permettent aussi d’orienter les conducteurs à adopter une conduite responsable. Ces dispositifs alertent les automobilistes lorsque l’émission de CO2 atteint un seuil.
Assurer la maintenance des véhicules
La maintenance des véhicules est d’une importance capitale pour optimiser la gestion du parc automobile. Sachez que le manque d’entretien génère des coûts supplémentaires et réduit la durée de vie des véhicules. Conduire une voiture peu fiable accroît aussi les risques d’accident.
Pour s’assurer que les voitures soient toujours en excellent état, il est recommandé d’élaborer un planning de maintenance du parc automobile :
- La vidange doit en principe être effectuée tous les 10 000 km, soit une ou deux fois par an selon les kilométrages parcourus ;
- Les remplacements des pneus doivent être réalisés tous les 50 000 km. Ce kilométrage peut être réduit si les routes sont en mauvais état ;
Pour les accessoires tels que les essuie-glaces, les pare-brise ou les phares, il est important d’inspecter périodiquement leur usure. En centralisant toutes les données sur votre parc automobile, vous pourrez anticiper les pannes mécaniques en remplaçant au bon moment les pièces qui arrivent à leur fin de vie. Cette méthode de travail vous permet aussi de planifier les réparations.
La gestion de flotte nécessite la mise en place d’une méthode de travail efficace. De nos jours, les outils tels que les logiciels et les applications sur la gestion du parc automobile permettent aux dirigeants de mieux se concentrer sur leur cœur de métier.
