Gestion des espaces partagés en entreprise : Les meilleures solutions

Le management des entreprises ainsi que leur fonctionnement sont aujourd’hui impactés par une pluralité de mutations sociétales. Les pratiques traditionnelles cèdent place à de nouvelles formes de travail et parallèlement, certains modes de travail connaissent un renouvellement significatif. Aujourd’hui, il est question de télétravail, de coworking, de flex office, de desk sharing et de bien d’autres pratiques qui obligent les entreprises à gérer autrement les espaces de travail partagés. Pour la plupart des sociétés, assurer cette tâche n’est point chose aisée. Fort heureusement, des solutions hautement efficaces ont été développées pour faciliter la tâche aux entreprises. Découvrez ci-après ces différentes solutions.

Sharvy : une solution digitale ultra performante

La gestion des espaces partagés en entreprise ne constitue guère une tâche aisée. Les services généralement chargés de cette tâche au sein des entreprises se retrouvent confrontés à des difficultés non négligeables. Le problème se pose davantage lorsque cette gestion n’est pas informatisée.

Outil digital particulièrement performant, Sharvy  est une solution développée pour faciliter la gestion des espaces partagés aux entreprises. Cette solution accessible sur ce site inclut une multitude de fonctionnalités qui offrent la possibilité aux entreprises d’optimiser la gestion de leurs espaces publics. Elle prend la forme d’une application vous permettant de réaliser une pluralité de tâches.

Solution Sharvy : quelle utilité pour les entreprises ?

En entreprise, la solution Sharvy présente de nombreuses utilités. Elle vise par exemple à :

• Faciliter les réservations de places par les collaborateurs ;
• Rendre aisée la mobilité des collaborateurs ;
• Offrir un accompagnement de pointe aux nouvelles formes de travail que sont le desk sharing, le flex office, le travail hybride et toutes les nouvelles formes de travail connues.

Quelles sont les fonctionnalités de la solution Sharvy ?

Comme évoqué plus haut, l’application Sharvy intègre une multitude de fonctionnalités. C’est d’ailleurs cette spécificité qui distingue cette solution digitale des autres. En effet, il existe une diversité de solutions conçues pour assurer la gestion des espaces partagés en entreprise. Cependant, la solution Sharvy  s’illustre comme la meilleure.

La gestion du parking

La vie en entreprise est caractérisée par une impressionnante mobilité. Les salariés vont et viennent à longueur de journée. Ce facteur crée généralement deux situations. La première est celle dans laquelle certains collaborateurs se retrouvent dans l’impossibilité de stationner, faute de place. S’agissant de la deuxième situation, elle est relative au cas dans lequel les places de parking sont inconvenablement utilisées. Grâce à la solution Sharvy, toutes ces anomalies trouvent solution. Cette application vous permet de donner accès au parking à tout ou partie de vos collaborateurs. Concrètement, le processus obéit aux différentes étapes ci-après :

• Création et paramétrage : ici, l’administrateur procède à la création du parking, des places du parking et définit leurs caractéristiques. Il intègre ensuite les collaborateurs à la plateforme ;
• Déclaration d’utilisation : cette étape consiste pour les utilisateurs à déclarer de façon régulière l’utilisation ou la disponibilité des places pour les jours à venir ;
• Demande de réservation : face à un besoin de place, les collaborateurs émettent une demande sur la plateforme Sharvy ;
• Attribution des places : suivant les règles de priorité établies par l’administrateur, les places disponibles sur le parking sont attribuées de façon automatique.

La gestion des postes de travail

En sus de la gestion de votre parking, la solution Sharvy  vous offre la possibilité de gérer de façon efficiente, les postes de travail au sein de votre entreprise. En réalité, l’application Sharvy vous permet d’instaurer les formes de travail telles que le flex office et le desk sharing. De quoi s’agit-il réellement ?

En effet, le flex office repose sur un constat simple. En entreprise, les collaborateurs ne sont pas toujours tous sur le lieu de travail. Alors que certains ne travaillent qu’à temps partiel, d’autres sont en télétravail partiel, en déplacement momentané, en congé ou en arrêt maladie. Le flex office permet de répartir ou d’attribuer les postes de travail en fonction des usages. Ainsi, les collaborateurs choisiront leurs postes de travail chaque jour en tenant compte des tâches qui doivent être exécutées. Quant au desk sharing, elle est une forme de travail qui préconise le partage des bureaux ou postes de travail. Concrètement, les travailleurs ne possèdent plus de postes de travail attitrés, mais peuvent occuper invariablement les postes disponibles. À son arrivée au travail le matin, un collaborateur peut occuper le poste de son choix.

Quelle est l’utilité de la solution Sharvy dans la mise en place de ces formes de travail ?

L’application Sharvy facilite considérablement l’instauration du flex office et du desk sharing, puisqu’elle simplifie la réservation des bureaux ainsi que leur attribution aux collaborateurs. À ce niveau, le process obéit aux étapes suivantes :

• Création et paramétrage : ici, l’administrateur effectue la création des espaces de travail, les postes de travail, les équipes et procède à l’intégration des collaborateurs ;
• Déclaration d’utilisation : les titulaires d’un poste sont ici amenés à déclarer régulièrement son utilisation ou sa disponibilité pour les jours à venir ;
• Demande de réservation : les collaborateurs qui éprouvent le besoin d’un poste de travail pour un jour précis émettent une réservation sur la plateforme Sharvy qui s’occupe du reste ;
• Attribution de place : à cette étape, les postes de travail non occupés sont distribués de manière automatique.

La gestion de la cafétéria

Aussi ordinaire qu’elle puisse sembler être, la cafétéria d’entreprise draine des flux considérables de collaborateurs, en particulier à l’heure du déjeuner. Grâce à la solution Sharvy, les salariés peuvent identifier et choisir un créneau horaire libre pour aller déjeuner. Ce faisant, l’entreprise parvient à éviter les files d’attente et surtout à anticiper l’affluence au niveau du restaurant, notamment en assurant une meilleure gestion de la situation grâce à l’application Sharvy.

Choix de la solution Sharvy : quels avantages ?

Choisir Sharvy comme outil de gestion des espaces partagés en entreprise est une option décelant de multiples avantages. Ceux-ci bénéficient tant aux salariés qu’à l’entreprise elle-même.

Le principal avantage de cette solution digitale hors du commun est sa complétude. En effet, contrairement aux autres solutions de gestion d’espaces partagés qui ne gèrent que des espaces déterminés, l’application Sharvy s’impose comme une solution tout-en-un. En d’autres termes, avec cette seule solution, vous pouvez gérer la plupart des espaces partagés au sein de votre entreprise. Le deuxième avantage propre à la solution digitale Sharvy repose sur les nombreuses fonctionnalités qu’elle intègre. Grâce à une seule application, vous pouvez gérer efficacement et de façon efficiente, tous les espaces partagés au sein de votre entreprise.

Le boitier de réservation de salle ou de bureaux  

En flex office, il arrive que des collaborateurs se retrouvent sans local pour travailler. Cette situation se présente généralement avec les salles de réunion. En effet, il arrive régulièrement qu’une salle déjà choisie pour accueillir une réunion de travail soit finalement briguée par une autre équipe de travail. Une situation de cette nature ne manque pas de créer des désaccords entre les collaborateurs. Il faut préciser que la situation arrive à ce stade parce que le statut (libre ou disponible) des salles n’est souvent pas connu. Le boitier de réservation de salle constitue la solution développée pour endiguer cette situation en entreprise.

De quoi s’agit-il réellement ?

Le boitier de réservation de salle désigne en réalité une solution permettant :

• De signaler le statut de réservation ou de disponibilité d’une salle : généralement, le dispositif s’installe à l’entrée de la salle de réunion. Le voyant lumineux dont il est doté affiche une lumière verte lorsque la salle est disponible et une lumière rouge lorsqu’elle est occupée ;
• De présenter le planning de réservation d’une salle de réunion en général sur une journée ;
• De procéder à la réservation en direct d’une salle de réunion.

Il convient de préciser que le boitier de réservation de salle est compatible avec la plupart des plateformes utilisées par les entreprises pour assurer la gestion des agendas des collaborateurs. Il s’agit d’outils tels que Microsoft Office, Microsoft Exchange, Google G Suite, IBM Lotus et bien d’autres plateformes. Par ailleurs, notez qu’il existe sur le marché, différentes marques de boitiers de réservation de salle. Avant de procéder à l’acquisition d’un modèle pour votre entreprise, vérifiez attentivement ses caractéristiques afin de vous assurer qu’il convienne parfaitement à vos besoins.

Choix du boitier de réservation : quels avantages ?

En tant que solution développée pour gérer les espaces de travail partagés en entreprise, le boitier de réservation de salle procure un certain nombre d’avantages à ses utilisateurs. Le premier avantage qu’il convient d’évoquer est l’efficacité de la solution. Avec ce boitier, il devient en effet possible de mieux gérer les espaces partagés de travail au sein de l’entreprise. Lorsqu’une équipe de travail choisit une salle de réunion pour tenir une séance, elle peut en toute facilité signifier aux autres équipes que ladite salle est déjà occupée. De même, lorsqu’elle finit sa séance de travail, l’équipe en place notifie aux autres collaborateurs, la disponibilité de la salle.

L’autre avantage qu’il importe d’évoquer est la facilité d’utilisation du boitier de réservation de salle. Ce boitier est en effet conçu de façon à être facilement utilisé par tous les collaborateurs, et ce, quel que soit leur niveau ou domaine de compétence.