Maîtrise des ressources humaines : Et si vous utilisiez un logiciel SIRH ?

La gestion des ressources humaines n’est pas une tâche des plus aisées. Aujourd’hui, les avancées numériques aidant, il existe une multitude d’applications et de solutions logicielles pour faciliter la gestion des hommes et femmes qui travaillent ensemble pour l’aboutissement des objectifs d’entreprises publiques comme privées. Ces solutions sont regroupées sous le vocable de Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) et aident les services en charge de la gestion des travailleurs.

La gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines est une discipline multidimensionnelle qui est en perpétuelle mutation. C’est une réalité qui se comprend du fait de la versatilité des ressources en question à gérer. En effet, dans une entreprise publique comme privée, de petite ou de grande taille ou à taille moyenne, les Hommes sont les actifs les plus précieux dont les différents mouvements créent de la valeur. Il n’y a de richesse que d’hommes disait l’autre. Ces hommes devant être bien traités, le responsable des Ressources humaines s’occupe de la gestion des carrières des employés de l’entreprise, de la gestion des paies, de la gestion des prestations sociales, autant de problématiques à considérer et à prendre en compte pour obtenir de l’employé un meilleur rendement. Les priorités et les tâches des RH évoluant, un logiciel SIRH regroupe les tâches les plus basiques au sein d’une entreprise et les automatise.

Le SIRH, qu’est-ce que c’est ?

Le SIRH est une solution logicielle complète qui vise à simplifier la gestion de certaines tâches quotidiennes chronophages qui sont du ressort du service des Ressources Humaines.

Cette prise en charge des tâches à partir de l’introduction dans le logiciel d’une base de données des différentes variables et invariables de l’entreprise permet de ce fait de les automatiser. De la gestion des formations à la gestion des paies, le SIRH permet aussi d’assurer la gestion des recrutements et celle des carrières, etc. Dans les entreprises qui ont adopté cette solution, cela évite les situations de crises qui font courir les responsables des RH dans tous les sens à la fin du mois. Ainsi, sauf erreur de données, les fiches de paies ou encore la gestion des congés, la gestion des heures de travail ou des carrières sont générées de façon automatique pour le bonheur des travailleurs.

Les fonctions communes aux SIRH

Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) varient d’un concepteur à un autre. Autant des particularités permettent de les distinguer, autant ces logiciels regorgent de similitudes entre eux. Si les particularités permettent à une entreprise de préférer telle solution à une autre parce que répondant beaucoup plus à ses besoins, les points suivants sont vraisemblablement communs à tous les logiciels :

• la gestion professionnelle proprement dite du salarié. Au niveau de cette composante du logiciel, on retrouve de façon détaillée toutes les informations relatives à l’identité du travailleur, ses diplômes et ses compétences et si possible ses lacunes, son adresse et sa situation matrimoniale, son âge, etc. Toutes ces informations permettent de gérer de façon efficiente et automatique la carrière professionnelle du travailleur ou fonctionnaire ;
• la gestion des prestations de travail des salariés. Elle s’occupe de la gestion des données quotidiennes telles que la masse de travail fournie par chaque employé, la gestion des absences et des congés ;
• la gestion de la paie. Le logiciel assure l’automatisation de la paie. Aujourd’hui, cette fonction facilite les paiements de salaires notamment par voie électronique ;
• la gestion des prestations dites sociales. Ce volet concerne tous les avantages sociaux liés au statut de travailleur. Il s’agit notamment des questions liées aux accidents de travail, aux assurances maladie, etc. 

Les avantages des SIRH

Adopter un logiciel SIRH ne présente rien que des avantages pour les PME, ETI, les administrations publiques, les collectivités territoriales, etc.

L’Optimisation du potentiel des Ressources Humaines disponibles

Le SIRH permet de générer une organisation plus intelligente du travail en tenant compte d’un certain nombre de critères. Il s’agit en l’occurrence des critères comme les temps de congés, la masse de travail humainement possible, le temps de travail déjà effectué. Grâce au système, les lacunes renseignées pour chaque professionnel sont traitées et transformées en formation à dispenser aux ayants droit. Ici, des erreurs d’entrée de données sont possibles, mais une fois que c’est enregistré, la machine n’oublie pas et rappellera à date l’information ou les informations qui doivent faire l’objet de rappel.

L’autonomisation des tâches basiques des Ressources Humaines

Certaines fonctions mensuelles qui sont du ressort de la direction des Ressources Humaines sont mensuelles, d’autres trimestrielles, semestrielles ou annuelles. Du fait de leur établissement en tant que tâches périodiques, l’utilisation d’un SIRH présente cet avantage de libérer les ressources du service pour d’autres tâches grâce à une génération automatique des plannings, du paiement des primes de performances ou de travail, de la génération systématique des fiches de paie, etc.

La participation active des salariés à la gestion de leurs carrières

Il s’agit d’un des avantages liés à l’utilisation d’un SIRH qui responsabilise le salarié. Ce volet est souvent open Data naturellement avec un mot de passe d’entré pour accéder à ses données personnelles. Le salarié pourra ainsi faciliter la tâche de la DRH en remplissant eux-mêmes certains formulaires et certaines informations de leur profil. Ils pourront ainsi actualiser ces données au fur et à mesure de l’évolution de leurs carrières au sein de l’entreprise ou de l’administration.

La rigueur dans le suivi des Ressources Humaines

Un SIRH bien conçu génère forcément de façon automatique ou à la demande des statistiques, des indicateurs qui permettent de suivre en temps réel les performances et contre-performances de chaque salarié et du groupe en général. La direction générale pourra ainsi, sur conseil des RH, prendre les mesures idoines pour améliorer les performances, éliminer les écueils et dans le cadre d’une entreprise privée faire plus de prestations ou de ventes.

L’optimisation de la communication interne de l’entreprise

Le SIRH est un choix de gestion des RH qui optimise la communication au sein de l’entreprise ou de l’organisation publique. Grâce au système de messagerie incorporé, les informations ne souffrent d’aucune altération et parviennent à tous les collaborateurs dans la même tranche horaire et avec un contenu identique. Les mails au cas par cas sont moins utilisés et les incompréhensions et les malentendus sont ainsi évités. Un tel outil favorise également la création d’une atmosphère de travail convivial où les besoins, les frustrations et les suggestions des collaborateurs sont reçus et traités.

Les autres avantages liés à la gestion des Ressources Humaines à l’aide d’un SIRH sont la centralisation des données, la réduction des coûts de gestion et de traitements des données. L’automatisation des tâches en est pour beaucoup dans cette réduction de coûts. Un gain énorme de temps, une gestion plus fluide avec une circulation optimisée de l’information, voilà en résumé les avantages qui résultent de l’utilisation d’un SIRH.

Les SIRH gratuits

En tant qu’entreprise responsable, il n’est pas professionnel d’opter pour un Système d’Information des Ressources Humaines gratuit. En effet, ces logiciels qu’ils soient installés directement ou en mode Saas ne vous donneront pas le plein contrôle pour une gestion optimale du personnel de votre entreprise. Les plus généreux offrent un plein usage du logiciel pour vous permettre d’entrevoir ce que vous rateriez en ne payant pas la clé d‘activation ou en ne vous abonnant pas. Très souvent, ce plein droit vous est retiré à la fin de la période d’essai qui peut s’étendre sur un mois.

Comment installer une solution SIRH dans une entreprise ?

Comme nous l’avions précisé plus haut, la gestion des Ressources Humaines à l’aide d’un SIRH se fait au travers d’une installation en local ou en ligne.

• La solution de mise en place en local d’un progiciel : l’entreprise ou l’administration locale achète les droits du logiciel de SIRH et pourra l’installer autant de fois qu’il en aura besoin sur un quelconque ordinateur de son parc informatique.
• Les solutions en ligne ou Software as a Service (Saas) : la pratique s’est développée ces dernières années et s’est étendue à la plupart des logiciels de tous les secteurs d’activité. Il existe donc des entreprises en ligne qui disposent d’un Cloud sur lequel le logiciel de SIRH est hébergé. Ainsi, moyennant un abonnement mensuel ou annuel, l’entreprise pourra accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel et ceci de n’importe quel endroit du globe pourvu qu’il y ait un ordinateur et une bonne connexion internet. Bien sûr, l’accès est réservé aux agents de la DRH qui peuvent ouvrir de petits portails aux travailleurs de l’entreprise qui pourront ainsi remplir les formulaires et certains champs à la demande.  

Un logiciel SIRH pour votre entreprise serait l’idéal

Lorsque vous éprouvez des difficultés dans la gestion au quotidien de votre personnel administratif, d’entretien, de terrain, etc. il est préférable d’adopter un logiciel SIRH pour d’abord centraliser les informations, les simplifier et améliorer le fonctionnement du service des RH. Du coup, ce sont les différentes prestations de la DRH aux travailleurs de l’entreprise qui s’en trouvent améliorées. Il en ressort forcément une plus grande productivité et une atmosphère de travail dans laquelle tout le monde est très bien traité du point de vue salarial, des primes de rendements, des avantages sociaux, etc. offrez-vous donc le meilleur logiciel SIRH qui s’adapte à vos besoins en perpétuelle évolution.