Organiser les déplacements à l’étranger de ses employés : Comment procéder ?

Pour rencontrer des clients dans des pays étrangers, pour négocier de nouveaux partenariats ou pour assister à un congrès international, un chef d’entreprise peut envoyer ses employés. Ce déplacement professionnel prend en compte de nombreux paramètres et exige une bonne organisation pour sa réussite. Si vous prévoyez dépêcher des salariés à l’extérieur, vous devrez donc considérer tous ces éléments. Peu importe la durée de leur séjour, vous devrez garantir leur sécurité et leur santé. Mais ceci peut se révéler difficile si vous ne disposez pas d’une parfaite expérience des missions à l’étranger. Pour vous aider, nous vous proposons ici les grandes lignes à suivre pour bien organiser les déplacements de vos employés à l’étranger.

Prévoir les moyens de transport adéquats

Avant tout voyage d’affaires, un chef d’entreprise ou de toute organisation doit s’assurer que ses envoyés bénéficient de toutes les conditions pour réussir leurs missions. Ainsi, après avoir fourni l’ordre de mission, il doit penser au moyen de déplacement à mettre à leur disposition. Pour commencer, réalisez un tableau comparatif des différents choix possibles : le train, l’avion ou le bus ? Vous devrez surtout tenir compte de la distance du lieu de la mission par rapport à votre siège principal (le lieu de départ). Ensuite, en fonction du moyen que vous choisirez, vous pourrez bénéficier de diverses réductions selon les compagnies ferroviaires, aériennes et autres. Si vous considérez le temps de trajet et qu’il reste relativement court, vous pouvez conseiller également à vos employés d’opter pour le covoiturage : c’est une solution économique pour un déplacement professionnel.

Si la mission doit amener vos envoyés dans un pays étranger, vous ne devez pas oublier non plus de remplir les différentes formalités. Obtenir son passeport dans les meilleurs délais demeure primordial pour l’employé afin de réussir l’organisation du voyage. Vous devez aussi penser à ses moyens de transport sur place. Ceci se décidera en fonction la distance de la gare ou de l’aéroport par rapport à l’hébergement, et aux différents points de rendez-vous. Renseignez-vous surtout sur les transports en commun, les risques d’éventuels bouchons lors du déplacement, etc.

Et pour un voyage en avion, n’oubliez pas de prendre les billets à l’avance pour profiter des tarifs abordables.

Penser aux assurances pour les employés en déplacement

En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité de protéger vos salariés durant leur déplacement professionnel à l’étranger. À cet effet, vous ne devez pas omettre un élément très important : les assurances. De façon générale, les cartes bleues et la responsabilité civile couvrent tous les employés. Mais pour un trajet professionnel à l’étranger, vous devez vous assurer qu’une assurance est prévue pour chaque collaborateur. En souscrivant à une assurance voyage, vous pourrez notamment limiter les éventuelles dépenses en cas d’incident. C’est également elle qui couvre les frais médicaux et prévient tous les risques pouvant engager des frais supplémentaires à la mission. Avant donc d’envoyer vos employés à un voyage d’affaires, souscrivez pour eux à une assurance de déplacement professionnel pour anticiper la majorité des risques. En résumé, voici quelques cas couverts par cette assurance :

• Les soins médicaux et l’hospitalisation ;
• Le rapatriement en cas d’infraction et autres ;
• Le retard ou l’annulation du vol de votre avion ;
• Les cas de vol, d’agression, etc. ;
• Les honoraires légaux ;
• Les accidents causés par des catastrophes naturelles ;
• Etc.

Vous devez donc savoir que les assurances demeurent primordiales pour l’organisation et la réussite de votre voyage d’affaires. Elles protègeront vos employés lors de leurs missions à l’étranger et leur garantiront aussi de multiples autres avantages spécifiques (des plafonds plus élevés, de l’avance de fonds ou d’une assistance sept jours sur sept).

Prévoir l’hébergement des employés

Pour le bon déroulement d’une mission d’affaires à l’extérieur, le chef d’entreprise doit tout prévoir dans les moindres détails, y compris le logement. Pour un déplacement professionnel, vous devez donc, en tant que responsable, vérifier la disponibilité et le type d’hébergement à réserver. Vous pourrez opter par exemple pour une chaîne hôtelière et profiter de certaines réductions avec une carte de fidélité ou un partenariat commercial spécifique. De même, en fonction du nombre d’employés que vous souhaitez envoyer en mission, et de l’importance du voyage, vous pourrez privilégier un motel, une auberge, une résidence privée, etc. Dans tous les cas, vous devez réserver avant la date de départ pour éviter de vous précipiter au dernier moment et manquer de place.

Avant de choisir l’hébergement de vos employés, vous devrez également tenir compte des offres de prix, et surtout de la distance qui le sépare des lieux de rendez-vous. N’oubliez donc pas de calculer le temps de déplacement entre les différents points et de trouver le meilleur compromis. L’idéal reste tout de même de trouver un logement économique près des lieux de réunion afin de garantir à vos employés plus de sérénité. Voici d’autres critères à considérer pour réserver l’hébergement adéquat :

• Les diverses options et offres proposées par l’hôtel ;
• Les services disponibles et les avantages supplémentaires ;
• Les services annexes (maintenance, courtier, etc.) ;
• Autres paramètres (l’heure du petit-déjeuner, la qualité de la restauration, etc.).

Calculer l’ensemble des frais de déplacement

La réussite d’un voyage d’affaires réside aussi dans le budget alloué à la mission. Pour bien organiser le déplacement professionnel de vos employés à l’étranger, vous devez donc calculer tous les frais en tenant compte de tous les détails. Pour commencer, décidez du nombre de salariés que vous prévoyez envoyer en mission.

Un déplacement professionnel peut concerner aussi bien une équipe qu’un individu.

Ceci vous permettra d’évaluer avec plus de précision le coût total du voyage. Vous devez également vous rappeler que votre employé effectuera le voyage professionnel durant ses horaires habituels de travail. Par conséquent, il devra vivre et dormir hors de son foyer. Ceci inclut de divers frais comme :

• Le montant de transport (avion, taxi, bus ou location de voiture, etc.) ;
• Les frais d’hébergement (hôtel ou résidence privée) ;
• Les frais de restauration (les repas, et autres) ;
• La participation ou non à des congrès ou séminaires.

Pour ne pas mettre votre employé en difficulté durant son voyage professionnel, vous devez prendre en compte tous les frais engagés. S’il devait utiliser par exemple son véhicule personnel pour ses déplacements pendant la mission, vous devez considérer les frais de carburant et les potentielles indemnités kilométriques. Par contre, si le salarié doit assurer tout le voyage avec son propre budget, il doit vous présenter dès son retour tous les justificatifs ayant engendré des coûts (les factures notamment) pour un remboursement.

Mettre en place une feuille de route pour le déplacement professionnel

Lors d’un voyage d’affaires, l’employé confie à ses salariés un document officiel qui donne tous les détails de la mission : c’est la feuille de route. Pour le déplacement professionnel de vos employés à l’étranger, vous devez donc la prévoir. C’est un papier important à remettre à chaque membre de la mission. Il résume l’ensemble du trajet professionnel et s’établit après la finalisation de toutes les réservations. Pour un voyage plus long, vous devrez aussi fournir à vos employés un plan de vol, tous les billets et une fiche d’information sur le pays concerné. En bref, voici les différents renseignements que doit contenir la feuille de route :

• Toutes les dates et les heures des divers rendez-vous ;
• La durée du déplacement et les horaires de transport ;
• L’adresse de l’hôtel et des lieux de réunion ;
• Les personnes que les salariés doivent rencontrer ;
• Le temps total de travail et du séjour à l’étranger ;
• Le plan détaillé de tout le déplacement pour gagner du temps.

Fixer les normes collectives et les diverses responsabilités

Lorsque vous envoyez un employé en mission, malgré la feuille de route que vous lui donnez, il demeure le seul maître de son temps. Une fois à l’étranger, c’est lui-même qui gère son temps et son programme. En tant qu’employeur, pour vous assurer que le salarié remplira ses tâches, vous devez le préparer avant le voyage et lui donner certaines directives. Vous devez notamment l’informer sur la façon de gérer son temps et lui rappeler vos attentes. Vous devez également attirer son attention sur les points ci-après :

• Le temps de travail effectif attendu de sa part ;
• Le nombre d’heures maximum de travail ;
• La gestion des pauses et des temps libres ;
• Le nombre d’heures de repos accordé ;
• Le moyen de transport à adopter pour respecter le budget.

Malgré toutes ces recommandations, vous devez faire confiance à votre employé. Une fois à l’étranger, il sera isolé de la structure de l’entreprise, et devra gérer lui-même son emploi de temps. Le respect des consignes dépend donc de sa bonne volonté et de son professionnalisme.

Autres conseils pratiques pour une bonne préparation

Pour finir, sachez que le bon déroulement du voyage de votre employé dépend de votre organisation. Alors, vous ne devez pas omettre un détail. Voici quelques autres conseils qui vous serviront pour les différents préparatifs :

• Identifiez tous les potentiels risques à l’étranger (maladies infectieuses, épidémies, structures médicales locales insuffisantes, prise d’otage, terrorisme, agressions, etc.) ;
• Mettez en place des procédures de sécurité pour vos employés (sécuriser les déplacements, le lieu de travail, la résidence, etc.) ;
• Prévoyez la protection complète de vos salariés à l’étranger en déterminant leur statut (détachement ou expatriation) ;
• Assurez-vous de bien informer vos employés avant leur départ à l’étranger (les formations linguistiques, les séances de coaching interculturel, etc.) ;
• Organisez correctement le bilan médical des salariés (bilan de santé, vaccinations obligatoires et recommandées, certificats médicaux, etc.).