Si vous êtes entrepreneur ou travaillez dans une entreprise, vous savez sans doute à quel point l’assistante peut être importante. Cependant, en embaucher une à plein ou à mi-temps implique un certain nombre de contraintes, notamment sur le plan financier. On vous explique donc pourquoi vous devriez recourir à une assistante indépendante.
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Une assistante indépendante : qu’est-ce que c’est ?
Son indépendance lui donne la possibilité de proposer ses propres tarifs en fonctions des prestations effectuées et de gérer son emploi du temps comme bon lui semble. Ces deux possibilités vous seront tout aussi bénéfiques.
En outre, l’auto entrepreneur en assistance est également qualifiée d’assistante virtuelle ou de télé secrétaire. Elle peut travailler depuis son domicile ou chez ses clients, de façon régulière ou ponctuelle.
Par ailleurs, elle a des connaissances supplémentaires autour du Web. Son expérience d’auto entrepreneur lui donne également des compétences intéressantes qu’une assistante classique n’a peut-être pas. Pour avoir recours à une assistante indépendante, vous pouvez faire un tour sur majassist.fr.
Quels sont les bénéfices liés aux deux principales caractéristiques de l’assistante indépendante ?
En ce qui concerne la facturation des prestations, vous ne payez que pour les services que vous avez sollicités. Autrement dit, il ne s’agit pas de payer l’assistante au mois sans qu’elle ait accompli toutes les activités attribuées à son poste.
Quant à la gestion libre de son emploi du temps, elle vous permet de bénéficier des services de la secrétaire indépendante en dehors des heures de bureau standard. En outre, l’assistante-freelance n’est pas seulement spécialisée dans les tâches de secrétariat. En effet, elle est en mesure de jouer bien d’autres rôles.
Quels sont les avantages d’avoir recours à une assistante indépendante ?
À travers la définition du métier, vous avez sans doute déjà remarqué que l’assistante-freelance vous offre beaucoup de flexibilité dans votre travail. Elle met à votre service une large gamme de prestations ainsi que ses compétences supplémentaires. Mais ce n’est pas tout. Recourir à une secrétaire indépendante vous offre également d’autres avantages.
Gagner du temps avec une assistante-freelance
Tout le monde le sait : une entreprise ne doit absolument pas perdre de temps. Autrement, elle risque de rater de belles occasions et d’être arriérée. Plusieurs entrepreneurs font donc appel aux assistantes indépendantes pour faire un gain de temps considérable.
Avec une secrétaire indépendante, ils externalisent leurs tâches administratives et peuvent donc consacrer plus de temps aux paramètres importants qui peuvent réellement les aider à développer leurs activités. Il s’agit par exemple de l’acquisition de nouveaux clients et de l’augmentation de la productivité de leur entreprise.
Le gain de temps passe également par les horaires flexibles de l’assistante indépendante. Contrairement à une assistante ordinaire qui n’est présente qu’aux heures de bureau, la freelance peut vous aider à tout moment.
Bien entendu, il faut s’entendre avec elle pour que cela se fasse. Mais une fois que vous vous êtes mis d’accord, vous avez la possibilité d’aller plus vite dans votre travail. Comment y arriver ? Si en dehors des heures de bureau, vous avez des tâches de secrétariat en instance qui vous empêchent d’évoluer, vous pouvez simplement contacter votre secrétaire indépendante.
En fonction des termes sur lesquels vous vous êtes entendus, elle pourra effectuer les tâches à distance ou à votre entreprise (ou chez vous). Dans tous les cas, vous n’aurez qu’à payer pour les prestations qu’elle aura réalisées et votre travail pourra avancer sans encombre.
Économiser en ayant recours à une secrétaire indépendante
De plus, la durée minimale d’un temps partiel était et est toujours de 24 heures par semaine. Cela signifie qu’il n’y avait pas possibilité de solliciter une assistante pour un temps inférieur. Avec une freelance, vous pouvez recourir à des services d’assistance pour une durée plus courte.
Confier ses tâches administratives à une assistante–freelance n’implique aucune forme de charge financière particulière. Une fois que vous vous êtes entendus sur la prestation, le prix et que le devis a été signé, vous savez exactement à quoi vous attendre.
Vous évitez ainsi les mauvaises surprises et au cas où il y aurait un changement, vous en êtes informé à l’avance. Cela vous sera surtout d’un grand bénéfice si vous êtes une entreprise qui n’a besoin des services d’assistance que de façon temporaire.
À quoi bon embaucher une assistante à plein temps alors que vous n’avez besoin d’elle que pour des tâches ponctuelles ?
Avec une assistante à plein temps, vous avez un certain nombre de démarches administratives à mener. Cela devient donc pour vous des charges sociales, fiscales et financières (salaires à payer et à déclarer). Vous aurez également à gérer les frais de congés payés et de formation. Avec une secrétaire freelance, vous êtes débarrassé de toutes ces contraintes.
Si vous n’avez pas le volume de travail suffisant ou les moyens pour embaucher une salariée (même à mi-temps), l’assistante indépendante est la solution qu’il vous faut. Par ailleurs, vous pouvez recourir à une assistante-freelance en cas de surcharge de travail.
Même en ayant une secrétaire à plein temps ou à mi-temps, il est possible que vous ayez beaucoup trop de travaux à gérer au cours de certaines périodes. Vous pouvez donc contacter une freelance pour qu’elle vous aide à vous en sortir.
La confidentialité de vos données et des services rapides
Si vous craignez de confier vos tâches administratives à une assistante indépendante à cause de la sécurité, vous pouvez être tranquille. Le fait d’être indépendante ne fait pas d’elle un professionnel moins fiable. Elle est soumise à la loi comme n’importe quel autre travailleur.
Elle dispose entre autres d’anti-virus et de gestionnaires de mots de passe pour protéger vos informations. Vous pouvez donc être tranquille en ce qui concerne la sécurité de vos données. Par ailleurs, la freelance a eu le temps de s’adapter à de nouveaux outils et méthodes de travail pour la mise en route.
Elle travaille donc avec rapidité et gère son temps pour que vous soyez satisfait dans les délais. Ce n’est pas parce qu’elle travaille avec différents clients qu’elle est moins efficace. Au contraire, elle se sert de ses expériences et fait preuve d’une organisation performante.
Quelles sont les prestations que propose une assistante indépendante ?
Vous ne trouverez pas forcément les mêmes prestations chez toutes les secrétaires indépendantes. En effet, chacune définit ses services en fonction de son parcours professionnel, de ses spécialités, mais aussi de ses préférences. Ces professionnels ont donc la possibilité d’évoluer dans le temps et de vous proposer des services de plus en plus intéressants.
Cela dit, il ne faut pas confondre la polyvalence à au multi-métier. Sauf si le professionnel indépendant choisit d’ajouter des prestations étrangères à l’assistance à son catalogue, ce n’est pas la peine de lui demander :
- de jouer les rôles de Community manager ;
- de procéder à la création d’un site internet ;
- d’accomplir les missions de gestionnaire des réseaux sociaux, etc.
Voici donc les spécialités les plus fréquemment rencontrées chez les assistantes indépendantes.
- L’assistance administrative: ici, le professionnel s’occupe de vos démarches administratives avec tous les organismes fiscaux et sociaux. Elle s’occupe également des prises en charge de formations, etc.
- Le secrétariat: il s’agit là du secrétariat classique avec les différents outils de bureau. Vous trouverez des généralistes et des spécialistes de divers domaines (juridique, médical, BTP, etc.).
- La gestion commerciale: votre assistante indépendante s’occupe de tout ce qui est prospection, relation client, service après-vente et bien plus encore, en fonction de vos besoins.
- La gestion financière: comme l’indique son nom, les professionnels de cette spécialité s’occupent de tout ce qui touche à la gestion administrative de vos finances (devis, factures, règlements, impayés, préparation des pièces comptables, rapprochements, etc.)
- La gestion de blog, de site web et de newsletters: votre secrétaire freelance peut s’occuper de l’optimisation SEO des pages et articles de votre site web, de la mise à jour des textes et plug-ins, des mises en page, etc. Elle peut vous aider à la rédaction, la mise en page des emails et l’automatisation des séquences de vos newsletters.
Vous trouverez aussi des spécialistes de la production de contenus (rédaction d’articles, etc.), de l’assistance réseaux sociaux (gestion des réseaux sociaux, création de visuels, etc.), de l’assistance web marketing (assistance aux équipes commerciales et liaison avec les prestataires extérieurs) et de l’expertise (optimisation des process, automatisation, gestion des équipes, etc.).
Si vous le souhaitez, vous pouvez également avoir recours à une assistante indépendante pour gérer uniquement vos appels téléphoniques ou pour la retranscription audio.
En somme, recourir à une assistante freelance vous permet de choisir la quantité d’heures que vous souhaitez déléguer, de définir le strict nécessaire en matière de prestations, de maîtriser votre budget et de vous libérer d’un maximum de contraintes.
