Un audit en ressources humaines est une étape importante à réaliser pour renforcer les compétences de la section RH d’une start up ou PME. Il consiste à analyser toutes les procédures RH d’une structure donnée pour identifier la nature des pratiques. Les bonnes pratiques identifiées seront retenues, par contre les pratiques risquant d’engendrer des effets indésirables sur la vie de l’entreprise seront écartées ou modifiées en fin de l’audit. L’audit propose à cet effet des actions correctrices comme la mise en place d’un outil de gestion RH, la formation ou la sensibilisation des acteurs principaux concernés…
Importance, procédure et étapes-clés : cet article présente tous les points essentiels à savoir sur l’audit RH, la relation DRH et Entreprise.
Sommaire
L’importance de la réalisation d’un audit RH
On pourrait se demander pourquoi devoir recourir à un audit RH. Est-ce vraiment nécessaire ? Et qui pourrait s’en occuper ? La réalisation d’un audit RH au sein d’une entreprise ou PME permet à court terme d’identifier les principaux risques pouvant menés à la faillite de la structure et à long terme de renforcer les compétences RH de cette dernière. Il est donc plus que nécessaire de réaliser un audit RH, peu importe le statut juridique et la nature des activités de la start up, en vue du développement et de la pérennisation de ses activités à long terme.
L’audit a pour objectif de :
- vérifier la qualité du système de maintenance des ressources humaines ;
- identifier les risques encourus ;
- identifier les potentialités recelant la capacité d’anticipation ;
- proposer une garantie d’efficacité des systèmes observés ;
- proposer des solutions pérennes à court, moyen et long terme ;
- assurer la crédibilité des informations.
Dans la démarche globale d’un audit en ressources humaines ou audit RH, il conviendrait de faire appel à une équipe professionnelle qui saura faire profiter de ses compétences aux entreprises en un temps partagé. Cette intervention qui s’établira sur quelques jours ou quelques heures par semaine est souvent assurée par des DRH ou Divisions des Ressources Humaines ou encore des consultants en externe. Ces professionnels devront :
- préciser l’ensemble des procédures RH d’un établissement donné en se basant sur une analyse documentaire, notamment des outils RH, des documents de communication, des reportings ;
- observer le fonctionnement de chaque service de la section RH ;
- faire une confrontation de ces procédures aux réelles pratiques existant au sein de la structure ;
- interroger tous les acteurs potentiels concernés ;
- faire une évaluation des risques RH pour ensuite proposer des solutions correctives efficaces.
Le climat social, l’évolution de la législation en vigueur, la complexité et surtout un manque de disponibilité et de temps contribuent une gêne pour établir une vision claire des ressources humaines au sein d’une start up ou PME.
Il est plus que primordial de mettre en place une relation DRH et Entreprise pour éviter les risques conséquents pouvant toucher le développement de cette dernière dans son secteur d’activités.
Les procédures à suivre
Les normes du fonctionnement des audits internes en entreprise, notamment en ressources humaines ainsi que les différentes modalités pratiques reliées au Cadre de Référence International des Pratiques Professionnelles de l’Audit Interne définissent les principales missions d’un audit RH. Une mission d’audit doit absolument se faire sur la base de trois processus de base :
- une phase de planifications selon les normes et MPAs 2200 ;
- une phase de réalisation selon les normes et MPAs 2300 ;
- une phase de communication ou de restitution selon les normes et MPAs 2400.
Avant d’engager ces étapes-clés de la relation DRH et Entreprise, il conviendrait en premier lieu de rédiger une lettre de mission.
Une lettre de mission pour un audit en RH
La lettre de mission est en quelque sorte un support qui permet de définir tous les points essentiels autour de la relation DRH et Entreprise.
Elle définit les missions principales de l’auditeur au sein du service RH de la PME ou la start up. Les éléments principaux qui la composent sont :
- le contexte à l’origine de la demande d’audit et son environnement pertinent ;
- les normes ou les réglementations auxquelles on fera allusion pour la définition des missions de l’auditeur ;
- le commanditaire qui a eu l’idée de l’audit et sa position dans l’entreprise ;
- l’objet proprement dit de l’audit, à priori son but et ses objectifs ;
- les ressources à mobiliser : documents, supports personnels, indicateurs de performances, données existantes… ;
- les règles et les conditions applicables au sein de l’entreprise comme le respect de la politique de confidentialité et du RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données ;
- les livrables ou les documents produits en termes de l’audit. Les livrables doivent au moins inclure un rapport d’audit RH précédé d’une présentation orale des travaux accomplis et les résultats obtenus ;
- les échéances segmentées par étape du processus d’audit RH.
En général, la lettre de mission en audit RH possède une certaine familiarité à une lettre de mission de projet. On pourrait même considérer l’audit comme étant un projet qui a pour objectif de développer et de renforcer les atouts RH de la structure considérée.
Les différents membres d’une équipe d’audit RH
Le chef de mission
En fonction de l’ampleur des activités d’une PME, de la durée globale de la mission et de la taille de l’équipe d’audit, il pourrait être opportun de désigner un chef de mission qui sera en charge d’organiser et d’animer tous les travaux à réaliser. Ce chef pourra à la fois remplir les fonctions d’un chef de mission, d’un chef de file ou d’un chef d’équipe et de coordonnateur. En tout cas, il est le premier responsable du respect des points cités dans la lettre de mission et du délai global de la mission.
Les auditeurs qui participent à la mission
Toujours en fonction des besoins de l’entreprise et de la taille de l’équipe d’audit, un ou plusieurs auditeurs peuvent intervenir dans le cadre de la mission. Ces auditeurs interviendront dans toutes les phases de la mission. Il se pourrait aussi que le chef de mission désigne les auditeurs spécifiques en charge de chaque phase ou d’un cycle de l’audit RH.
Un superviseur
Une équipe d’audit doit être composée d’un superviseur qui a pour rôle de superviser et de vérifier les actions des auditeurs.
Il ne participe pas directement aux travaux d’audit RH, mais se porte garant de la qualité de ces travaux effectués. L’étendue de ses missions se fait en fonction de l’expérience et des compétences des auditeurs. Ses missions peuvent concerner :
- la participation à la rédaction d’une lettre de mission d’audit ;
- la participation aux réunions et aux entretiens clés pour la relation DRH et Entreprise ;
- la vérification des programmes de travail qui permet de répondre aux attentes de l’audit ;
- la validation des méthodes à adopter pour la réalisation de la mission d’audit ;
- la participation aux entretiens d’alerte pour signaler un risque important : risque frauduleux, risque déontologique, risque touchant la gestion budgétaire… ;
- la supervision des rapports provisoires ;
- la supervision du rapport définitif et de l’exploitation des documents rédigés en fin d’audit.
Sa responsabilité porte généralement sur le respect des délais et de la méthodologie en début, au cours et en fin de la mission.
Les étapes-clés d’un audit RH
- la phase de préparation ;
- la phase de réalisation ;
- la phase de restitution.
La phase de préparation
La phase de préparation tient compte de toutes les préparations nécessaires pour la pratique de la mission d’audit RH.
En tenant compte des aspects logistiques et humains, elle conduit dans une étape d’analyse descendante qui permet de définir les risques principaux qui pèsent sur le développement de la section RH de l’entité. Au cours de cette étape, on déterminera les sujets principaux à l’exercice des métiers des auditeurs.
La phase de préparation s’appuie sur les contenus de la lettre de mission qui définit le périmètre, le programme de travail et le cahier de charges des missions. En général, une phase de préparation d’audit RH tient compte de plusieurs paramètres, notamment :
- la constitution du dossier d’audit ;
- la constitution du dossier permanent ;
- la lettre de mission ;
- la prise de connaissance environnementale du domaine à auditer en ressources humaines ;
- l’analyse au préalable des risques dans la rédaction du cahier de charge ou du document de cadrage ;
- la mise en place du programme de travail ;
- la réunion d’ouverture d’audit.
La phase de réalisation
La phase de réalisation se déroule au sein de l’entreprise ou l’entité auditée. Elle a pour objectif de vérifier en temps réels les risques identifiés théoriques dans la phase de préparation. Cette phase consiste à approfondir les connaissances particulières concernant les conditions de mise en place des processus audités en vue d’évaluer l’effectivité d’une série de questionnaire et de tests associés.
Partant en premier lieu sur la base des travaux réalisés en phase de préparation, cette deuxième étape définit l’approche théorique et documentaire de l’audit RH durant laquelle les auditeurs se rendent au sein de l’entreprise pour :
- poursuivre leur mission d’audit dans le cadre d’une approche factuelle ;
- confronter ces deux approches systématiques.
Cette phase s’achève pour la plupart du temps par des tests d’audit spécifiques. La phase de réalisation tient compte de :
- la compréhension de l’activité de l’entreprise ;
- le recueil d’informations en vue d’identifier les risques et les bonnes attitudes ;
- l’analyse détaillée des procédures en interne RH ;
- la préparation des tests d’audit RH ;
- la formalisation de ces tests en fiches ou papiers de travail ;
- l’évaluation du contrôle interne.
La phase de restitution
La phase de restitution est la dernière étape par laquelle un audit RH doit passer.
Elle clôture l’audit et permet de mettre le point sur les résultats de l’analyse afin de définir les plans d’action correctifs nécessaires.
La phase de restitution comprend :
- la réunion de clôture ;
- la rédaction d’un rapport RH provisoire ;
- l’élaboration du rapport définitif dans lequel seront mentionnées les actions à renforcer, les méthodes de gestion à modifier et celles à retenir ;
- la transmission de ce rapport ;
- la proposition d’un plan d’action efficace à court, moyen et long terme
- le suivi de ce plan d’action en fonction du contrat passé, défini par la lettre de mission d’audit.
Un bon audit RH basé sur le questionnement
Un bon audit RH s’établit sur la base d’un bon questionnaire pour obtenir des réponses précises. A priori, les questions posées dans toutes les étapes-clés de l’audit doivent commencer par les 5 W en anglais :
- Who;
- What;
- When;
- Where;
- Why.
En français, on les traduit par : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment ? L’objectif est surtout de :
- Comprendre l’organisation de la start up ou PME ;
- Établir les flux d’informations utiles concernant le personnel ;
- Formaliser les processus.
DRH à temps partagé, est-ce une bonne alternative ?
En faisant appel à un DRH partagé, la start up s’engage dans une relation DRH et Entreprise complexe en vue de développer ses horizons en ressources humaines.
Cette formule permet de :
- bénéficier des compétences indispensables en vue de la bonne gestion et du développement de ses ressources humaines ;
- se doter de processus et d’outils essentiels à ses activités ;
- s’assurer d’une meilleure souplesse, flexibilité et réactivité ;
- avoir un interlocuteur assurant l’interface entre l’encadrement des salariées, les instances représentatives et la Direction Générale ;
- avoir plus de temps pour mieux se concentrer sur le cœur de son métier ;
- adopter des actions stratégiques efficaces ;
- obtenir un mode d’intervention correspondant au profil de la PME.
À la différence de l’audit classique RH, l’audit en temps partagé s’établit à long terme pour un accompagnement sur mesure en vue du développement RH de la start up. Dans un temps partagé et en fonction des besoins de cette dernière, le DRH interviendra de façon régulière, soit quelques jours par mois au sein de l’entreprise. En général, cette collaboration s’établit au minimum pendant 6 mois consécutifs. Les missions, les objectifs et les moyens utilisés par le DRH doivent être bien définis dans sa lettre de mission.
Domaine d’intervention de l’audit RH partagé
Les domaines d’intervention de l’audit RH partagé peuvent prendre tous les aspects possibles pour procurer un accompagnement sur mesure au chef d’entreprise et aux personnes-cadres en ressources humaines. Ces domaines peuvent concerner :
- le recrutement, l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés et fournisseurs ;
- l’entretien des relations avec les partenaires potentiels ;
- les évolutions professionnelles en carrière ;
- la mise en place et l’animation d’une partie ou de l’ensemble des instances représentatives du personnel (DP, DUP, CE, CHSCT) ;
- la politique de rémunération pour booster les compétences des salariés ;
- le soutien aux questionnements et à la sensibilisation des objectifs principaux de l’entreprise ;
- l’accompagnement sur la réorganisation du secteur RH ;
- la gestion administrative et du personnel ;
- la communication interne globale.
Réaliser une mission d’audit RH est une tâche plus facile à dire qu’à faire. Elle nécessite souvent l’intervention de plusieurs auditeurs à la fois. Son application s’appuie sur une méthodologie de base qui tient en compte les compétences et les connaissances particulières de l’auditeur. Peu importe le secteur d’activité d’une PME ou d’une start up, elle doit toujours contenir un service RH pour la gestion de ses ressources humaines et son personnel. C’est donc à cet effet qu’il est important de confier la mission d’audit RH à une équipe professionnelle qui connait réellement les notions de base de la pratique de ce métier. De plus, étant donné que les normes applicables sur l’exercice d’un audit RH évoluent à une vitesse considérable, seul un professionnel pourra le réaliser selon les nouvelles normes en vigueur.
