Le numérique apporte des avancées considérables dans plusieurs domaines de la société. En effet, ces avancées favorisent de meilleures expériences, permettent de gagner en rapidité et en efficacité dans l’exécution de diverses tâches. Ainsi, dans le milieu professionnel notamment celui des entreprises, de nombreux procédés manuels sont abandonnés au profit de manipulations digitales qui procurent de meilleurs atouts.
L’usage de signatures numériques est entre autres une évolution notable qui permet de bénéficier d’une certaine fluidité et davantage de sécurité dans les échanges professionnels. Découvrez à présent les nombreux atouts et l’intérêt de la signature électronique pour une TPE ou une PME ne disposant pas d’équipe commerciale.
Sommaire
Présentation et fonctionnement
La signature électronique est un signe invisible permettant d’authentifier avec certitude et avec une grande fiabilité l’auteur d’un fichier numérique. Elle apporte également la garantie que le contenu de ce fichier n’a pas subi de modification. Par ailleurs, la signature numérique s’applique à n’importe quel format de fichier que ce soit un document, une image ou encore une page web. Ainsi, les fichiers avec une extension comme doc, XML ou encore JPG peuvent recevoir cette signature électronique qui représente une réelle alternative aux signatures physiques ordinaires. En effet, les échanges dans le milieu professionnel sont bien marqués par l’apposition de signatures manuscrites sur différents documents afin d’authentifier les personnes ou entités concernées.
Si les signatures manuscrites sont utilisées depuis de longues années par les entreprises, elles ne sont pas sans faille. Elles révèlent d’ailleurs de véritables limites comparées aux signatures électroniques qui apportent de réelles garanties. Ainsi, de nombreuses TPE et PME ne disposant pas d’équipe comptable ou commerciale ont déjà choisi cette option bien plus efficace. La signature électronique tend naturellement à se démocratiser dans ce secteur. Vous en apprenez davantage sur Docage Signature, une excellente solution pour profiter de la meilleure signature électronique pour votre entreprise. En outre, il est essentiel de préciser qu’une signature numérique n’est pas visuelle.
En effet, cette signature est invisible et se constitue d’une suite de caractères cryptée qui n’apparaît à aucun moment dans le contenu du document à signer. Elle ne correspond donc pas à un simple scan de la signature manuscrite. D’autre part, la signature électronique s’apparente à une fiche d’identité numérique contenant des informations précises sur le signataire. Avec un fichier portant une signature électronique, vous avez l’assurance de connaître le vrai expéditeur du document. De même, le contenu du fichier et ses informations bénéficient du même crédit, car elles ne peuvent pas être altérées. À présent, il est normal de s’intriguer de la légitimité de cette solution.
La signature électronique : quelle valeur juridique ?
Si la signature électronique substitue la signature manuscrite ordinaire en utilisant des principes différents, il faut connaître sa valeur juridique. En effet, une signature sur un document représente un acte juridique important permettant d’imputer ou non à une personne la responsabilité d’une action ou de certaines dispositions. En France comme dans plusieurs autres pays, la signature électronique est reconnue et porte la même valeur qu’une signature manuscrite. La signature électronique est définie par la loi comme un procédé fiable d’identification qui garantit son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Ainsi, en cas de litige, un document portant une signature électronique est pleinement recevable comme preuve de justice.
En effet, le signataire d’un contrat est clairement identifié avec une signature électronique. De plus, cette dernière permet de confirmer le lien du signataire avec le contenu qui a été approuvé. Pour se servir d’un pareil document dans un litige judiciaire, le document électroniquement signé doit être remis au tribunal sur une clé USB. Cependant, il existe une condition essentielle à la recevabilité d’un pareil document. Une signature électronique apportée dans ce cas doit être « avancée ». Ce terme désigne une signature électronique faite par un prestataire de services de certification électronique.
Les principaux atouts pour les TPE et PME
Réduisez considérablement vos coûts
L’utilisation de nombreux documents physiques portant des signatures manuscrites induit des coûts conséquents. Les TPE et les PME consacrent ainsi un budget considérable pour l’impression, la photocopie et le scannage. Dans un souci d’économie et d’efficience, le recours à la signature électronique est une très bonne solution. Ici, tous les traitements peuvent directement se faire en ligne. En effet, avec cette dernière, l’entreprise n’a plus besoin de dépenser dans plusieurs secteurs notamment :
- l’impression ;
- l’archivage ;
- l’acheminement des produits.
De ce fait, une TPE ou une PME réalise des économies significatives en évitant de dépenser pour des actions qui à priori sont indispensables dans chaque transaction. En effet, pour de nombreuses opérations, l’utilisation de documents physiques est souvent nécessaire. Il s’agit entre autres :
- des factures ;
- des devis ;
- des contrats ;
- des bordereaux ;
- des transactions au sein de l’entreprise.
Par ailleurs, le système favorisé par la signature électronique permet une meilleure traçabilité des documents et réduit les risques d’erreurs liées à l’intervention humaine. Ces atouts ont une incidence certaine et positive sur la maîtrise des risques financiers indispensables à la croissance des entreprises. Sans une véritable équipe commerciale, vous vous retrouvez déjà avec de meilleurs revenus.
Une efficacité commerciale assurée
Se servir de signatures électroniques au sein d’une TPE ou d’une PME réduit non seulement les coûts, mais elle offre également de meilleures performances commerciales. Ceci est possible grâce au meilleur accès aux services en ligne que favorise cette nouvelle solution. En effet, les clients et potentiels clients de votre entreprise ont besoin de pouvoir facilement effectuer leurs transactions. Avec le mode de fonctionnement classique basé sur une signature physique, le client a plus de contraintes à acter ou à officialiser les relations. Entre autres, il a l’obligation de se déplacer afin de pouvoir signer.
La signature électronique par contre permet au client avec une simple connexion à internet de signer un contrat en ligne pour commencer à bénéficier des services proposés. Cette facilité de contact et d’interaction augmente la clientèle et par ricochet l’action commerciale. Dans ce système, une équipe commerciale n’est plus aussi nécessaire. Du moins, elle ne nécessite plus autant de contraintes et elle produit de meilleurs résultats. Pour finir, grâce à la signature électronique les TPE et les PME améliorent leurs relations client essentielles à leur essor.
Profitez d’une meilleure sécurité
La sécurité est l’un des atouts les plus significatifs de l’utilisation de la signature électronique. Si vous avez encore des doutes, une signature électronique offre plus de sécurité qu’une signature manuscrite. La signature numérique a plusieurs composantes et comprend une empreinte numérique du document original. Ainsi, toute modification ou altération se détecte aisément. De même, une signature électronique est composée par un cachet d’inviolabilité se servant de notions poussées en cryptographie. En effet, les signatures manuscrites ne sont pas adaptées pour vérifier que les documents ne sont pas antidatés ou modifiés par l’un des partis concernés.
Amélioration du suivi et des délais
La signature électronique dans une petite ou dans une moyenne entreprise permet de rendre plus rapides et plus simples plusieurs procédures. D’une part, les personnes concernées par les transactions n’ont pas besoin de se rencontrer avant de signer. D’autre part, le système de suivi des échanges est automatique et bien plus optimal avec de nombreux logiciels de signature électronique. Vous trouvez ces excellentes offres chez le prestataire Docage Signature. Ce suivi permet dans certains cas d’envoyer des notifications lorsqu’un signataire a oublié. Ici, l’émetteur du document gagne un temps considérable qui aurait été perdu avec une signature manuscrite.
Comment profiter de ce service fiable et simple ?
L’utilisation de la signature électronique est assez aisée et pratique. Pour en profiter, il est nécessaire d’entrer en contact avec un prestataire de services de certification électronique. Ces prestataires proposent en effet différentes offres qui sont adaptées pour des profils d’entreprises avec un besoin spécifique. Les souscriptions aux services proposés par les prestataires de services de certification se font à travers un abonnement annuel ou à travers un forfait. Toutefois, il est fortement recommandé de faire l’option d’une signature électronique « avancée » lorsqu’on désire souscrire à cette offre.
En effet, ce choix donne de meilleures garanties et confère une réelle valeur juridique aux documents signés. Le choix du prestataire est également une étape importante afin de vous assurer de bénéficier de bons services qui ne sont pas limités. Votre prestataire doit être un véritable professionnel et fournir une expérience agréable et de qualité. Docage Signature est par ailleurs une excellente alternative pour trouver une solution sur-mesure pour son entreprise.
Un contrat pour disposer d’un certificat électronique fournit une identité numérique pour une durée de 1 à 3 ans. Le coût de ce contrat est d’environ 100 euros.
Une fois le choix de votre prestataire fait, vous devez à présent vous procurer un certificat électronique qui correspond à la carte d’identité numérique. Elle permet en effet d’identifier sans équivoque le signataire. Par ailleurs, il est à essentiel de noter qu’un certificat électronique ne représente pas une société en elle-même. Elle est affectée au chef d’entreprise qui fournit ses informations personnelles pour l’établissement du certificat. La signature électronique est donc aux mains du chef d’entreprise pour assurer sa fiabilité.
Enfin, en signant un contrat avec un prestataire de services de certification, vous disposez d’un logiciel ou d’un matériel installé qui permet de signer aisément n’importe quel document. Vous n’avez qu’à ouvrir un document et un bouton « signer » s’affiche. Il faut alors démarrer le programme dédié à la signature électronique, saisir votre code, confirmer l’opération et votre document est signé.
